Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Zgodnie z art. 149 par. 1 kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W k.p. nie ma mowy o karcie ewidencji czasu pracy czy na temat jej wyglądu. Czytając przepisy nowego rozporządzenia ministra rodziny pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), można mieć w tym zakresie wątpliwość, bo główny przepis dotyczący ewidencji (par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia) posługuje się jedynie zwrotem „ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:…”. Z jego treści nie wynika zatem wprost czy ewidencja to jeden dokument. Inaczej można jednak podejść do tematu, czytając przepis przejściowy (par. 20 ust. 3 rozporządzenia) w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z niego wynika bowiem, że do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., które są prowadzone w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem (dotychczasowe). W przepisie tym pojawia się więc karta czasu pracy, która może nie mieć nowych danych (zawierać ich ograniczony zakres wynikający ze starego stanu prawnego). W związku z tym można dojść do wniosku, że jest to jeden dokument, czyli karta ewidencji czasu pracy. Czy na pewno tak musi być?
Ministerstwo pracy w stanowisku z 6 sierpnia 2019 r. przyjęło, że żadne przepisy nie konkretyzują kwestii technicznych związanych z prowadzeniem ewidencji, a zwłaszcza, z ilu stron czy kartek taka ewidencja ma się składać. W praktyce oznacza to, że za ewidencję można uznać także kilka dokumentów łącznie, o ile każdy z nich będzie prowadzony indywidualnie dla pracownika i w sumie będą one zawierały wszystkie dane wynikające z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niezbędna treść ewidencji czasu pracy to informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (par. 6 rozporządzenia ministra pracy w sprawie dokumentacji pracowniczej).[przykład] ©℗
przykład
Na dwóch kartach
Pracodawca ma stary system informatyczny do rejestracji czasu pracy, który ze względu na zakres zmian nie został dostosowany do nowych wymagań prawnych w 2019 r., a więc nie posiada informacji o rodzajach dni wolnych od pracy oraz o wymiarze i rodzaju różnych nieobecności w pracy. Pracodawca więc zdecydował, że wprowadzi indywidualne listy obecności w pracy, w których będą wpisywane dni wolne i absencje. Listy te są przechowywane w imiennych dokumentacjach czasu pracy razem z wydrukami z systemu do rejestracji czasu pracy. W świetle stanowiska resortu rodziny z 6 sierpnia 2019 r. pracodawca prowadzi prawidłowo ewidencję czasu pracy, mimo że składa się ona z dwóch dokumentów. ©℗
Stanowisko MRPiPS z 6 sierpnia 2019 r. w sprawie prowadzenia ewidencji czasu pracy
Pytanie DGP: Czy ewidencja czasu pracy musi mieć formę jednej karty (jednego dokumentu), czy może się składać z dwóch dokumentów? I dopiero razem stanowiłyby one ewidencję czasu pracy, np. w jednym byłyby zawarte dane o absencjach, a w drugim godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach.
Odpowiedź MRPiPS: Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (ani żadne inne przepisy) nie konkretyzuje kwestii technicznych związanych z prowadzeniem ewidencji czasu pracy takich jak np. z ilu stron (kartek) taka ewidencja ma się składać. Istotne jest natomiast, żeby ewidencja ta zawierała wszystkie wymagane informacje, o których mowa w par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia, tak aby na jej podstawie możliwe było prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 k.p.).
Ważne jest także, aby ewidencja czasu pracy (co dotyczy całej dokumentacji pracowniczej) prowadzona była w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b k.p.). Zgodnie z par. 6 rozporządzenia pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy oddzielnie dla każdego pracownika.
