Monitoring pracowników. Czego pracodawcy nie wolno i co mu grozi za przekroczenie uprawnień?

Jakie rodzaje monitoringu może wprowadzić pracodawca?

Pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny, ale nie może wprowadzić monitoringu audio. Nie może nagrywać rozmów między pracownikami.

Pracodawca może również wprowadzić monitoring poczty elektronicznej oraz monitoring aktywności pracownika na komputerze służbowym.

Kiedy pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny?

Pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny w przypadkach określonych w art. 22² § 1 k.p., jeśli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
• ochrony mienia lub
• kontroli produkcji lub
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring może obejmować teren zakładu pracy lub teren wokół zakładu pracy.

Jak widać, pracodawca musi mieć podstawy do wprowadzenia monitoringu, chociaż przesłanki są tak szerokie, że większość pracodawców jest w stanie uzasadnić, dlaczego monitoring wprowadza.

Jakich pomieszczeń nie może obejmować monitoring?

Monitoring bezwarunkowo nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Generalnie monitoring również nie obejmuje

• pomieszczeń sanitarnych
• szatni
• stołówek
• palarni

chyba że:

• stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w art. 22² § 1 k.p. (a więc np. ochrony mienia) oraz
• nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Co ważne, monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Jak długo pracodawca przechowuje nagrania z monitoringu?

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

Istnieje jednak wyjątek od 3-miesięcznego okresu przechowywania nagrania. Jeśli bowiem stanowią one dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, nagrania te przechowuje się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Jednym z takich przypadków jest tzw. dyscyplinarka, a więc rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, z powodu np. kradzieży mienia przez pracownika. Jeśli toczą się w tej sprawie postępowania sądowe: karne (wykroczeniowe) lub pracownicze przed sądem pracy, pracodawca może przechowywać nagrania do czasu prawomocnego zakończenia ostatniego z tych postępowań.

Po upływie dozwolonych okresów uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Jak wprowadzić monitoring w pracy krok po kroku?

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Pracodawca ma również obowiązek oznaczenia pomieszczenia i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Jak poinformować nowego pracownika o monitoringu?

W przypadku nowo zatrudnianego pracownika pracodawca przed dopuszczeniem go do pracy przekazuje mu w postaci papierowej lub elektronicznej informacje o

• celach
• zakresie
• sposobie zastosowania monitoringu

Czy ukryty monitoring może być dowodem w sądzie pracy?

Tak, także nagranie z monitoringu wprowadzonego bez wiedzy pracowników może być dowodem przy zwolnieniu dyscyplinarnym oraz w postępowaniu sądowym, najczęściej będzie to dotyczyło postępowań przed sądem pracy.

Przykład: ukryty monitoring i wyrok Sądu Najwyższego

Przykładem wyroku w tego rodzaju sprawie jest wyrok, który Sąd Najwyższy wydał 15 października 2024 r., sygn. akt II PSK 110/23. Pracodawca zainstalował kamery na zewnątrz zaplecza budynku przy zbiorniku paliwa w celu wykrycia sprawców kradzieży paliwa. Pracownicy nie zostali o tym poinformowani. Dzięki nagraniom z kamer pracodawca zidentyfikował sprawców i zwolnił ich dyscyplinarnie. SN zwrócił uwagę na dotychczasowe orzecznictwo, zgodnie z którym nagrania dokonane bez zgody i wiedzy rozmówcy (nagrywanego) po zweryfikowaniu ich autentyczności mogą być dowodem w postępowaniu cywilnym. Brak zgody osoby nagranej (pracownika) na wykorzystanie nagrania w celach dowodowych przed sądem wymaga przeprowadzenia oceny, czy dowód – ze względu na swoją treść i sposób uzyskania – nie narusza konstytucyjnie gwarantowanego (art. 47 Konstytucji RP) prawa do prywatności osoby nagranej.

SN podkreślił, że nie ma przepisu, który wprost zakazuje przedstawiania dowodów z potajemnie uzyskanych nagrań. W rozpatrywanej sprawie SN uznał, że pracodawca miał podstawy do zamontowania kamer zewnętrznych z uwagi na zwiększenie zużycia paliwa. Chciał w ten sposób ustalić, czy jego podejrzenia o możliwości kradzieży paliwa są zasadne oraz kto jest potencjalnym sprawcą kradzieży. W ocenie SN taka przyczyna uzasadniała zamontowanie kamer, z których nagranie mogło stanowić dowód w sprawie.

Podkreślił jednak, że to na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania, że wskazanych powyżej celów nie może osiągnąć w inny sposób niż tylko poprzez wybraną formę monitoringu pracownika.

Kiedy pracodawca może monitorować pocztę elektroniczną pracownika?

Pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Jak wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika?

Monitoring poczty elektronicznej wprowadza się na takich samych zasadach, jak monitoring wizyjny. Także w przypadku monitoringu poczty elektronicznej

• cele
• zakres
• sposób zastosowania monitoringu

ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Także w tym przypadku pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Czy pracodawca może monitorować aktywność na komputerze służbowym?

Przepisy nie wymieniają odrębnych form monitoringu, ale przyjmuje się, że są dozwolone, jeśli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
• ochrony mienia lub
• kontroli produkcji lub
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Jak wprowadzić monitoring aktywności na komputerze służbowym?

Pracodawca wprowadza monitoring aktywności na komputerze służbowym na takich samych zasadach, jak monitoring wizyjny i monitoring poczty elektronicznej. Także w przypadku monitoringu aktywności

• cele
• zakres
• sposób zastosowania monitoringu

ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Także w tym przypadku pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu aktywności w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Czy pracodawca może stosować GPS w samochodzie służbowym?

Generalnie pracodawca ma prawo zamontować lokalizator GPS w samochodzie służbowym udostępnianym pracownikowi. Musi jednak o tym poinformować pracownika na zasadach takich samych jak w przypadku innych form monitoringu, tj. w regulaminie pracy, obwieszczeniu lub w układzie zbiorowym pracy.

Podobnie jak przy innych formach monitoringu zgoda pracownika nie jest wymagana.

Aby uniknąć zarzutów o naruszenie zasad monitoringu, pracodawca powinien wyłączać lokalizator w czasie po godzinach pracy pracownika, jeśli zezwolił mu na korzystanie z samochodu do celów prywatnych.

Zobacz również

Zielone światło z Brukseli dla lokalizatorów GPS. Monitorowanie przewozu w rękach polskiego fiskusa

Co grozi za nielegalne wprowadzenie monitoringu w pracy?

Naruszenie przepisów o zasadach wprowadzania różnego rodzaju monitoringu może wiązać się dla pracodawcy z karą nałożoną przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z tytułu jednoczesnego naruszenia przepisów RODO.

Ponadto naruszenie tych przepisów może naruszać dobra osobiste pracowników, co może skutkować powództwem cywilnym ze strony pracowników.

Co grozi za nagrywanie rozmów między pracownikami?

Kodeks pracy nie przewiduje zezwolenia dla pracodawcy na nagrywanie rozmów pracowników. Takie nagrywanie może nawet zostać zakwalifikowane jako przestępstwo z art. 267 kodeksu karnego (bezprawne pozyskanie informacji). Pracodawca może również zostać pozwany przez pracownika za naruszenie dóbr osobistych.