Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że księgowość jest dziedziną, w której nie ma zbyt wiele miejsca na wielkie innowacje. Poziom wydajności jest już najwyższy w historii w porównaniu z czasami arkuszy kalkulacyjnych i ręcznego pisania, ponieważ praca została przeniesiona na komputery.

Rzeczywiście, praca księgowych stała się o wiele szybsza, ale sposób, w jaki planują pracę, mierzą czas spędzony na zadaniach i przygotowują dla menedżerów przegląd tego, co robią, często nadal są wykonywane w staromodny sposób.

Na przykład, często zdarza się, że księgowy robi notatki na karce papieru, potem wprowadza informacje do Excela i wysyła e-mailem sprawozdanie do szefa i klientów.

Ten proces nie tylko wydaje się czasochłonny i stresujący, ale rzeczywiście taki jest. Co gorsza, praca w takich warunkach często jest postrzegana jako jedyne rozwiązanie, a wewnętrzny dyskomfort ma być rozwiązywany za pomocą większego wysiłku.

Na szczęście są też osoby, które szukają rozwiązania problemu: pięć lat temu kilku znajomych, którzy byli księgowymi lub szefami biur księgowych, poskarżyło się Rainowi i Jaanusowi na procesy zarządzania w ich pracy i poprosiło o narzędzie, które rozwiązałoby ich problemy i pozwoliło skupić się na głównych zadaniach.

Rozmowy te położyły podwaliny pod rozwój Uku – oprogramowania internetowego, które pomaga firmom księgowym w bardziej efektywnej organizacji pracy i zwiększaniu rentowności.

Usprawnienie procesu pracy księgowych

“Uku to program do zarządzania zyskami i jakością dla agencji usługowych i firm księgowych. Kiedy pierwszy raz słyszy się o Uku, często myśli się, że to program księgowy, ale tak nie jest” – wyjaśnia Jaanus.

Rain i Jaanus podkreślają, że Uku nie jest klasycznym start-upem, ponieważ nie zaangażowali się w zagraniczne inwestycje i nie szukali dopiero problemu do rozwiązania, a skupili się na bardzo konkretnym, istniejącym już problemie. “Uku narodziło się z prawdziwych potrzeb naszych klientów i zostało opracowane wspólnie z menedżerami i specjalistami w celu rozwiązania kłopotliwych codziennych problemów u podstaw” – podkreśla Rain.

Jednocześnie, Jaanus przyznaje, że obecnie nawet firmy taksówkarskie są atrakcyjniejszą dziedziną niż zarządzanie procesem pracy i zyskami: “Zabraliśmy się za bardzo nieatrakcyjną dziedzinę, ale w rzeczywistości to właśnie tam leżą najważniejsze problemy związane z zarządzaniem biznesem i procesami. Księgowi są bardzo ważni w każdej firmie, ale do tej pory nikt nie myślał o nich pod tym kątem.”

Pierwsze doświadczenia i wymierne korzyści dla klientów

“Rynek powitał Uku o wiele lepiej niż się spodziewaliśmy - już w trakcie testowania wersji beta otrzymaliśmy telefony z Estonii i zagranicy od osób zainteresowanych programem. Dzisiaj wiele biur przestało nawet pracować nad własnymi oprogramowaniami. Zamiast tego biura zaczęły korzystać z Uku, ponieważ Uku ma więcej funkcji i jest bardziej przyjazne użytkownikowi. Klienci cenią również to, że Uku zostało stworzone specjalnie dla księgowych. Dlatego jest o wiele przydatniejsze niż uniwersalne narzędzia, których używali np. do mierzenia czasu” - mówi Rain.

Jakie korzyści odniosą klienci korzystając z Uku?

Próbując podsumować wszystko, co zostało powiedziane, można powiedzieć o Uku tak: to oprogramowanie pomaga księgowym systematycznie planować zadania według potrzeb klientów, aby wszystkie zadania były wykonywane na czas. Ponadto można łatwo śledzić każdą minutę pracy w programie i dowiedzieć się, co pochłania najwięcej czasu.

Dzięki temu menedżerowie zawsze mają wgląd w status zadań, klienci wiedzą, za co płacą, a księgowi są mniej zestresowani podczas planowania zadań. Ponadto, klienci szybko dowiadują się, jak efektywniej wykorzystać czas pracy i zwiększyć ogólną wydajność oraz rentowność firmy.

Dalsze plany

“Naszym największym celem jest uczynienie z Uku inteligentnego asystenta księgowego, na którego zawsze można liczyć i który jest mądrym pomocnikiem na uboczu” – Rain przedstawia dalsze plany. “Tak jak Apple stworzyło Siri, a Google stworzyło swojego Asystenta, tak my rozwijamy Uku, najlepszego przyjaciela księgowych” – dodaje Jaanus.

Prawdziwe wyzwania, które Uku pomogło rozwiązać

Baltic Assist z Wilna

Firma: Baltic Assist ma ponad 100 pracowników i oferuje wysokiej jakości rozwiązania w zakresie zatrudnienia redukujące koszty firmom różnej wielkości w całym regionie.

Problem: firma nie miała dobrego rozwiązania do planowania i harmonogramowania pracy, a także wygodnego eksportowania danych śledzonych w czasie.

Rozwiązanie: Uku pomaga w planowaniu zadań, śledzeniu czasu, eksportowaniu danych i dostarcza szczegółowe faktury.

Firma Baltic Assist wybrała Uku głównie ze względu na możliwość wygodnego śledzenia czasu spędzonego na różnych zadaniach. Przed Uku firma nie miała dobrego rozwiązania do planowania i harmonogramowania pracy, a także wygodnego eksportowania danych śledzonych w czasie.

Założyciel i dyrektor generalny Baltic Assist Andzej Rynkevic dodaje, że są bardzo zadowoleni z Uku: “W miarę rozwoju naszego działu usług finansowych stale szukaliśmy oprogramowania do zarządzania obciążeniem pracą, które byłoby intuicyjne w obsłudze i zapewniało oszczędne działanie naszych procesów. W przeciwieństwie do innych programów, Uku to idealne rozwiązanie dla firm świadczących usługi finansowe.”

Kristupas Binkys, kierownik zespołu księgowego Baltic Assist, mówi, że przeszkolenie ich zespołu z korzystania z Uku przebiegło sprawnie i wszyscy bez problemu przystosowali się do nowego oprogramowania. “Właściwie spodziewaliśmy się więcej problemów, ale zmiana przeszła prawie niezauważona” - żartuje Kristupas.

Kristupas zauważa, że ​​zespół Uku był sprawny i bardzo szybko reagował: “Praca z Uku jest przyjemnością – szybko reagują i oferują adaptacje oraz aktualizacje, aby dopasować się do naszych potrzeb. Inni dostawcy oprogramowania mają znacznie wolniejsze cykle rozwoju. Zespół Uku nie tylko oferuje usługę – naprawdę chce rozwiązać problem.”

Chcesz dowiedzieć się więcej o cyfryzacji księgowości?

Zarejestruj się na darmowe webinarium “Jak zdigitalizować swoje biuro rachunkowe i zwiększyć zyski o 21,7%”.