W styczniu 2021 r. będziemy pracownikom wypłacać nagrody roczne za 2020 r. Czy to prawda, że oprócz standardowych raportów do ZUS, za styczeń musimy jeszcze złożyć dodatkowy druk?

Tak, za styczeń 2021 r. płatnik składek będzie musiał wypełnić i przekazać do ZUS raport ZUS RPA, w którym wykaże nagrodę wypłaconą w tym roku, ale za rok poprzedni.
Do czynności płatnika składek jako pracodawcy należy obliczanie, potrącanie z dochodów ubezpieczonych, rozliczanie oraz opłacanie należnych składek za każdy miesiąc kalendarzowy, zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych. Informacje o osobach podlegających ubezpieczeniom społecznym przedkładane ZUS przez płatnika składek za dany miesiąc kalendarzowy zawierają imienne raporty miesięczne. Płatnik składek przekazuje je do ZUS po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek, razem ze zbiorczą deklaracją ZUS DRA. Imienny raport miesięczny zawiera informacje dotyczące płatnika składek (dane identyfikacyjne), miesiąc i rok, których raport dotyczy, oraz m.in.:
  • zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o np. tytule ubezpieczenia;
  • podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki;
  • rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne;
  • informacje o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa;
  • dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty;
  • dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć, z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy.
Oprócz standardowych raportów, takich jak ZUS RCA, ZUS RZA czy ZUS RSA, w obrocie funkcjonuje także formularz rozliczeniowy, tj. ZUS RPA (już od 1 stycznia 2019 r.). Zawarte w nim dane wykorzystuje się do ustalania prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych. Płatnik składa go za ubezpieczonych, których zatrudnił jako pracowników albo na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.
Dokument ZUS RPA składa się, jeśli w danym miesiącu pracownik:
  • wykonywał pracę nauczycielską;
  • otrzymał przychód należny mu za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (podany w bloku I. Dane organizacyjne), i przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe lub – jeśli ubezpieczony przekroczył roczną podstawę wymiaru tych składek – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe;
  • oprócz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego otrzymał przychód należny za dany miesiąc albo za inny rok kalendarzowy (np. dodatek stażowy) i przychód ten w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
W takim przypadku płatnik składa do ZUS cały komplet dokumentów rozliczeniowych, w tym raport imienny ZUS RPA, raport ZUS RCA oraz deklarację rozliczeniową ZUS DRA.
Sąd po stronie płatnika. Zanim ZUS zaliczy nadpłatę na poczet składek, powinien prowadzić postępowanie wyjaśniające
Sąd po stronie płatnika. Zanim ZUS zaliczy nadpłatę na poczet składek, powinien prowadzić postępowanie wyjaśniające

Zobacz również
Nagroda wypłacona w styczniu 2021 r., choćby należna za 2020 r., stanowi przychód stycznia, czyli już nowego roku. Dlatego należy ją rozliczyć w dokumentach za styczeń 2021 r.
W podanym stanie faktycznym istotne będzie prawidłowe wypełnienie bloku III.B tego formularza. W polu 01 wpisuje się rok, za który wypłata została dokonana, czyli 2020 r. W polu 02 zaś ‒ kwotę tej wypłaty. Trzeba też pamiętać, by w bloku I. Dane organizacyjne identyfikator raportu ZUS RPA był zgodny z identyfikatorem deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz raportu ZUS RCA, czyli w tym przypadku 01 01 2021, co oznacza, że jest to pierwszy komplet za styczeń 2021 r.
Podstawa prawna
•art. 4 pkt 6, art. 41 ust. 1, art. 46 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)