Sprawozdania finansowe po 1 października 2018: Znakowanie czasem, czyli dlaczego warto trzymać się terminów

Nowelizacja ustawy o rachunkowości wprowadziła obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Nowe przepisy dotyczą podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie sporządzają sprawozdań zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, a także podatników PIT, prowadzących księgi rachunkowe, którzy są zobowiązani do sporządzania sprawozdań finansowych.

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W myśl art. 45 ust. 1g i 1h sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz w formacie pliku XML zgodnie z udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR będą sporządzane w formacie XML, wówczas gdy zostaną udostępnione w Biuletynie. Obowiązek opatrzenia tych dokumentów podpisem elektronicznym z automatycznym datowaniem wskaże faktyczną datę powstania sprawozdania.

Tradycyjne sprawozdanie finansowe w postaci drukowanej nie było odporne na podpisywanie sprawozdań z datą wsteczną. Łatwiej było w związku z tym skompletować wszystkie podpisy w terminie np. w przypadku losowej nieobecności jednego z sygnatariuszy. Sprawozdanie, które finalnie trafiało do sądu rejestrowego nie zawierało historii jego tworzenia. Liczył się jedynie efekt końcowy, czyli podpisane sprawozdanie finansowe ze wskazaniem daty podpisu. Od 1 października e-sprawozdanie finansowe opatrzone podpisem elektronicznym jest trwałym zapisem procesu jego powstania. Oznacza to, że można prześledzić cały proces tworzenia dokumentu, a podpis na sprawozdaniu z datą wsteczną nie jest możliwy. W związku z powyższym, na osobach decyzyjnych w firmie wywierana będzie dodatkowa presja związana z obowiązkiem zachowania ustawowych terminów.
Co do zasady, sprawozdanie finansowe musi zostać przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i podpisane do tego dnia. Podpisanie równoznaczne jest z podaniem daty podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy to przez wszystkich członków tego organu. Kierownik jednostki zobowiązanej do sporządzenia e-sprawozdania musi złożyć je we właściwym rejestrze sądowym za pośrednictwem portalu prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości w postaci elektronicznej. Ma na to 15 dni od momentu zatwierdzenia takiego sprawozdania.  Podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, a prowadzący księgi rachunkowe mają na złożenie e-sprawozdania (tym razem w urzędzie skarbowym) 10 dni od dnia jego zatwierdzenia.