Związek się dowie, kto odprowadza składki członkowskie, ale nie w jakiej wysokości

Dane dotyczące przynależności do związków zawodowych należą zgodnie z RODO, tj. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, do danych osobowych szczególnej kategorii, których przetwarzanie jest możliwe pod określonymi warunkami. Przetwarzane są one zarówno przez związki zawodowe, jak i przez pracodawców, co może wiązać się ze zwiększonym ryzykiem naruszenia przez pracodawcę praw podmiotów danych.

Wyjątki określone w RODO

Przejawem szczególnej ochrony danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, jest generalny zakaz ich przetwarzania, od którego przewidzianych zostało w art. 9 ust. 2 RODO wiele wyjątków. Dane dotyczące m.in. przynależności do związków zawodowych mogą być przetwarzane na następujących, wyjątkowych podstawach:

• osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego przewidują, iż osoba, której dane dotyczą, nie może uchylić zakazu, o którym mowa w art. 9 ust. 1 RODO – zgoda pracownika będzie podstawą przetwarzania danych pozyskanych przez pracodawcę m.in. w związku z opłacaniem składki członkowskiej (art. 9 ust. 2 lit. a RODO);
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą – w praktyce przesłanka ta znajdzie zastosowanie np. do legalizacji udostępniania danych dotyczących działaczy związkowych w sytuacji korzystania z uprawnień określonych w ustawie o związkach zawodowych na wniosek organizacji związkowej czy też legalizacji udostępniania danych w celu wywiązywania się organizacji związkowej z obowiązków statutowych/ustawowych (art. 9 ust. 2 lit. b RODO);
• przetwarzania dokonuje się w ramach uprawnionej działalności prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez fundację, stowarzyszenie lub inny niezarobkowy podmiot o celach politycznych, światopoglądowych, religijnych lub związkowych, pod warunkiem że przetwarzanie dotyczy wyłącznie członków lub byłych członków tego podmiotu lub osób utrzymujących z nim stałe kontakty w związku z jego celami oraz że dane osobowe nie są ujawniane poza tym podmiotem bez zgody osób, których dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. d RODO).

Związek zawodowy może przekazać pracodawcy dane osobowe swoich członków za ich wyraźną i dobrowolną zgodą w konkretnym celu (np. potrącenia składek). Na administratorze natomiast, takim jak pracodawca, ciąży obowiązek zapewnienia, aby przetwarzanie danych osobowych, w tym ich pozyskanie i gromadzenie, było zgodne z celem przetwarzania. Zgodnie z art. 331 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych pracodawca na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej i za pisemną zgodą osoby wykonującej pracę zarobkową jest zobowiązany pobierać z wynagrodzenia tej osoby składkę związkową w zadeklarowanej przez nią wysokości. Realizując wskazany obowiązek, pracodawca przetwarza dane ujawniające informacje o przynależności związkowej, przy czym zakres przetwarzania jest wyraźnie określony celem wskazanym w ustawie (potrącenie składki).