Firmy rezygnują z pracy zdalnej. Kogo nie mogą zmusić do powrotu do biura?

Złożenie wypowiedzenia przez pracownika w sytuacji, gdy pracodawca chce zredukować zatrudnienie, to dla firmy bardzo dobra wiadomość. Nie musi się martwić o odwołanie ani o wypłatę odprawy. Zmiany dotyczące pracy zdalnej często do tego doprowadzają, bo oznaczają one konieczność zmiany całego rytmu tygodnia danego pracownika.

Pracodawcy muszą jednak pamiętać, że nie mogą zlikwidować pracy zdalnej lub ograniczyć jej liczby dni ot tak sobie. Muszą pamiętać o kilku zasadach, uzależnionych od tego, w jaki sposób praca zdalna została z pracownikiem uzgodniona.

Kiedy uzgodniono pracę zdalną? To decyduje o procedurze

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

Jeśli strony ustaliły, że pracownik będzie wykonywał pracę zdalną w pełnym wymiarze lub przez określoną liczbę dni w tygodniu już przy zawieraniu umowy o pracę, pracodawca, chcąc, by pracownik pracował stacjonarnie przez cały czas lub przez większą liczbę dni, musi złożyć pracownikowi wypowiedzenie zmieniające. Pracodawca nie może po prostu „wezwać” pracownika do pracy stacjonarnej.

Inaczej będzie wyglądała sytuacja, gdy do rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej doszło w trakcie zatrudnienia. W takiej sytuacji zmiana z pracy stacjonarnej na zdalną mogła odbyć się na wniosek pracodawcy lub na wniosek pracownika.

Cofnięcie zgody na pracę zdalną: wniosek i termin 30 dni

Pracodawca nie musi uwzględniać wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej ani o wykonywanie pracy zdalnej w ograniczonym wymiarze. Jeśli jednak pracodawca wyrazi zgodę na wykonywanie pracy zdalnej, nie może z dnia na dzień nakazać powrotu do pracy stacjonarnej.

Kodeks pracy przewiduje, że pracodawca w takim przypadku powinien wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Pracodawca nie musi uzasadniać takiego wniosku.

Brak zgody pracownika

Nawet gdy pracownik nie zgodzi się na powrót do pracy stacjonarnej lub ograniczenie pracy zdalnej, to tak czy inaczej zmiana ta wchodzi w życie po upływie 30 dni od otrzymania wniosku od pracodawcy (chyba że pracodawca sam wskazał dłuższy termin).

Niestawienie się w pracy w takiej sytuacji oznacza nieobecność nieusprawiedliwioną i może prowadzić do tzw. zwolnienia dyscyplinarnego, a więc rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

Specjalne przypadki

Kodeks pracy przewiduje jednak kilka przypadków, gdy nakazanie pracownikowi powrotu do biura będzie możliwe tylko w określonych okolicznościach, a czasami nawet niemożliwe. Chodzi o pracę zdalną wykonywaną przez np. rodziców małego dziecka. W zależności od tego, w jakim trybie zgoda na wykonywanie pracy zdalnej została im udzielona, tryb postępowania pracodawcy będzie inny.

Praca zdalna rodzica dziecka do lat 4: odmowa i cofnięcie zgody

Kodeks pracy przewiduje w art. 67¹⁹ par. 6 k.p. obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną złożonego przez następujących pracowników:

• kobiety w ciąży
• rodzica wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia
• rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkiej nieuleczalnej chorobie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz. U. z 2024 r. poz. 1829),
• rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności
• rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Ten obowiązek nie jest jednak bezwzględny. Pracodawca może odmówić udzielenia zgody na wykonywanie przez te osoby pracy zdalnej, jeśli wykonywanie pracy w takiej formie nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Nakaz powrotu do biura specjalnej kategorii pracowników, którym udzielono zgody

Kodeks pracy przewiduje, że co do zasady pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, który należy do powyższych specjalnych kategorii.

Jednak także w tym przypadku nie jest to bezwzględny zakaz, bo pracodawca może się powołać na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W praktyce oznacza to, że pracodawca może wezwać do pracy stacjonarnej i cofnąć zgodę na pracę zdalną także np. rodzicowi dziecka do lat 4, o ile wykaże, że doszło do zmiany organizacji pracy albo rodzaju pracy wykonywanej przez tego pracownika.

Praca zdalna dla rodzica dziecka do lat 8: zasady wniosku

Istnieje również inna podstawa prawna do wnioskowania przez pracownika o pracę zdalną. Chodzi o pracowników wychowujących dziecko do lat 8, którzy mogą złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie do nich elastycznej organizacji pracy na podstawie art. 188¹ k.p. Wniosek składa się w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Rodzajem elastycznej organizacji pracy jest praca zdalna.

Pracodawca rozpatruje wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku, o czym musi poinformować pracownika w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Jeśli jednak pracodawca wyrazi zgodę na pracę zdalną na podstawie art. 188¹ k.p., nie będzie mógł jej odwołać. W takiej sytuacji pracownik może wykonywać pracę zdalną do ukończenia przez dziecko 8 lat.

Praca zdalna w umowie: kiedy potrzebne jest wypowiedzenie zmieniające

Najbardziej problematyczna dla pracodawcy jest zmiana zasad wykonywania pracy, gdy praca zdalna została wpisana do umowy o pracę. W tej sytuacji pracodawca, chcąc zmusić pracownika do pracy stacjonarnej, musi dokonać wypowiedzenia zmieniającego. Wykonywanie pracy w formie zdalnej jest bowiem jednym z warunków pracy, na jakich była ona wykonywana.

Wypowiedzenie zmieniające to inaczej wypowiedzenie warunków pracy lub płacy i stosuje się do niego generalnie przepisy o zwykłym wypowiedzeniu umowy o pracę.

Wypowiedzenie zmieniające uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. W przypadku nakazu wykonywania pracy stacjonarnej taka informacja musi zostać pracownikowi przedstawiona wraz z uzasadnieniem. Na takiej samej zasadzie, jak pracodawca, składając wypowiedzenie umowy o pracę, musi uzasadnić, dlaczego to robi.

Wypowiedzenie zmieniające wchodzi w życie z upływem okresu wypowiedzenia.

Odmowa przyjęcia nowych warunków wypowiedzenia zmieniającego

Pracownik może odmówić przyjęcia nowych warunków wypowiedzenia zmieniającego i wykonywania pracy stacjonarnej. Będzie to miało jednak daleko idące konsekwencje. Jeśli bowiem pracownik odmówi ich przyjęcia, umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Co ważne, kodeks pracy przewiduje, że jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki. Pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno jednak zawierać pouczenie w tej sprawie.

Nie oznacza to jednak, że jeśli pracownik nie odmówi przyjęcia nowych warunków do połowy okresu wypowiedzenia, to jest następnie zmuszony do kontynuowania pracy u tego pracodawcy. W każdej chwili po upływie połowy okresu wypowiedzenia wynikającego z wypowiedzenia zmieniającego może złożyć własne oświadczenie o wypowiedzeniu, ale wówczas będzie musiał odpracować okres wypowiedzenia liczony od momentu złożenia swojego wypowiedzenia.

W przypadku natomiast gdy pracodawca nie zawarł w swoim wypowiedzeniu zmieniającym pouczenia o możliwości odmowy nowych warunków pracy i płacy, pracownik może odmówić ich przyjęcia do końca okresu wypowiedzenia. Umowa rozwiąże się z końcem okresu wypowiedzenia wynikającego z wypowiedzenia zmieniającego.

Komu nie można wręczyć wypowiedzenia zmieniającego przy pracy zdalnej

Pracodawca nie może wręczyć wypowiedzenia zmieniającego każdemu pracownikowi, który ma wpisaną pracę zdalną do umowy o pracę. Pracodawca nie może wręczyć go tym pracownikom, którzy są także chronieni przed wypowiedzeniem definitywnym; mowa tu np. o kobietach w ciąży, osobach, które obniżyły wymiar czasu pracy w okresie, gdy mają prawo do urlopu wychowawczego, oraz osobach, którym brakuje mniej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego. W tym ostatnim przypadku ochrona przed wypowiedzeniem zmieniającym nie ma zastosowania ze względu na:

• wprowadzenie nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy lub tej ich grupy, do której pracownik należy;
• stwierdzoną orzeczeniem lekarskim utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy albo niezawinioną przez pracownika utratę uprawnień koniecznych do jej wykonywania.

W przypadku pracy zdalnej te wyjątki nie będą miały zastosowania.