Jaki jest termin sporządzania sprawozdania i kto je podpisuje

prezes firmy audytorskiej BDO Numerica określonymi w art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości – karze grzywny lub nawet karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu karom łącznie. Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za stworzenie właściwych warunków organizacyjnych, by sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w ustawowym terminie. Odpowiedzialność ta nie oznacza jednak, że kierownik jednostki sam osobiście musi sporządzić takie sprawozdanie. Nie oznacza to jednak, że jest to ostateczna wersja sprawozdania finansowego. Dość często podlega ona korekcie w trakcie badania biegłego rewidenta, czy w trakcie rozpatrywania przez organ nadzorczy. Sprawozdanie finansowe może także zostać zmienione po zakończeniu badania przez biegłego rewidenta, ale przed ostatecznym zatwierdzeniem przez uprawniony do tego organ – art. 54 ustawy o rachunkowości. Jako właściwy organ, któremu sprawozdanie finansowe powinno być przedstawione, należy rozumieć w pierwszej kolejności zarząd lub inny organ zarządzający; w następnej kolejności sprawozdanie finansowe wraz z pisemnym sprawozdaniem z działalności zarządu powinno być przedłożone – po badaniu przez biegłego rewidenta, o ile to jest wymagane przez ustawę o rachunkowości, inne przepisy lub wewnętrzne regulacje jednostki – radzie nadzorczej i komisji rewizyjnej, jeżeli taka występuje. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, powinna być określona w regulaminie organizacyjnym jednostki. W praktyce pojawiają się wątpliwości, kto ma podpisać sprawozdanie finansowe i jaką za to ponosi odpowiedzialność w przypadku całkowitej lub częściowej wymiany zarządu? Analizując ten aspekt, należy mieć na uwadze, że obowiązek złożenia podpisu przez osoby określone w ustawie o rachunkowości dotyczy osób, które te funkcje sprawowały na dzień sporządzania sprawozdania finansowego, a nie okresu, który on obejmuje. Podpis osób upoważnionych oznacza tutaj, że sprawozdanie finansowe jest kompletne i przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Podpisanie sprawozdania finansowego przez wymienione osoby jest więc równoznaczne ze stwierdzeniem ponoszenia odpowiedzialności za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Jeżeli dana osoba niepełniąca czynności członka zarządu lub głównego księgowego w całym okresie sprawozdawczym nie czuje się na sile podjąć takiej odpowiedzialności, może odmówić podpisania sprawozdania finansowego, podając przyczynę odmowy w pisemnym uzasadnieniu. Terminy sporządzania i podpisywania sprawozdania finansowego dotyczą także sprawozdań finansowych sporządzonych na inny dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych niż ostatni dzień roku obrachunkowego. Według art. 12 ustawy o rachunkowości jest to: dzień zakończenia działalności lub otwarcia likwidacji, dzień zmiany formy prawnej lub przejęcia przez inną jednostkę oraz dzień sporządzania sprawozdań śródrocznych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów itp.