Tych oświadczeń nie można pobierać od pracowników w ciemno. Może to skutkować problemami w zakresie ochrony danych osobowych

Dane osobowe trzeba chronić przez cały rok

Choć pracownicy wykazują największe zainteresowanie działalnością zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w okresie wakacyjnym i okołoświątecznym, to z perspektywy pracodawcy zagadnienia z nim związane wymagają uwagi przez cały rok. Ma to związek między innymi z tym, że ciąży na nim szereg obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnione jest bowiem od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z niego, a to sprawia, że w ramach procedury ich przyznawania pracodawca pozyskuje szereg informacji (danych) dotyczących tejże sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Konsekwencją tego jest przetwarzanie danych osobowych i to zarówno tzw. danych zwykłych, jak i wrażliwych (np. dot. zdrowia).

POLECAMY: Pracodawcy i cudzoziemcy łączą siły. Będzie protest

Przyznanie świadczeń wymaga udostępnienia danych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości następuje w formie oświadczenia. Przedstawione w nim dane muszą zostać potwierdzone, w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Zawsze należy w tym zakresie przestrzegać zasady minimalizacji danych, co oznacza, że dane osobowe powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. W konsekwencji pracodawca (komisja socjalna) nie może przyjmować wszystkich dokumentów, które osoba uprawniona ubiegająca się o przyznanie świadczenia dołącza do wniosku. Każdorazowo należy zweryfikować to, czy załączona do wniosku dokumentacja jest niezbędna do oceny zasadności przyznania świadczenia.
Zasadą powinno być złożenie przez uprawnionego oświadczenia, a następnie do decyzji pracodawcy powinno być pozostawione to, w jakim zakresie zażąda on potwierdzenia wskazanych w oświadczeniu okoliczności. Bo choć z jednej strony w przypadku przyznawania ulgowych usług i świadczeń pracownicy często niechętnie podchodzą do przedstawiania pracodawcy dokumentów dotyczących ich sytuacji materialnej, to z drugiej, w odniesieniu do dokumentowania sytuacji zdrowotnej własnej czy członków rodziny, często wykazują się daleko idącą swobodą i załączają do składanego wniosku szereg dokumentów, które nie są w tej sytuacji niezbędne, ale w ich ocenie mogą wpłynąć na pełniejsze zobrazowanie sytuacji, w której się znajdują. Każdorazowo więc osoba, która przyjmuje od uprawnionego tego rodzaju wniosek i załączone do niego dokumenty, musi uważnie je zweryfikować.

POLECAMY: Bezrobocie wśród cudzoziemców spada, ale ten trend nie musi być stały

Tych oświadczeń nie można pobierać od pracowników w ciemno

Zgodnie ze stanowiskiem UODO, obowiązujące przepisy umożliwiają pracodawcy jedynie wgląd do dokumentacji współmałżonka czy innego członka rodziny, ale nie dają prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to bowiem gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. Rekomendowanym rozwiązaniem jest stworzenie katalogu danych niezbędnych do potwierdzenia w przypadku poszczególnych świadczeń oraz wskazania, jakimi dokumentami mogą zostać potwierdzone. Z dokumentów tych nie może wynikać zbyt szeroki katalog informacji. Po otrzymaniu dokumentu do wglądu, osoba przyjmująca wniosek powinna zapisać jego oznaczenie na dowód przeprowadzenia potwierdzenia danych zawartych we wniosku. Czy każda osoba uprawniona powinna na początku roku składać oświadczenie dotyczące swojej sytuacji? Jeśli regulamin przewiduje cykliczną wypłatę określonych świadczeń, np. okołoświątecznych czy związanych z wypoczynkiem, to tak, jest to dopuszczalne i poprawne działanie. Jeśli jednak ulgowe usługi i świadczenia są przyznawane wyłącznie na wniosek, takie działanie nie ma uzasadnienie. W tej sytuacji dopiero składając wniosek pracownik powinien razem z nim złożyć odpowiednie oświadczenie.