dokumentacja pracownicza 2019

Tę dotyczącą czasu pracy MRPiPS dzieli na dodatkowe części i pozwala prowadzić w różnej formie. Jednak już dokumentacje dotyczące urlopów wypoczynkowych, list płac czy bhp muszą być jednolite

Wymogi techniczne, konieczność ciągłej digitalizacji i niedostosowane przepisy zniechęcają pracodawców do cyfryzacji dokumentacji pracowniczej.

Dodatkowe dokumentacje pracownicze muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, a nie np. z podziałem na miesiące. Z kolei wniosek urlopowy złożony e-mailem nie zawsze musi być opatrzony podpisem elektronicznym. A w karcie ewidencji czasu pracy nie trzeba uwzględniać przerw na karmienie dziecka piersią.

Płatnicy składek muszą przekazać do ZUS wiele dodatkowych danych dotyczących przebiegu ubezpieczenia pracowników. Mają obowiązek to zrobić na nowo wprowadzonych wzorach dokumentów.

Tak będzie m.in. z ewidencją czasu pracy i wnioskami urlopowymi osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku dokumenty te trzeba będzie przechowywać aż 10 lat

Nie wiadomo, czy firmy mogą przechowywać niektóre akta pracownicze w formie papierowej, a inne – w wersji elektronicznej. Resort pracy i PIP przygotowują wspólne stanowisko.

Zgodnie ze stanowiskiem resortu system teleinformatyczny to niekoniecznie jedna aplikacja czy program, ale zbiór oprogramowania. Ponadto w ocenie resortu dokumenty elektroniczne mogą być numerowane w różny i nie zawsze ciągły sposób, a co najważniejsze, większość danych można zapisywać na bieżąco jedynie w bazie danych, a nie od razu w odrębnych plikach. Przypomnijmy: przepisy o elektronicznej dokumentacji pracowniczej weszły w życie 1 stycznia tego roku

Od 1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie ustawa dająca możliwość prowadzenia akt pracowniczych w wersji elektronicznej oraz skrócenia okresu przechowywania tych akt z 50 do zaledwie 10 lat. Została ona uchwalona 10 stycznia 2018 r. (Dz.U. poz. 357), a więc czasu na przygotowanie się było sporo. Dużo czasu – ale tylko teoretycznie. W praktyce bowiem nadal nie wiadomo, jaka będzie zawartość poszczególnych części akt osobowych, bo nie ma jeszcze aktu wykonawczego regulującego tę kwestię (stan na dzień 13 listopada 2018 r.).