Mniej klikania, mniej przepisywania, mniej błędów – tak w skrócie można opisać filozofię, jaka przyświeca twórcom nowej wersji Systemu Obsługi Dofinansowań i Refundacji. SODiR 3.0 nie jest tylko odświeżeniem interfejsu – to próba realnego odciążenia użytkowników od żmudnych, powtarzalnych czynności, które od lat towarzyszą składaniu wniosków o dofinansowania i refundacje z PFRON.
Jak nowy system PFRON ma zaoszczędzić czas użytkowników? Co daje SODiR 3.0?
Przez ponad dwie dekady system SODiR 2.0 wspierał pracodawców, przedsiębiorców i inne podmioty korzystające ze wsparcia PFRON. Uruchomiony w 2004 roku, był na bieżąco rozwijany, ale z czasem stało się jasne, że potrzebne jest coś więcej niż kolejna aktualizacja – konieczna okazała się budowa systemu od podstaw. Tak powstał SODiR 3.0. Choć nowa wersja systemu ma być bardziej nowoczesna i intuicyjna wizualnie, to najważniejsza zmiana rozgrywa się poza ekranem użytkownika. Chodzi o to, czego nie trzeba już będzie robić ręcznie. Twórcy SODiR 3.0 postawili na trzy filary automatyzacji:
- ograniczenie ręcznego przepisywania danych,
- wykorzystanie informacji, które już istnieją w systemach publicznych,
- szybszą weryfikację poprawności składanych dokumentów.
Efekt? Użytkownik ma poświęcać mniej czasu na czynności techniczne, a więcej – na merytoryczną obsługę swojej sprawy.
Dane wpisane raz nie znikają w próżni
Jednym z największych „pożeraczy czasu” przy obsłudze wniosków jest konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. Problem ten dotyka szczególnie podmiotów, które regularnie składają dokumenty i za każdym razem operują na podobnym zestawie informacji. SODiR 3.0 ma to zmienić dzięki integracji z rejestrami publicznymi – w tym z KRUS, PESEL, REGON, TERYT oraz CEIDG. Jeśli danej informacji nie da się pobrać bezpośrednio z rejestru, system sięgnie po dane z wcześniej złożonych wniosków użytkownika. Zasada jest prosta: jeśli system już zna daną informację, nie powinien pytać o nią ponownie. To pozornie drobna zmiana, ale przy regularnym składaniu wniosków może realnie ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności.
Jak nowy system PFRON ma zaoszczędzić czas użytkowników i co daje SODiR 3.0? Mniej ręcznej pracy to także mniej błędów
Każde ręczne wpisanie danych niesie ze sobą ryzyko pomyłki – literówki, błędnej liczby, pominiętego pola czy nieaktualnej informacji. Skutkiem bywa konieczność korekty, dodatkowych wyjaśnień lub odpowiedzi na wezwanie urzędu.
Ważne
SODiR 3.0 ma wychwytywać nieprawidłowości znacznie wcześniej – już na etapie wprowadzania danych, a nie dopiero po wysłaniu dokumentu. System będzie na bieżąco weryfikował informacje i wskazywał źródło potencjalnego problemu, zanim użytkownik zdąży złożyć wniosek.
Automatyzacja nie oznacza, że odpowiedzialność za poprawność dokumentów przechodzi na system. Użytkownik nadal zatwierdza dane i odpowiada za ich prawidłowość. Różnica polega na tym, że SODiR 3.0 ma pełnić funkcję dodatkowej kontroli – pomagać wykonać te same zadania szybciej i z mniejszym ryzykiem pomyłki. Dla osoby składającej pojedynczy wniosek oszczędność kilku kliknięć może wydawać się kosmetyczna. Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w przypadku pracodawcy zatrudniającego wiele osób z niepełnosprawnościami czy biura rachunkowego obsługującego dziesiątki klientów. Gdy tę samą czynność trzeba powtórzyć kilkadziesiąt lub kilkaset razy, nawet niewielka automatyzacja zaczyna mieć realną wartość. W praktyce oznacza to:
- mniej pól do uzupełnienia,
- mniej kopiowania danych między dokumentami,
- mniej czasu na sprawdzanie aktualności informacji,
- mniejsze ryzyko pomyłek,
- mniej korekt i korespondencji wyjaśniającej,
- mniej czasu poświęconego na analizę wezwań wynikających z błędów.
SODiR 3.0 to nie tylko nowy interfejs, ale przede wszystkim zmiana filozofii działania systemu – z narzędzia wymagającego dużego zaangażowania użytkownika w stronę rozwiązania, które część pracy wykonuje samodzielnie. Integracja z rejestrami publicznymi (KRUS, PESEL, REGON, TERYT, CEIDG), automatyczne wykorzystywanie danych z wcześniejszych wniosków oraz bieżąca weryfikacja poprawności informacji mają ograniczyć ręczne wprowadzanie danych, zmniejszyć liczbę błędów i skrócić czas potrzebny na obsługę spraw w PFRON. Największe korzyści odczują podmioty obsługujące wiele wniosków jednocześnie – duzi pracodawcy i biura rachunkowe – ale usprawnienia mają ułatwić pracę wszystkim użytkownikom systemu. Cel jest jasny: technologia ma odciążać, a nie dokładać nowych obowiązków. Zamiast poświęcać czas na czynności techniczne, użytkownik będzie mógł skupić się na merytorycznej obsłudze swojej sprawy – i to właśnie ma być największa zmiana, jaką przyniesie SODiR 3.0.
Źródło: PFRON
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu