Zgodnie ze znowelizowanym art. 94 pkt. 9a kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Na tle tego artykułu powstała wątpliwość, czy pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w systemie mieszanym obejmującym zarówno postać papierową, jak i elektroniczną, czy też dopuszczalne jest prowadzenie całości dokumentacji wyłącznie w jednej wybranej formie – albo elektronicznej, albo papierowej.
Pojawiły się głosy wskazujące na to drugie rozwiązanie, co oznaczałoby konieczność ujednolicenia sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez większość przedsiębiorców. Takie poglądy nie mają jednak żadnego uzasadnienia w przepisach, jak również nie są zgodne z intencją ustawodawcy towarzyszącą wprowadzeniu nowelizacji zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W konsekwencji należy przyjąć za dopuszczalne systemy mieszane, w których pracodawca – w zależności od swojego wyboru – prowadzi część dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, a część elektronicznie.
Za takim rozwiązaniem przemawia sama treść art. 94 pkt 9a k.p. Ustawodawca posłużył się w nim bowiem sformułowaniem „lub”, który w języku prawniczym ma określone znaczenie. Oznacza on zarówno alternatywę dla obu rozwiązań, jak i spójnik. Przenosząc to na cytowany przepis, pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą albo włącznie w formie papierowej, albo wyłącznie w formie elektronicznej, albo w obu tych formach równocześnie. Zatrudniający ma przy tym prawo samodzielnie wybrać, w jakiej formie (wyłącznej czy mieszanej) będzie prowadził dokumentację pracowniczą.
Załóż konto lub zaloguj się
i zyskaj dostęp na 14 dni za darmo.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.