Wypłacona pracownikowi nagroda jubileuszowa jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Nie jest to jednak równoznaczne z tym, że jej kwotę należy zawsze uwzględniać w podstawie wymiaru składek. Zasady opłacania tych ostatnich od wspomnianych bonusów wciąż budzą wątpliwości. Świadczą o tym wnioski przedsiębiorców do ZUS o wydanie interpretacji przepisów w tym zakresie. Najważniejsze z nich przywołujemy niżej.

Wypłata co 5 lat

Składek na ubezpieczenia społeczne nie nalicza się od nagród jubileuszowych, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. Wynika to z par. 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeśli więc podstawą przyznania nagrody jubileuszowej jest indywidualna decyzja pracodawcy, a nie np. regulamin pracy, wysokość tej gratyfikacji w całości trzeba wliczyć do podstawy wymiaru składek.
Od tej zasady obowiązują wyjątki. Podstawy wymiaru nie stanowi bowiem nagroda jubileuszowa, do której prawo powstało w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia poprzedniej, jeżeli w okresie oczekiwania na kolejną pracownik przedstawi dokumenty potwierdzające zatrudnienie, które wcześniej nie było uwzględnione.
Składki nie są również należne, gdy nagroda wypłacana jest w dniu rozwiązania stosunku pracy z podwładnym, któremu do nabycia prawa do niej z tytułu upływu kolejnych 5 lat brakuje mniej niż 12 miesięcy, a ustanie zatrudnienia następuje w związku z przejściem pracownika na:
- emeryturę lub rentę inwalidzką w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową,
- rentę inwalidzką z tytułu całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji lub całkowitej niezdolności do pracy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy lub choroba zawodowa.
Te dwanaście miesięcy należy liczyć od dnia rozwiązania umowy o pracę.

Jubileusz firmy

Pamiętać trzeba, że przepisy wspomnianego rozporządzenia muszą być interpretowane bez dokonywania wykładni rozszerzającej. Oznacza to, że zwolnienie ze składek dotyczy tylko nagród, które premiują staż pracy. Wyłączenie z podstawy składek nie dotyczy nagród, które są przyznawane z okazji jubileuszu zakładu pracy. Potwierdził to ZUS w decyzji indywidualnej nr 768 z 5 czerwca 2013 r. (DI/200000/451/768/2013).Istotny jest bowiem charakter takiej nagrody, a nie jej nazwa. Również Sąd Najwyższy w wyroku z 29 października 2002 r. (sygn. akt II UKN 461/01, OSNP 2002/23/1) postanowił, że do wyłączenia z obowiązku opłacania składek nie wystarczy samo nazwanie składnika wynagrodzenia nagrodą jubileuszową.
Wypłata rekompensat
Zdarza się, że firmy rezygnują z wypłaty nagród jubileuszowych wskutek zmiany wewnętrznych przepisów, a w okresie przejściowym wypłacają rekompensatę stanowiącą określony procent nagrody. ZUS interpretując przepisy w decyzji indywidualnej wyjaśnił, że taka rekompensata jest nieoskładkowana (decyzja nr 1726 z 17 stycznia 2014 r., DI/200000/451/1726/2013; decyzja nr 71 z 29 stycznia 2013 r., DI/200000/451/71/2013). Muszą być jednak spełnione dwa warunki:
- wypłata rekompensat następuje w związku z likwidacją nagród jubileuszowych wskutek zmiany wewnętrznych przepisów,
- dotychczas obowiązujące zasady przyznawania i wypłat nagród jubileuszowych przewidywały, że przysługiwały one nie częściej niż co 5 lat.

Dodatkowe prezenty

Kolejne wątpliwości może budzić oskładkowanie przyznawanych pracownikom dodatkowych upominków (oprócz nagród jubileuszowych). W tej kwestii także wypowiedział się ZUS. Wyjaśnił, że wartości zegarka będącego integralną częścią nagrody jubileuszowej nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (decyzja nr 1664 z 30 grudnia 2013 r.; DI/200000/451/1664/2013).

PRZYKŁAD

Nowe dokumenty o okresach zatrudnienia

Pracownik w marcu 2012 r. nabył prawo do nagrody jubileuszowej w związku z 15-letnim stażem pracy. Dwa lata później dostarczył nieuwzględnione wcześniej świadectwo pracy o trzyletnim zatrudnieniu. W związku z tym w marcu 2014 r. pracodawca wypłacił pracownikowi nagrodę z okazji 20-lecia pracy. Od wypłaconej nagrody pracodawca nie musiał naliczać składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

Kiedy i komu przysługuje nagroda jubileuszowa?

Zobacz również

Podstawa prawna

Art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).