Od 31 marca 2026 r. pracodawcy zyskali narzędzie do walki z nieprawidłowościami w dokumentacji pracowniczej. Nowa usługa w systemie eZUS pozwala w kilka sekund potwierdzić, czy przedstawione przez pracownika zaświadczenie o stażu pracy jest autentyczne. Zainteresowanie nowymi zasadami doliczania stażu pracy jest duże. Tylko od początku 2026 roku do ZUS wpłynęło ponad 572 tys. wniosków USP.
Od 31 marca 2026 r. pracodawcy zyskali nowe narzędzie do weryfikacji dokumentów przedstawianych przez pracowników. Na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych uruchomiono usługę umożliwiającą potwierdzenie autentyczności zaświadczeń o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (USP) wydawanych na wniosek pracownika.
Nowe rozwiązanie ma przede wszystkim ograniczyć ryzyko posługiwania się zmienionymi lub nieautentycznymi dokumentami oraz ułatwić pracodawcom sprawdzanie danych dotyczących przebiegu ubezpieczenia pracowników.
Weryfikacja zaświadczenia z ZUS – jak działa nowa usługa
Usługa jest dostępna na stronie ZUS w sekcji „Wyszukiwarki i usługi” pod nazwą „Potwierdzanie autentyczności zaświadczeń wydawanych na wniosek USP”. Procedura weryfikacji dokumentu jest prosta:
- pracownik pobiera z konta w systemie eZUS zaświadczenie w formacie PDF,
- przekazuje plik pracodawcy,
- pracodawca zapisuje dokument na komputerze i przesyła go do specjalnej wyszukiwarki na stronie ZUS.
Po przesłaniu pliku system automatycznie porównuje jego treść z dokumentami znajdującymi się w bazie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Jakie komunikaty zwraca system ZUS
Po przeprowadzeniu weryfikacji użytkownik otrzymuje jeden z dwóch komunikatów:
- „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” – oznacza to, że dokument o identycznej treści znajduje się w bazie ZUS.
- „Zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe” – oznacza, że w systemie ZUS nie ma dokumentu o takiej samej treści.
W drugim przypadku przyczyną może być np. zmiana treści dokumentu po jego wygenerowaniu. Aby wyjaśnić sytuację, pracownik powinien skontaktować się z najbliższą placówką ZUS.
Jakich dokumentów dotyczy nowa funkcja
Nowa usługa obejmuje wyłącznie zaświadczenia wydawane na wniosek USP, czyli dokumenty potwierdzające okresy ubezpieczenia potrzebne do ustalenia stażu pracy.
System nie pozwala natomiast na weryfikację innych zaświadczeń wydawanych przez ZUS, np. dokumentów sporządzanych na formularzu US-7.
Od 1 maja zmiany w sektorze prywatnym. Dlaczego warto już teraz pobrać zaświadczenie?
Uruchomienie nowej usługi ZUS jest związane z reformą zasad ustalania stażu pracy, która została wprowadzona w 2026 r. Przepisy wdrażane są etapowo, aby pracodawcy i działy kadr mogli dostosować swoje systemy kadrowo-płacowe.
Pierwszy etap zmian objął sektor publiczny. Od 1 stycznia 2026 r. pracownicy jednostek budżetowych mogą wliczać do stażu pracy dodatkowe okresy aktywności zawodowej, które wcześniej nie były uwzględniane.
W przypadku przedsiębiorstw prywatnych nowe zasady zaczną obowiązywać od 1 maja 2026 r. Rozszerzona definicja stażu pracy będzie miała wpływ m.in. na: wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe (jeżeli przewidują je regulaminy wynagradzania), nagrody jubileuszowe, inne świadczenia uzależnione od długości zatrudnienia.
Zmiany są szczególnie ważne dla osób, które wcześniej pracowały np. w ramach działalności gospodarczej lub niektórych umów cywilnoprawnych, ponieważ okresy te w wielu przypadkach będzie można doliczyć do stażu pracy.
Zaświadczenie z ZUS potrzebne do ustalenia stażu pracy
Aby potwierdzić wcześniejsze okresy aktywności zawodowej, pracownik musi przedstawić pracodawcy zaświadczenie z ZUS o przebiegu ubezpieczenia. Dokument można uzyskać po złożeniu wniosku USP w systemie eZUS. Wniosek dostępny jest wyłącznie w formie elektronicznej – nie ma możliwości złożenia go w wersji papierowej.
Po wygenerowaniu dokumentu pracownik pobiera plik PDF z konta w eZUS i przekazuje go pracodawcy. Na tej podstawie pracodawca może ponownie ustalić staż pracy oraz skorygować wynikające z niego uprawnienia pracownicze, takie jak wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe (jeżeli obowiązują w danym zakładzie pracy).
Czy pracodawca musi sprawdzać zaświadczenie z ZUS?
Nie ma takiego obowiązku. Nowa usługa ma jednak ułatwić weryfikację dokumentów przedstawianych przez pracowników i ograniczyć ryzyko posługiwania się nieautentycznymi zaświadczeniami.
Od stycznia 2026 r. ZUS otrzymał ponad 572 tys. wniosków o zaświadczenia pozwalające doliczyć do stażu pracy okresy inne niż zatrudnienie na umowę o pracę.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu