Zaświadczenie o zarobkach dla banku: Jakie informacje musi podać pracodawca

Elementem wspólnym wszystkich zaświadczeń jest oznaczenie pracodawcy, czyli nazwa firmy, jej dane adresowe, numer NIP i REGON oraz pieczęć i podpis osoby uprawnionej do wystawienia dokumentu. Pozostałe elementy zależą od celu wydania zaświadczenia lub organu, który jest docelowym adresatem dokumentu.

Dla bezrobotnych i studentów

Pracownik może potrzebować zaświadczenia o zatrudnieniu bez informacji o wynagrodzeniu z tego tytułu. Przykładowo pracownik student może poprosić o zaświadczenie o zatrudnieniu, aby udowodnić na uczelni, że wykonuje pracę zgodną z kierunkiem studiów, zatem można mu ten okres zaliczyć do praktyk studenckich. Podobnie, kiedy zatrudniono osobę wcześniej zarejestrowaną w urzędzie pracy jako bezrobotna. Jeśli jest ona uprawniona do otrzymania dodatku aktywizacyjnego, to na pewno wystąpi do pracodawcy z prośbą o poświadczenie, że w danym miesiącu wykonywała pracę. [przykład 1]

Najczęściej wydawane

Zaświadczenie o zarobkach to najczęściej spotykany rodzaj zaświadczenia, w którym prócz informacji o rodzaju umowy, czasie jej trwania, stanowisku oraz wymiarze czasu pracy, najistotniejszą kwestią jest wysokość osiąganych przez pracownika zarobków z tego tytułu. W takim przypadku pracownik z reguły dostarcza gotowy druk z banku, kasy oszczędnościowo-kredytowej czy innej instytucji, która na podstawie zaświadczenia ocenia zdolność kredytową takiej osoby oraz decyduje, czy może udzielić kredytu lub pożyczki. Istnieje niezliczona ilość wzorów takich zaświadczeń i jest w nich stosowane bardzo różnorodne nazewnictwo: wynagrodzenie, dochód, przychód, pobory. Warto pamiętać, że dla instytucji kredytowej ważne jest, jaką kwotą miesięcznie dysponuje potencjalny kredytobiorca, czyli jakie osiąga wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę. Ponieważ wynagrodzenie nie jest tożsame z przychodem, to pewnych składników nie powinno się w nim umieszczać. Przykładowo jeśli pracownik w danym miesiącu otrzymał zapomogę z ZFŚS, nie powinna się ona znaleźć w zaświadczeniu o zarobkach, a jeśli już się tam znajdzie, to należy taki składnik opisać. Podobnie jeśli pracownik przebywa na zasiłku macierzyńskim (wypłacanym przez zakład pracy) – ponieważ zasiłek nie jest wynagrodzeniem, lecz świadczeniem rekompensacyjnym – jeśli taki składnik jest wpisywany do zaświadczenia, to koniecznie z odpowiednim komentarzem. W tabeli zostały przedstawione przykładowe składniki, które są wynagrodzeniem lub przychodem albo jednym i drugim.

Inną istotną sprawą jest wskazanie, czy wynagrodzenie jest obciążone z tytułu wyroków sądowych albo innych tytułów (czy np. komornik nie jest uprawniony do zabrania części wynagrodzenia). Dodatkowo należy podać, czy zakład pracy nie znajduje się w likwidacji czy upadłości oraz czy pracownik nie jest w okresie wypowiedzenia ani w okresie próbnym. Obie informacje mogą mieć niebagatelny wpływ na ocenę zdolności kredytowej. A przede wszystkim dane podane w zaświadczeniu muszą być rzetelne i odzwierciedlać stan faktyczny, gdyż wystawienie fałszywego bądź stwierdzającego nieprawdę dokumentu w celu osiągnięcia wsparcia finansowego jest przestępstwem zagrożonym karą od 3 miesięcy do 5 lat pozbawienia wolności (art. 297 par. 1 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny; Dz.U. nr 88, poz. 553 z późn. zm.). [przykład 2]

Według potrzeb

Jeśli w trakcie roku pracownik zmienił pracodawcę, to może wystąpić do poprzedniego z prośbą o podanie podstawy wymiaru składek ZUS w danym roku. Będzie to informacja dla nowego zatrudniającego o tym, czy pracownik nie przekroczył trzydziestokrotności przeciętnego wynagrodzenia, czyli czy należy mu naliczać składki emerytalną i rentową, czy też można zaniechać tego obowiązku. [przykład 3]

Jeśli pracownik stara się o świadczenie z miejskiego ośrodka pomocy społecznej (zasiłek rodzinny), wówczas należy wykazać jego dochód w rozumieniu ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), czyli przychód [tabela] pomniejszony o koszty jego uzyskania i składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne. Wykazany dochód będzie się różnił od wynagrodzenia netto, jakie faktycznie otrzymuje pracownik. [przykład 4]

Z kolei kiedy pracownik zostaje wezwany do sądu, pracodawca ma obowiązek zwolnić go od pracy na ten czas. Pracownik nie zachowuje wówczas prawa do wynagrodzenia, ale może złożyć do sądu wniosek o zwrot utraconych zarobków. W tym przypadku zakład pracy wystawia zaświadczenie o utraconych zarobkach, obliczając miesięczne wynagrodzenie pracownika według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i dzieląc je przez współczynnik ekwiwalentu w danym roku kalendarzowym dla tego zatrudnionego. [przykład 5]

Raz na kwartał pracownik emeryt może złożyć w ZUS wniosek o podwyższenie emerytury. W tym celu musi przedłożyć zaświadczenie od pracodawcy o okresie swojej pracy na etacie. W zaświadczeniu wystarczy podać, od kiedy do kiedy pracował oraz czy w tym czasie przebywał na urlopie bezpłatnym lub na zwolnieniu lekarskim. [przykład 6]

Podstawa prawna

Art. 11¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Marta Nowakowicz-Jankowiak, ekspert ds. wynagrodzeń