Urząd nie może wydać zaświadczenia tylko na podstawie danych dostarczonych przez stronę

Zaświadczenie jest specyficznym przejawem działalności organów administracji publicznej (A. Główczewska, D. Zawacka-Klonowska, „Charakter prawny zaświadczeń wydawanych przez podmioty prywatne oraz procedura ich wydawania”, Wrocław 2021, Acta Universitatis Wratislaviensis, nr 4050, Przegląd Prawa i Administracji, tom CXXV). W swojej istocie postępowanie o wydanie zaświadczenia nie prowadzi bowiem do załatwienia indywidualnej sprawy administracyjnej w formie decyzji lub postanowienia, lecz jego istotą jest poświadczenie faktów. Zaświadczenie nie jest decyzją administracyjną, nie rozstrzyga o prawach bądź obowiązkach (R. Hausner, M. Wierzbowski [red.], „Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz”, Warszawa 2023). Należy je traktować, jako czynność faktyczną, według części doktryny: materialno-techniczną, oświadczenie wiedzy organu administracji publicznej. „Zaświadczenie jest przewidzianą przepisami prawa formą działania (wypowiedzi) organu administracji publicznej, który wydaje takie zaświadczenie na żądanie osoby, która się o niego ubiega. Jeżeli kodeks mówi o zaświadczeniu, jako oddzielnej czynności organu administracyjnego (…) to trzeba uznać, że ustawodawca przez zaświadczenie rozumiał co innego niż decyzja administracyjna, postanowienie, wezwanie, zeznanie świadka, opinie biegłego itp.” (J. Lang, „Zaświadczenie w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego” [w:] Organizacja, Metody, Technika 1988, nr 2, s. 14).