Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
rozwiń ›
Galopująca inflacja daje się we znaki nie tylko konsumentom, ale również pracodawcom. Od kilku tygodni można zaobserwować, że wielu z nich zaczęło intensywnie dokonywać przeglądu kosztów, które jeszcze można obniżyć. Już w pandemii zmniejszano powierzchnie biurowe. Pracodawcy starają się również ograniczać częstotliwość wymiany sprzętu, takiego jak komputery czy telefony. Bez względu na branżę, w której działa dany podmiot, odczuwalne są także podwyżki cen energii elektrycznej i grzewczej. Wiele firm już wprowadziło lub planuje wprowadzić oszczędności, które pozwolą zmniejszyć koszty ich zużycia energii. Pomysły są różne: kierowanie pracowników do pracy zdalnej, przykręcanie lub całkowite zakręcanie kaloryferów, zmniejszenie liczby żarówek w pokojach, zakaz używania czajników, wyłączanie lodówek i mikrofalówek w pokojach socjalnych, a nawet zakręcanie ciepłej wody. Jakie są granice tych oszczędności? Przeciwko czemu pracownicy mogą zaprotestować, a do czego pracodawca ma prawo?
Zasady ogólne
Sposobów na oszczędności jest wiele. O ile racjonalne wydaje się zobowiązywanie pracowników do wyłączania światła po opuszczaniu pomieszczeń (nie tylko pracy, ale też socjalnych czy higieniczno-sanitarnych), całkowitego wyłączania urządzeń po godzinach pracy (zamiast wprowadzania ich w stan „uśpienia”), gotowania wody w czajnikach elektrycznych w ilości odpowiadającej faktycznym potrzebom (a nie całego prawie dwulitrowego czajnika w celu zaparzenia jednej szklanki herbaty), a także wprowadzanie w firmie zakazu ładowania prywatnych urządzeń (np. telefonów komórkowych, powerbanków, hulajnóg elektrycznych itp.), o tyle wyłączania ogrzewania lub ograniczenia natężenia oświetlenia w godzinach pracy mogą stanowić poważne naruszenie podstawowego obowiązku pracodawcy. Należy bowiem pamiętać, że w myśl art. 94 pkt 4 kodeksu pracy (dalej: k.p.) do podstawowych obowiązków pracodawcy należy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Z kolei w myśl art. 207 par. 2 k.p. pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności pracodawca jest obowiązany:
1) organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy;
2) zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń;
3) reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy;
4) zapewnić rozwój spójnej polityki zapobiegającej wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym uwzględniającej zagadnienia techniczne, organizację pracy, warunki pracy, stosunki społeczne oraz wpływ czynników środowiska pracy;
5) uwzględniać ochronę zdrowia młodocianych, pracownic w ciąży lub karmiących dziecko piersią oraz pracowników niepełnosprawnych w ramach podejmowanych działań profilaktycznych;
6) zapewniać wykonanie nakazów, wystąpień, decyzji i zarządzeń wydawanych przez organy nadzoru nad warunkami pracy;
7) zapewniać wykonanie zaleceń społecznego inspektora pracy.
Wskazane wyżej obowiązki ciążą na pracodawcach także wówczas, gdy zatrudniają oni inne osobny fizyczne, które pracę wykonują na podstawie innej umowy niż stosunek pracy (art. 304 k.p.).
W licznych wyrokach sądy jednoznacznie orzekały, że odstąpienie przez pracodawcę od niezbędnego minimum w zakresie bhp, w szczególności właśnie od odpowiedniej temperatury w pomieszczeniach pracy, wody i urządzeń do celów higieniczno-sanitarnych, może być uzależnione od względów technologicznych, a nie jego sytuacji ekonomicznej i związanych z tym możliwości finansowych. Tym samym potrzeba wprowadzenia oszczędności energii elektrycznej nie może być nadrzędna nad przestrzeganiem przepisów bhp i wypełnianiem wynikających z nich obowiązków.
Nie może być zbyt zimno…
W myśl par. 30 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: r.s.o.p.b.h.p.) w pomieszczeniach pracy należy zapewnić temperaturę odpowiednią do rodzaju wykonywanej pracy (metod pracy i wysiłku fizycznego niezbędnego do jej wykonania), nie niższą niż 14 st. C, chyba że względy technologiczne na to nie pozwalają. W pomieszczeniach, w których jest wykonywana lekka praca fizyczna, oraz w pomieszczeniach biurowych temperatura nie może być niższa niż 18 st. C. W praktyce przyjmuje się jednak, że optymalna temperatura w pomieszczeniu pracy zapewniająca komfort termiczny powinna mieścić się w przedziale 20–23 st. C. Naturalnie obniżenie jej do tej minimalnej wynikającej z przywołanych powyżej przepisów bhp nie będzie stanowiło naruszenia obowiązków pracodawcy, jednakże trzeba mieć świadomość, że – w szczególności przy pracach administracyjno-biurowych związanych np. z obsługą komputera – może znacząco wpłynąć na wydajność i efektywność zatrudnionych. Pisanie na komputerze zgrabiałymi z wychłodzenia palcami bez wątpienia nie będzie tak wydajne jak wtedy, gdy w biurze będzie zapewniony komfort termiczny.
Innym praktykowanym przez pracodawców sposobem na oszczędności jest przenoszenie pracowników do większych pomieszczeń, a w pozostałych wyłączanie ogrzewania i oświetlenia. Takie działanie nie jest naturalnie zabronione, pod warunkiem że spełnione są wymagania bhp w zakresie wolnej przestrzeni. Z przepisów bhp wynika bowiem, że na każdego z pracowników jednocześnie zatrudnionych w pomieszczeniach stałej pracy powinno przypadać co najmniej 13 m sześc. wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 mkw. wolnej powierzchni podłogi (nie zajętej przez urządzenia techniczne, sprzęt itp.).
…ani zbyt ciemno
Pracodawca jest zobligowany do zapewnienia w pomieszczeniach stałej pracy oświetlenia dziennego, chyba że jest to niemożliwe lub niewskazane ze względu na technologię produkcji, a na stosowanie oświetlenia wyłącznie elektrycznego pracodawca uzyskał zgodę właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego wydaną w porozumieniu z okręgowym inspektorem pracy. Niezależnie od oświetlenia dziennego w pomieszczeniach pracy należy zapewnić oświetlenie elektryczne o parametrach zgodnych z Polskimi Normami.
Generalna zasada jest taka, że oświetlenie stanowiska pracy i pomieszczeń pracy powinno zapewniać warunki pracy sprzyjające wykonywaniu zadań wzrokowych, tworzyć właściwe otoczenie świetlne. Takie oświetlenie pomieszczeń pracy zagwarantuje bezpieczeństwo i ogólny komfort wszystkich osób w nich przebywających. Oświetlenie w pomieszczeniach pracy powinno być dobrane do rodzaju wykonywanej pracy bez względu na jej charakter, z kolei płaszczyzna robocza powinna być oświetlona równomiernie, a całe pomieszczenie pozbawione czynników przeszkadzających wzrokowi. Tylko wtedy pracownik może wydajnie wykonywać swoje zadania, będąc jednocześnie pozbawionym uczucia dyskomfortu oraz nadmiernego zmęczenia oczu. Nieprawidłowe oświetlenie w środowisku pracy odbija się negatywnie na wydajności i jakości pracy, sprzyja też większej częstotliwości popełniania błędów, a pogarszając łatwość dostrzegania źródeł zagrożenia, sprzyja występowaniu wypadków podczas pracy. Zbyt ciemne oświetlenie powoduje również osłabienie koncentracji i obniżenie wydajności. Podobne problemy zaistnieją również w przypadku zbyt jasnego oświetlenia czy oślepiania pracownika przez źle skierowane źródło światła. Oświetlenie w miejscu pracy powinno jednocześnie spełniać normy zgodne z polskim prawem i być ściśle określone dla różnych rodzajów wykonywanej pracy. Aktualnie obowiązującą normą w tym zakresie jest PN-EN 12464-1:2022-01 – wersja angielska „Światło i oświetlenie. Oświetlenie miejsc pracy. Część 1: Miejsca pracy we wnętrzach”.
Ograniczanie pracownikom oświetlenia na stanowiskach pracy ze względu na oszczędności poprzez wyłączanie wybranych opraw czy ograniczanie ich mocy (np. poprzez wymontowywanie źródeł światła), bez wątpienia stanowi naruszenie przepisów bhp. Takie działania mogą być nie tylko szkodliwe dla zdrowia, lecz także stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa pracowników, w szczególności tych obsługujących maszyny czy urządzenia wyposażone np. w ostre i/lub wirujące elementy.
Niedopuszczalne jest również wyłączanie lub ograniczanie (poniżej wymaganych norm) oświetlenia w szatniach, umywalniach, toaletach, pomieszczeniach socjalnych czy wreszcie na ciągach komunikacyjnych (korytarzach, klatkach schodowych itp.), co również jest nieobojętne dla przemieszczających się osób. Świetnym rozwiązaniem będzie po prostu zamontowanie czujników ruchu, które automatycznie włączają oświetlenie, a po dłuższej nieobecności użytkownika/ów pomieszczenia – wyłączają je.
Praca zdalna
Przepisy prawa pracy wciąż jeszcze nie regulują szczegółowych zasad pracy zdalnej. Co prawda Sejm przyjął stosowną nowelizację kodeksu pracy w tym zakresie, jednakże wciąż jeszcze prace legislacyjne nad nią nie zostały zakończone. Wprawdzie art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych wprowadził ogólne regulacje pracy zdalnej, jednakże mają one charakter ściśle powiązany z wygasającą epidemią COVID-19, a ich celem było ograniczenie rozprzestrzeniania się zachorowań. Z przepisów tych wynika, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania. Warunkiem polecenia wykonywania pracy w tej właśnie formie jest posiadanie przez pracownika umiejętności i możliwości technicznych oraz lokalowych do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Pracodawca odpowiada za zapewnienie narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej. Nie ma tu jednak mowy o zwrocie kosztów związanych ze świadczeniem takiej pracy. Takie regulacje mają się jednak znaleźć w nowych, procedowanych przez parlament przepisach. Co ważne dla wielu pracodawców, nawet wypłacanie takiego ekwiwalentu, a tym samym rekompensowanie pracownikom ponoszonych kosztów, może być nadal bardziej korzystne niż opłacanie rachunków po cenach dla przedsiębiorstw, w których taryfy są znacznie wyższe od konsumenckich. Wysokość tego świadczenia będzie ustalana w porozumieniu stron stosunku pracy. Praca zdalna może zatem być jednym ze sposobów na oszczędności pracodawcy, aczkolwiek pod warunkiem, że koszty nie zostaną przerzucone na pracowników.
Pomieszczenia socjalne
Stosownie do postanowień par. 111 ust. 1 r.s.o.p.b.h.p. pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom m.in. jadalnie, których rodzaj, liczba i wielkość powinny być dostosowane do liczby zatrudnionych pracowników, stosowanych technologii i rodzajów pracy oraz warunków, w jakich ta praca jest wykonywana. Szczegółowe wymagania dla tego typu pomieszczeń i urządzeń higieniczno-sanitarnych określa załącznik nr 3 do r.s.o.p.b.h.p. Pracodawca zatrudniający do 20 pracowników powinien zapewnić im warunki do higienicznego spożywania posiłków. Jedyna sytuacja, w jakiej pracodawca może odstąpić od utworzenia pomieszczenia do spożywania posiłków, występuje wtedy, gdy w danym zakładzie pracy zatrudnieni są pracownicy wykonujący pracę wyłącznie w charakterze biurowym (par. 29 ust. 4 załącznika nr 3 do r.s.b.h.p.). Ponadto pracodawcy zobligowani do zapewnienia pomieszczeń jadalni muszą je wyposażyć m.in. w urządzenia „do podgrzewania przez pracownika posiłku własnego”. Tym samym pozbawianie pracowników dostępu do takich urządzeń, np. poprzez usunięcie z pomieszczeń socjalnych kuchenek elektrycznych (np. mikrofalowych) i czajników, będzie stanowiło naruszenie przepisów bhp.
Powstaje jednak pytanie, czy czajnik może zostać zakazany w tych miejscach pracy, gdzie są tylko stanowiska biurowe i pracodawca nie ma obowiązku wydzielenia pomieszczenia do spożywania posiłków. Uważam, że gdyby pracodawca zdecydował o całkowitym zabraniu pracownikom biurowym dostępu do wrzątku, to teoretycznie nikt nie mógłby mu zarzucić naruszenia jakiegokolwiek przepisu. Jednak moim zdaniem pracodawca powinien kierować się dobrą praktyką i dbałością o minimalne potrzeby pracowników, a tym samym zapewnić jakiś punkt, w którym będą mogli skorzystać z dostępu do gorącej wody w celu zaparzenia herbaty lub kawy.
Co jeszcze można zrobić
Bez wątpienia rosnące rachunki i związana z tym konieczność oszczędzania mogą wyzwalać dużą kreatywność wśród pracodawców. O ile swoim działaniem nie będą naruszali obowiązujących przepisów i zasad bhp, o tyle nie można im niczego zarzucić. Istnieje wiele możliwości, które przyczynią się do obniżenia kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa, a warto zacząć od tych systemowych. Doskonałym sposobem do zaplanowania konkretnych, skutecznych działań ograniczających zużycie energii będzie dokonanie audytu energetycznego budynku. Jest to ekspertyza określająca zakres oraz parametry techniczne i ekonomiczne prac prowadzących do zmniejszenia zapotrzebowania na ciepło budynku. Umożliwia on dokonanie obiektywnej oceny zasadności przeprowadzanych prac modernizacyjnych i wskazuje najbardziej optymalne rozwiązania, zarówno z punktu widzenia kosztów realizacji, jak również oszczędności energii. Celem audytu jest zalecenie konkretnych, optymalnych rozwiązań wraz z określeniem ich opłacalności. Prawidłowo wdrożone będą skutkować zmniejszeniem zapotrzebowania na ciepło budynku i – co za tym idzie – zredukowaniem kosztów.
Kolejna kwestia to planowanie pracy. Prawidłowo zaplanowana praca produkcyjna, zapewniająca efektywne wykorzystanie stosowanych maszyn, umożliwia również efektywne zużywanie energii elektrycznej i/lub gazowej.
Jeszcze innym sposobem będzie przyjrzenie się wewnętrznemu zużyciu energii poprzez przeprowadzenie analizy wykorzystywanych maszyn i urządzeń. Być może część z nich warto zastąpić nowszymi, posiadającymi znacznie wyższą klasę energooszczędności.
Nieocenione będzie również edukowanie pracowników poprzez regularne przesyłanie im za pomocą poczty elektronicznej lub SMS-ów wiadomości tekstowych lub wywieszanie w ogólnodostępnych miejscach (np. pomieszczeniach socjalnych) informacji o dobrych praktykach polegających na gaszeniu światła po opuszczaniu pomieszczenia, wyłączaniu urządzeń po zakończeniu pracy lub nienadmiernym napełnianiu czajników elektrycznych.
Pracodawca może również wprowadzić i egzekwować zakaz wykorzystywania w pracy prywatnych urządzeń, takich jak telefony, hulajnogi, skutery lub samochody elektryczne, odtwarzacze muzyki itp. Regularne ładowanie takich urządzeń (lub maszyn) nie jest obojętne dla wysokości rachunków pracodawcy.
Konsekwencje naruszeń
Organy nadzoru nad warunkami pracy nie próżnują, a po okresie stagnacji w początkowym okresie stanu epidemii COVID-19 kontrole pracodawców odbywają się regularnie. O ile nie ma co spodziewać się kontroli tematycznych związanych z oszczędnościami wdrożonymi przez pracodawców, o tyle można być niemal pewnym odwiedzin inspektora pracy Państwowej Inspekcji Pracy lub przedstawiciela Państwowej Inspekcji Sanitarnej, gdy niezadowolony ze zmian pracownik złoży skargę. Taka wizyta nie zawsze skończy się tylko na upomnieniu, należy bowiem przypomnieć, że przepisy prawa pracy przewidują odpowiedzialność wykroczeniową za niedopełnienie obowiązków wynikających z przepisów bhp. Wynika ona bezpośrednio z treści art. 283 par. 1 k.p., zgodnie z którym ten, kto, będąc odpowiedzialnym za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo kierując pracownikami lub innymi osobami fizycznymi, nie przestrzega przepisów lub zasad bhp, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Wysokość tych kar nie jest jednak szczególnie odstraszająca w porównaniu z potencjalnymi oszczędnościami na rachunkach za energię elektryczną lub cieplną, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach. Znacznie większy problem mogą jednak stanowić absencje chorobowe pracowników związane np. z niedogrzanymi stanowiskami pracy. Warto zatem i to wziąć pod uwagę przed podjęciem nierozważnych działań. Bo jak mówi stare polskie przysłowie: Chytry dwa razy traci. ©℗
Sądy podkreślają, że pracodawca nie może odstąpić od spełnienia wymogów wynikających z norm bhp z powodu swojej trudnej sytuacji ekonomicznej i braku możliwości finansowych. Chęć oszczędzenia nie uchroni zatem pracodawcy przed grzywną od PIP.
Podstawa prawna
•art. 94 pkt 4, art. 283 par. 1, i art. 304 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
•par. 30 i par. 111 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2088)
•art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185)
