Kasa fiskalna dla firmy sprzątającej. Czy w 2023 trzeba ją wymienić na online?

Do końca 2018 r. firmy świadczące usługi sprzątające (w zakresie usług porządkowych w budynkach i terenów zieleni) nie musiały stosować kasy fiskalnej. W praktyce oznaczało to, iż wykonywanie tego typu czynności nie musiało być rejestrowane za pomocą kasy, niezależnie od wysokości obrotu podatnika.

Przepisy te zmieniły się z dniem 1 stycznia 2019 r. a aktualnie są ujęte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej jako Rozporządzenie).

W związku z powyższym obecnie prawodawca nie przewiduje żadnych szczególnych zwolnień z ewidencjonowania kasy fiskalnej dla podatników, którzy świadczą usługi sprzątające.

Kto musi korzystać z kasy fiskalnej?

Nie każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.

Obowiązek ten został wskazany w art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT) zgodnie z którym podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zatem jedynie w przypadku, gdy firma sprzątająca będzie świadczyć usługi na rzecz podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych będzie zobowiązana do zakupu kasy fiskalnej oraz prawidłowego ewidencjonowania sprzedaży przy jej użyciu.

Jednakże w odniesieniu do powyższego należy pamiętać, iż obecnie obowiązujące Rozporządzenie stwarza

I tak, zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 oraz 2 Rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2023 r.:

• podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych , a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczyła,,

• podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2021 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, ;

Oznacza to, iż podmiot prowadzący działalność w zakresie usług sprzątających będzie miał możliwość zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych do dnia 31 grudnia 2023 r., jedynie w przypadku, gdy wartość tych usług w ciągu roku podatkowego nie przekroczy kwoty 20.000 zł.

Limit ten dla podmiotów prowadzących już działalność gospodarczą ustala się na podstawie wartości uzyskanych w poprzednim roku podatkowym. Natomiast w odniesieniu dla firm sprzątających, które dopiero rozpoczynają swoją działalność, jest to wartość sprzedaży przewidywanej przez podatnika proporcjonalnie do wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym.

Ponadto, przy ustalaniu limitu do zwolnienia podmiotowego należy pamiętać, iż zgodnie z § 3 ust. 5 Rozporządzenia do wartości sprzedaży nie uwzględnia się należnego podatku od towarów i usług. Zatem wartość sprzedaży 20.000 zł dotyczy sprzedaży usług w kwocie netto.

Obowiązek stosowania kas fiskalnych online

Pierwotnie obowiązek stosowania kas fiskalnych online miał dotyczyć wszystkich przedsiębiorców i obowiązywać od stycznia 2018 roku. Jednakże Ministerstwo Finansów ostatecznie rozłożyło obowiązek stosowania kas fiskalnych online w odniesieniu do poszczególnych branż w czasie i wyznaczyło okres przejściowy obowiązywania przepisów.

Zgodnie z art. 145a ust. 1 ustawy o VAT z zastrzeżeniem art. 145b, podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określonych w art. 111a ust. 3.

Ponadto zgodnie z ust. 7 przywołanego artykułu, potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących przez:

• kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii - są wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2022 r.;
• kasy rejestrujące z papierowym zapisem kopii - są wydawane na okres do dnia 31 sierpnia 2019 r.

Potwierdza to Ministerstwo Finansów, które szczegółowo wyjaśniło tę kwestię w odpowiedziach na najczęściej zadawane pytania dotyczące funkcjonowania kas online, opublikowanych na swojej stronie internetowej (https://www.podatki.gov.pl/vat/kasy-rejestrujace/faq-kasy-online/):

„W ustawie o VAT wprowadzono terminy,

Terminy te są następujące:

• dla kas z elektronicznym zapisem kopii – 31 grudnia 2022 r.;
• dla kas z papierowym zapisem kopii – 31 sierpnia 2019 r.

Oznacza to, że kasy starego typu będą mogły być wprowadzane przez producenta do obrotu na rynek tylko do wyznaczonych terminów. Kasy rejestrujące z elektronicznym i papierowym zapisem kopii będą stopniowo wycofywane z rynku w wyniku naturalnej wymiany starych urządzeń na nowe.

Wyjątek stanowią branże objęte obligatoryjną wymianą kas w terminach określonych ustawą, zgodnie z art. 145b ustawy o VAT, tj. m.in. sprzedaż paliw, świadczenie usług naprawy pojazdów, usługi gastronomiczne, sprzedaż węgla, usługi fryzjerskie.”

Po wejściu w życie ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (oczekuje na podpis Prezydenta), potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących przez kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii:

1. inne niż o zastosowaniu specjalnym – będą wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2022 r.,
2. o zastosowaniu specjalnym – będą wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2023 r.

Kasa fiskalna w firmie z usługą mycia i czyszczenia samochodów

Podkreślenia wymaga, iż w przypadku, gdy firma sprzątająca zajmuje się usługami mycia, czyszczenia samochodów i podobnymi usługami (PKWiU 45.20.30.0) to na podstawie § 4 ust. 1 pkt 2 lit. m Rozporządzenia od dnia 1 lutego 2023 r. nie będzie mogła skorzystać ze zwolnienia podmiotowego dot. limitu wartości sprzedaży 20.000 zł w roku podatkowym.

Ponadto należy wspomnieć, iż na podstawie § 1 pkt 27rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, usługi mycia i czyszczenia samochodów świadczone przez firmę sprzątającą, mogą być rejestrowane w ewidencji sprzedaży za pomocą kas mających postać oprogramowania.

W myśl art. 111 ust. 4 ustawy o VAT ulga na kasę fiskalną online jest obecnie dostępna jedynie dla tych podatników, którzy dopiero rozpoczynają ewidencjonowanie na kasie – są do tego zobligowani lub zdecydowali się na to dobrowolnie.

Zgodnie z przedmiotowym przepisem, podatnik ma prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Biorąc pod uwagę powyższe, w przypadku, gdy firma świadcząca usługi sprzątające, prowadzi już ewidencję sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej starego typu i zdecyduje się dobrowolnie na wymianę takiej kasy na kasę online, nie będzie jej przysługiwała wspomniana ulga.

Przedmiotowa kwestia została wyczerpująco wyjaśniona w Objaśnieniach podatkowych z 11.07.2019 r. w sprawie ulgi na zakup kas rejestrujących online (https://www.gov.pl/web/finanse/objasnienia-podatkowe-z-11-lipca-2019-r-ulga-na-zakup-kas-rejestrujacych-on-line):

,,(…)Przy czym z art. 111 ust. 4 ww. ustawy wynika, że uznaje się, iż kasa online została zakupiona w związku z powstaniem obowiązku i rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, jeżeli zakup nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji. (…)

Regulacja ta będzie miała zastosowanie również do podatników, u których nie powstał obowiązek, a którzy dobrowolnie rozpoczną prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas online i dotychczas nie stosowali kas rejestrujących (również kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) do prowadzenia ewidencji.”

Klaudia Źrebiec, Starszy konsultant podatkowy w Dziale podatków pośrednich, Taxeo Komorniczak i Wspólnicy Sp. k.

1. § 3 ust. 1 pkt 1 oraz 2, § 3 ust. 5, § 4 ust. 1 pkt 2 lit. m Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
2. 111 ust. 1, 111 ust. 4 pkt 1 oraz 2, art. 145a ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. 2022 poz. 931 ze zm.)
3. § 1 pkt 27Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.