Bezpieczeństwo umów online a Kodeks cywilny. Sprawdź, kiedy Twoje „OK” na czacie jest wiążące

W tym artykule wyjaśniamy, jak bezpieczeństwo umów online reguluje Kodeks cywilny oraz kiedy ustalenia online są wiążące prawnie. Dowiesz się, czym jest forma dokumentowa i dlaczego warto dbać o rzetelne archiwizowanie historii rozmów z klientami, aby uniknąć problemów z egzekwowaniem swoich praw.

Czym jest oświadczenie woli?

W pierwszej kolejności wyjaśnić należy czym jest oświadczenie woli. Zgodnie z przepisem art. 60 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny 

Z powyższego przepisu wynikają trzy kluczowe zasady dotyczące oświadczenia woli:

1. Swoboda formy 

Oświadczenie woli może być złożone w dowolnej formie, o ile ustawa nie wprowadza szczególnego wymogu (np. formy pisemnej, aktu notarialnego). Nie trzeba więc zawsze zachowywać żadnej oficjalnej formy, co oznacza, że można oświadczenie woli złożyć w formie pisemnej, ustnej, elektronicznej i poprzez tzw. czynności konkludentne, czyli czynności dorozumiane.

2. Dopuszczalność dorozumianego wyrażenia woli

Wola może być wyrażona przez każde zachowanie, które w sposób dostateczny ją ujawnia - nie tylko słownie czy pisemnie, ale także przez czynności dorozumiane, np.:

• wydanie towaru i jego przyjęcie bez zastrzeżeń - oznacza akceptację warunków sprzedaży, 
• rozpoczęcie wykonywania zlecenia po otrzymaniu oferty - traktowane jako jej przyjęcie, 
• przedłużenie korzystania z usługi po upływie okresu umownego (np. abonamentu) - wskazuje na wolę kontynuacji stosunku prawnego, 
• odbiór dzieła i brak zastrzeżeń - co do zasady potwierdza jego przyjęcie, 
• wpłata zaliczki lub zadatku - sygnalizuje zamiar zawarcia umowy, 
• zajęcie miejsca w restauracji i złożenie zamówienia - prowadzi do zawarcia umowy o świadczenie usług gastronomicznych.

3. Dopuszczalność formy elektronicznej

Przepis art. 60 Kodeksu cywilnego wprost potwierdza, że oświadczenie woli może być złożone również w formie elektronicznej i podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jak można złożyć oświadczenie woli? 

Oświadczenie woli może być co do zasady złożone w dowolnej formie, jednak skutki prawne jego złożenia zależą od tego, czy spełniono wymagania formy przewidzianej przez ustawę lub formę zastrzeżoną przez strony.

W praktyce oznacza to, że:

• forma dokumentowa zapewnia podstawową skuteczność oświadczenia woli, 
• forma pisemna wymaga złożenia własnoręcznego podpisu, 
• forma elektroniczna z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest równoważna formie pisemnej. 

Zastosowanie form elektronicznych znacząco upraszcza obrót prawny, w szczególności w relacjach  gospodarczych, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej skuteczności prawnej czynności.

1. Forma pisemna

Forma pisemna czynności prawnej: 

• została określona w art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego, a dla jej zachowania konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli;
• podpis stanowi element istotny tej formy;
• może zostać również zachowana w drodze wymiany dokumentów podpisanych przez strony, jeżeli każdy z dokumentów obejmuje oświadczenie woli jednej ze stron i został przez nią podpisany;
• brak podpisu oznacza niespełnienie wymogów formy pisemnej, co w przypadku zastrzeżenia jej pod rygorem nieważności skutkuje nieważnością czynności prawnej.

2. Forma dokumentowa

Forma dokumentowa czynności prawnej: 

• została uregulowana w art. 77² i 77³ Kodeksu cywilnego;
• do zachowania formy dokumentowej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, rozumianego jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, w sposób pozwalający na ustalenie osoby składającej oświadczenie;
• dla zachowania tej formy nie jest wymagany podpis ani kwalifikowany podpis elektroniczny;
• w praktyce formę dokumentową mogą spełniać w szczególności:

• wiadomości e-mail, 
• SMS, 
• komunikatory internetowe, np. Messenger
• nagrania audio oraz inne utrwalone komunikaty. 

• forma dokumentowa stanowi zatem minimalny standard formalny, którego istotą jest możliwość identyfikacji autora oświadczenia oraz utrwalenie jego treści.

3. Forma elektroniczna

Forma elektroniczna czynności prawnej: 

• została uregulowana w art. 78¹ Kodeksu cywilnego;
• zgodnie z tym przepisem, do zachowania formy elektronicznej czynności prawnej konieczne jest:

• złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej oraz 
• opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

• oświadczenie woli złożone w tej formie jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, co oznacza, że kwalifikowany podpis elektroniczny zastępuje podpis własnoręczny i pozwala zachować wszystkie skutki prawne formy pisemnej;
• należy przy tym odróżnić:

• oświadczenia woli składane w postaci elektronicznej bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego (np. e-mail, SMS), które mogą co najwyżej spełniać wymogi formy dokumentowej, 
• od oświadczeń opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, które spełniają wymogi formy elektronicznej i są równoważne formie pisemnej. 

Czy można zawrzeć umowę przez Internet?

Na pytanie czy można zawrzeć umowę przez Internet, odpowiedź brzmi tak! Obowiązujące przepisy prawa cywilnego nie uzależniają co do zasady skuteczności zawarcia umowy od zachowania określonej formy, co oznacza, że dopuszczalne jest także jej zawarcie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Umowa zawarta przez Internet jest w pełni dopuszczalna i co do zasady tak samo wiążąca jak umowa zawarta w formie tradycyjnej. Wynika to z zasady swobody formy oświadczenia woli przewidzianej w art. 60 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym oświadczenie woli może być wyrażone przez każde zachowanie ujawniające wolę w sposób dostateczny, w tym również w postaci elektronicznej.

W praktyce oznacza to, że umowa może zostać skutecznie zawarta m.in. poprzez:

• wiadomości e-mail, 
• komunikatory internetowe (np. Messenger, WhatsApp, Instagram), 
• formularze na stronach internetowych, 
• kliknięcie przycisku „OK”, „zamawiam” lub „akceptuję warunki”. 

Kluczowe znaczenie ma nie forma, lecz to, czy strony złożyły zgodne oświadczenia woli oraz czy możliwe jest ustalenie ich treści i autorstwa.

Czy odpowiedź „OK” na Messengerze to skuteczne zawarcie umowy?

W literaturze przedmiotu wskazuje się, że W  (por. P. Nazaruk [w:] B. Bajor i in., , Gdańsk 2024, art. 60).

Oznacza to, że nawet zwięzła odpowiedź w komunikatorze internetowym może prowadzić do skutecznego zawarcia umowy, o ile w kontekście całej komunikacji nie budzi wątpliwości co do zamiaru jej zawarcia.

Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby umowa zawarta przez Internet była ważna?

Dla skuteczności umowy zawartej przez Internet kluczowe znaczenie ma:

• złożenie zgodnych oświadczeń woli przez strony, 
• możliwość ustalenia treści ustaleń, 
• możliwość identyfikacji osoby składającej oświadczenie. 

Umowa przez Messenger, WhatsApp i Instagram – czy ustalenia na czacie są wiążące?

W praktyce obrotu coraz częściej dochodzi do zawierania ustaleń za pośrednictwem komunikatorów takich jak Messenger, WhatsApp czy Instagram. Strony potwierdzają warunki współpracy, akceptują oferty lub uzgadniają kluczowe elementy transakcji w kilku wiadomościach. Z prawnego punktu widzenia takie ustalenia mogą prowadzić do skutecznego zawarcia umowy.

Decydujące znaczenie ma bowiem nie forma komunikacji, lecz to, czy doszło do złożenia zgodnych oświadczeń woli. Jeżeli z rozmowy jasno wynika:

• kto jest stroną umowy, 
• jaki jest jej przedmiot, 
• jaka jest cena lub sposób jej ustalenia, 

to należy przyjąć, że umowa została zawarta - nawet jeśli nastąpiło to wyłącznie w wiadomościach na komunikatorze.

W praktyce oznacza to, że odpowiedź typu „OK”, „zgoda” czy „działamy” - jeżeli stanowi akceptację konkretnej oferty – może być traktowana jako jej przyjęcie, a tym samym prowadzić do powstania wiążącego zobowiązania.

Na co warto uważać? Choć umowy zawierane przez komunikatory są co do zasady ważne, istotne są dwa ograniczenia:

• w przypadku umów wymagających formy szczególnej (np. aktu notarialnego lub formy pisemnej pod rygorem nieważności) taka forma komunikacji nie będzie wystarczająca, 
• w razie sporu kluczowe znaczenie będzie miało udowodnienie treści ustaleń oraz ich autora. 

Ustalenia na Messengerze, WhatsAppie czy Instagramie mogą być w pełni wiążące prawnie, dlatego warto traktować je z taką samą ostrożnością jak tradycyjne umowy.

Zawarcie umowy przez telefon - czy rozmowa bez podpisu ma moc prawną?

W praktyce obrotu często dochodzi do sytuacji, w których strony uzgadniają warunki współpracy w trakcie rozmowy telefonicznej - ustalają cenę, zakres świadczenia czy termin realizacji, a następnie uznają takie ustalenia za wiążące.  Zatem czy ustalenia telefonicznie wiążą strony? 

Przede wszystkim odnieść należy się do powszechnie znanej zasady swobody umów wyrażonej w art. 353¹ Kodeksu cywilnego, strony mogą kształtować stosunek prawny według własnego uznania, o ile jego treść lub cel nie sprzeciwiają się ustawie, właściwości stosunku ani zasadom współżycia społecznego. Obejmuje to również swobodę wyboru formy zawarcia umowy, co w praktyce oznacza, że co do zasady dopuszczalne jest zawarcie umowy w formie ustnej. 

Umowa ustna co do zasady jest ważna i wiążąca prawnie, a jej skuteczność wynika z zasady swobody umów, jednak ograniczeniem są przepisy przewidujące szczególną formę czynności prawnej. W praktyce oznacza to, że brak pisemnej umowy nie wyłącza możliwości powstania zobowiązania, o ile strony osiągnęły porozumienie co do jego istotnych elementów. Umowa telefoniczna jest w istocie umową ustną i co do zasady wywołuje pełne skutki prawne, o ile spełnia ogólne warunki zawarcia umowy i nie została zastrzeżona forma szczególna.

Umowa telefoniczna - czy jest ważna?

Umowa zawarta przez telefon jest co do zasady ważna i wiążąca, jeżeli:

• strony w sposób jednoznaczny uzgodniły istotne elementy umowy (np. przedmiot, cenę, termin), 
• doszło do zgodnych oświadczeń woli, 
• prawo nie wymaga dla danej umowy szczególnej formy (np. aktu notarialnego lub formy pisemnej pod rygorem nieważności). 

Czym różni się umowa telefoniczna od pisemnej?

• brak dokumentu - trudniej udowodnić treść ustaleń, 
• brak podpisu - identyfikacja stron opiera się na kontekście rozmowy, 
• większe znaczenie dowodowe nagrań lub świadków. 

Sama forma nie wpływa jednak na ważność umowy - kluczowe jest porozumienie stron.

Kiedy umowa telefoniczna nie wystarczy?

Umowa zawarta przez telefon będzie nieważna, jeśli:

• wymagana jest forma pisemna (np. przeniesienie praw autorskich), 
• wymagana jest forma aktu notarialnego (np. sprzedaż nieruchomości), 
• ustawa zastrzega szczególną formę pod rygorem nieważności.

Najważniejsze wnioski - czy umowa online jest ważna?

• Zasada swobody formy - Większość umów w Polsce nie wymaga formy pisemnej, by być wiążącymi.
• Forma dokumentowa - Wiadomości e-mail, SMS czy Messenger są uznawane za formę dokumentową (art. 77² KC).
• Oświadczenie woli - Słowo „tak”, „zgoda” lub „działamy” wysłane na czacie może być uznane za skuteczne zawarcie umowy.
• Wyjątki - Sprzedaż nieruchomości czy leasing wymagają formy szczególnej (np. aktu notarialnego) i nie można ich zawrzeć przez Messenger.
• Wartość dowodowa - Screenshoty z rozmów są dopuszczalnym dowodem w postępowaniu sądowym.

Podsumowanie

Zarówno ustalenia dokonane przez Messenger, jak i telefoniczne mogą być wiążące dla klienta, jeżeli spełniają warunki skutecznego złożenia oświadczeń woli, tj. strony osiągnęły porozumienie co do istotnych elementów umowy (essentialia negotii), a ich wola została w sposób jednoznaczny uzewnętrzniona. Co do zasady nie jest wymagana forma pisemna, aby umowa była ważna, jednak wyjątek stanowią sytuacje, w których przepisy przewidują formę szczególną (np. akt notarialny lub forma pisemna pod rygorem nieważności). W pozostałych przypadkach ustalenia poczynione w rozmowie telefonicznej czy w wiadomościach mogą skutecznie prowadzić do powstania wiążącego zobowiązania, dlatego należy traktować je z taką samą ostrożnością jak klasyczne umowy pisemne.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Czy umowa na Messengerze jest ważna? 

Tak, umowa zawarta przez Messenger jest co do zasady wiążąca. Większość czynności prawnych w polskim prawie nie wymaga formy pisemnej, a wymiana wiadomości tekstowych spełnia wymogi formy dokumentowej. Jeśli strony uzgodniły istotne warunki (np. przedmiot zlecenia i cenę), umowa zostaje zawarta w momencie akceptacji oferty na czacie.

Czy SMS to umowa? 

Tak, wiadomość SMS jest uznawana za formę dokumentową - podobnie jak w przypadku e-maili czy komunikatorów, treść SMS-a pozwala na ustalenie osoby składającej oświadczenie woli oraz zapoznanie się z jego treścią, co jest wystarczające do powstania wiążącego zobowiązania.

Czy screenshot (zrzut ekranu) z komunikatora jest dowodem w sądzie? 

Tak, niewątpliwie zrzuty ekranu stanowią dowód z "innego nośnika informacji" i są powszechnie akceptowane przez sądy w sprawach cywilnych oraz gospodarczych. Pozwalają one wykazać, że doszło do złożenia oświadczenia woli, o ile nie budzą wątpliwości co do ich autentyczności i pozwalają na identyfikację rozmówców.

Jakich umów nie można zawrzeć przez telefon lub komunikator? 

Przez telefon lub Messenger nie zawrzemy skutecznie umów, dla których prawo przewiduje rygor nieważności w formie szczególnej. Należą do nich m.in.:

• sprzedaż nieruchomości (wymaga aktu notarialnego),
• przeniesienie autorskich praw majątkowych (wymaga formy pisemnej),
• umowa leasingu (wymaga formy pisemnej),
• udzielenie poręczenia (wymaga formy pisemnej dla oświadczenia poręczyciela),
• umowa o pracę (powinna być zawarta na piśmie).