W znowelizowanych Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) został ustalony katalog nieprawidłowości w projektach, które mogą być karane zmniejszeniem przyznanego dofinansowania.
Przyczyną cofnięcia przyznanego dofinansowania w całości może być tylko niespełnienie tzw. kryterium dostępu. Obowiązuje ono wszystkich wnioskodawców, którzy brali udział w konkursie o unijne dotacje. Na przykład uczelnia otrzymała dofinansowanie na projekt przewidujący uruchomienie studiów podyplomowych trwających 3 semestry. Z przyczyn organizacyjnych uruchomiła studia z jednosemestralnym opóźnieniem, przez co projekt będzie realizowany nie 18, miesięcy, jak przewidywało kryterium dostępu, lecz dwa lata. Może to być podstawą do cofnięcia jej przyznanego dofinansowania w całości.
W przypadku niespełnienia kryterium strategicznego (czyli dodatkowego i decydującego o przyznaniu premii w konkursie) lub nieosiągnięcia celu projektu – wysokość dotacji może zostać zmniejszona proporcjonalnie do stopnia niezrealizowania tych założeń. Jeżeli więc np. operator wypłacający unijne dotacje na własny biznes założył we wniosku o dofinansowanie, że co najmniej 80 proc. uczestników projektu będą stanowiły osoby powyżej 45. roku życia i otrzymał za to w konkursie 20 pkt. premię. Okazało się jednak, że do projektu zostało przyjętych mniej takich osób i że stanowią one tylko 65 proc. wszystkich uczestników. Proporcjonalnie do nieosiągniętych założeń, straci część wypłaconego mu już dofinansowania.
Wysokość zmniejszenia odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub cel nie zostały zrealizowane.
Regułę proporcjonalności stosuje się do kwot poniesionych i wykazanych we wnioskach o płatność. Oznacza to, że jej spełnienie jest weryfikowane na zakończenie projekty.
Zastosowanie reguły proporcjonalności będzie miało miejsce pod warunkiem, że założenia przyjęte w projekcie nie zostały zrealizowane z winy beneficjenta. Urząd, który przyznał dofinansowanie będzie mógł odstąpić od kary, jeżeli realizator projektu będzie w stanie uzasadnić przyczyny nieosiągnięcia założeń projektu.
Kary finansowe nie będą stosowane w przypadku wystąpienia siły wyższej. Na przykład w 2010 roku w części projektów realizowanych na terenie gmin dotkniętych powodzią z powodu żywiołu nie udało się zrealizować założeń dotyczących rekrutacji określonych grup do udziału w szkoleniach. Urzędnicy w podobnej sytuacji będą mogli odstąpić od stosowania sankcji finansowych.