Aby dofinansować wyprawkę dla ucznia z ZFŚS, konieczny jest zapis w regulaminie

Dopuszczalne jest, aby regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przewidywał wsparcie dla dzieci pracowników i innych osób uprawnionych m.in. na potrzeby szkolne. Jednak wysokość zapomogi musi być uzależniona od indywidualnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Pracodawca powinien więc w regulaminie szczegółowo określić zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, a także zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. I od tych zapisów powinno być uzależnione rozpatrzenie wniosku pracownika.

WAŻNE Limit zwolnienia z PIT w 2020 i 2021 r. dla wartości świadczeń pracowniczych, które zostały sfinansowane w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, zwiększono do 2000 zł. Dotychczasowy limit zwolnienia to 1000 zł.

W pytaniu wskazano, że taki zapis w regulaminie jednostki jest, więc po pozytywny zaopiniowaniu wniosku będzie można wypłacić daną kwotę. Trzeba jeszcze tylko wcześniej zweryfikować, czy ze względu na obecną sytuację związaną z COVID-19 ta jednostka będzie wypłacała dofinansowania z ZFŚS. Część jednostek, korzystając z przepisów tarczy antykryzysowej, zawiesiła bowiem prowadzenie funduszu lub zmniejszyła jego dotowanie, a wtedy na zapomogi może zabraknąć środków.

PIT

Świadczenia finansowane z ZFŚS mogą korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, jeśli są spełnione warunki wymienione w tym przepisie. Przede wszystkim ze zwolnienia mają zastosowanie tylko do świadczeń rzeczowych i pieniężnych – do kwoty nieprzekraczającej w 2020 r. i 2021 r. 2000 zł. Limit ten został podniesiony z 1000 zł rocznie, ze względu na sytuację związaną z pandemią. Zmianę tę wprowadziła ustawa z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19.

Po przekroczeniu ww. kwoty – świadczenia ponad ten limit należy opodatkować. Natomiast świadczenia w formie bonów, talonów czy innych znaków podlegają w całości opodatkowaniu.

Składki

Jeśli świadczenia są finansowane z ZFŚS, to nie stanowią one podstawy wymiaru składek społecznych i zdrowotnej. Zwolnienie to przysługuje bez ograniczenia kwotowego. Co istotne, nie można jednak z niego korzystać, jeśli świadczenia zostaną przyznane po równo każdemu pracownikowi, czyli bez zróżnicowania wartości udzielonej pomocy. Warto więc wprowadzić kryterium socjalne i zróżnicować kwoty świadczenia.

Operacje

Ewidencja w księgach rachunkowych może przebiegać następująco. Po pierwsze księgujemy oprację, gdy jednostka przeznacza kwotę na wyprawkę do wypłaty pracownikowi: strona Wn konta – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma konta – Inne rozrachunki z pracownikami. Po drugie ksiegujemy już samą wypłatę za wyprawkę dziecka: Wn konta – Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta – Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 

Podstawa prawna

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)

• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1291)

• ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070)

• par. 2 ust. 1 pkt 19, pkt 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)

• art. 52l ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. nr 220 poz. 568)