Czas pracy w 2025 roku. 2000 godzin w 250 dni

Wymiar czasu pracy, określany także jako nominał (nominalny czas pracy), to liczba godzin, którą pracownik powinien przepracować w skali przyjętego przez pracodawcę okresu rozliczeniowego. Zależy on więc realnie od długości okresu rozliczeniowego przyjętego dla danych pracowników, a więc nie ustala się go dla poszczególnych miesięcy kalendarzowych. Inny niż miesięczny okres rozliczeniowy oznacza oderwanie wymiaru od liczby godzin do przepracowania w danym miesiącu, co pozwala na planowanie nierównomiernych rozkładów czasu pracy. W art. 130 kodeksu pracy (dalej: k.p.) ustalono algorytm obliczania wymiaru czasu pracy dla pracowników zatrudnionych na pełen etat. Zgodnie z tym przepisem zawsze najpierw ustalamy wymiar dla całego etatu w danym okresie rozliczeniowym, a dopiero potem go obniżamy proporcjonalnie dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Wymiar czasu pracy jest pochodną dwóch wielkości: normy tygodniowej i dobowej czasu pracy. Podstawowe ich długości wynoszą 40 i 8 godzin. Przy czym pracowników niepełnosprawnych oraz zatrudnionych w podmiotach leczniczych mogą obowiązywać krótsze normy czasu pracy.

Choć wymiar czasu pracy obliczamy co do zasady dla okresów rozliczeniowych, a nie dla poszczególnych miesięcy, to w praktyce suma wymiarów miesięcznych musi dawać taki sam wynik, jak wymiar ustalony np. dla trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego. W ten sposób można więc szybko sprawdzić, czy nie doszło do popełnienia błędu w wyliczeniach przy dłuższych okresach rozliczeniowych.

Obliczanie wymiaru

Obliczając wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika w ramach przyjętego okresu rozliczeniowego (art. 130 par. 1 k.p.):

• ustalamy liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego (liczonych po siedem dni od pierwszego dnia w okresie, a nie tygodni kalendarzowych) i mnożymy ją przez tygodniową normę czasu pracy, czyli 40 godzin (ze wskazanymi poniżej wyjątkami dotyczącymi pracowników niepełnosprawnych i zatrudnionych w podmiotach leczniczych);
• ustalamy liczbę dni wystających poza pełne tygodnie, czyli pozostałych w przedziale czasu od ich zakończenia do końca okresu rozliczeniowego, ale bierzemy pod uwagę tylko dni robocze przypadające od poniedziałku do piątku, i mnożymy ją przez normę dobową wynoszącą 8 godzin (lub krótszą obwiązującą danego pracownika);
• sumujemy obydwa wyniki.

Ze względu na inny układ tygodni i weekendów wymiar czasu pracy będzie się różnić dla poszczególnych okresów rozliczeniowych, co oznacza konieczność jego odrębnego ustalania dla każdego z nich.

Wpływ świąt

Przedstawiony powyżej sposób obliczenia wymiaru czasu pracy jest wystarczający dla okresów rozliczeniowych, w trakcie których nie wypadają święta. W okresach, w których święta przypadną w inny dzień niż niedziela, trzeba je uwzględnić przy ustalaniu wymiaru czasu pracy, zmniejszając go dodatkowo o 8 godzin z tytułu każdego ze świąt (art. 130 par. 2 k.p.). Neutralne z punktu widzenia wymiaru czasu pracy są tylko święta przypadające w niedziele, gdyż te nie wpływają na wymiar czasu pracy. W 2025 r. nie ma jednak takiej sytuacji, gdyż wszystkie święta ruchome przypadają w inne dni tygodnia niż niedziela, co jest korzystne dla pracowników.

Wymiar czasu pracy obniżają też święta przypadające w terminach dni wolnych od pracy wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Dotyczy to świąt przypadających w soboty, które nadal w wielu branżach są dniem wolnym od pracy. Wystąpienie dnia świątecznego w sobotę zwiększa pulę dni wolnych od pracy, gdyż sobota powinna być wówczas policzona dwukrotnie, czyli jako święto oraz jako dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. To w praktyce zmusza pracodawców do wyznaczenia załodze innego dnia wolnego od pracy w trakcie takiego okresu rozliczeniowego. Taka wykładnia jest efektem wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2 października 2012 r. (sygn. akt K 27/11, Dz.U. z 2012 r. poz. 1110) stwierdzającego sprzeczność art. 130 par. 2[1]k.p. z konstytucją w zakresie, w jakim dopuszczał on różnicowanie sytuacji pracowników dotyczącej czasu pracy w oparciu o stosowane rozkłady czasu pracy. W 2025 r. będziemy mieli do czynienia aż z dwiema takimi sytuacjami, gdyż w sobotę przypadną 3 maja oraz 1 listopada. Zatem w okresach rozliczeniowych obejmujących te miesiące pracodawcy będą musieli wyznaczyć dni wolne od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w innym terminie, aby zapewnić pracownikowi właściwą liczbę dni wolnych. Biorąc pod uwagę układ kalendarza w maju, w wielu firmach będzie to 2 maja, dzięki czemu pracownicy zyskają długi weekend, a w listopadzie z tego samego powodu będzie to często poniedziałek, 10 listopada.

Tydzień pracowniczy inny niż kalendarzowy

Pierwszym krokiem przy obliczaniu wymiaru czasu pracy jest ustalenie liczby pełnych tygodni przypadających w trakcie okresu rozliczeniowego. Tygodnie w kodeksie pracy nie są jednak liczone kalendarzowo, gdyż przyjęto ich inną definicję. Mianowicie tydzień pracowniczy to okres, który obejmuje siedem kolejnych dni kalendarzowych, licząc od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 par. 3 pkt 2 k.p.).

Ważne! W przypadku miesięcznego okresu rozliczeniowego obejmującego np. czerwiec 2025 r. każdy tydzień będzie się rozpoczynał w niedzielę, natomiast kończył w sobotę. Z kolei w styczniu 2025 r. tygodnie będą trwały od środy do wtorku.

W efekcie w miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadają zawsze cztery pełne tygodnie, trwające od 1. do 28. dnia każdego miesiąca. Obliczenie wymiaru dla miesięcznego okresu rozliczeniowego będzie więc wymagało ustalenia, czy w danym miesiącu występują dni przypadające od poniedziałku do piątku, które nie mieszczą się w pełnych tygodniach, a więc przypadają w okresie od 29. do 31. dnia, oraz czy nie występują w jego ramach święta przypadające w innym dniu niż niedziela. Pierwsza okoliczność wpłynie bowiem na podwyższenie wymiaru, druga z kolei spowoduje jego obniżenie. [przykład 1]

Przykład 1

• pomnożyć 4 tygodnie przez 40 godzin, co daje 160 godzin;
• za 29 i 30 listopada (sobota i niedziela) nie doliczać nic do wymiaru, gdyż nie są to dni robocze;
• z tytułu świąt odjąć 16 godzin, 8 godzin za święto 1 listopada, które przypada w sobotę, oraz 8 godzin za święto 11 listopada, które wypadnie we wtorek.W efekcie wymiar czasu pracy w listopadzie 2025 r. będzie wynosił tylko 144 godziny, co oznacza tylko 18 dni roboczych.

W przypadku dłuższych niż miesięczny okresów rozliczeniowych liczba tygodni nie jest stała. W trzymiesięcznych okresach może wynosić albo 12, albo 13 tygodni, zaś w sześciomiesięcznych okresach rozliczeniowych może to być 25 lub 26 tygodni. Stałą liczbę tygodni mają jednak okresy rozliczeniowe trwające cztery miesiące – 17 tygodni.

Okres rozliczeniowy od 1 do 12 miesięcy

Wymiar czasu pracy ustalamy na okres rozliczeniowy, a więc jego długość będzie jednym ze wskaźników wpływających także na liczbę godzin możliwych do przepracowania przez załogę. Mimo możliwości wydłużania okresów rozliczeniowych w wielu firmach ciągle obowiązują jednomiesięczne okresy, gdyż są najprostsze w obsłudze kadrowej. Tym bardziej że taki okres rozliczeniowy może być stosowany we wszystkich systemach czasu pracy, z wyjątkiem pracy w ruchu ciągłym, w którym przewidziano jedynie czterotygodniowy okres rozliczeniowy. [tabela 1]

W 2025 r. wymiar roczny czasu pracy wyniesie tylko 2000 godzin i będzie on o 8 godzin krótszy niż w obecnym roku kalendarzowym. Najczęstszymi wymiarami miesięcznymi będą 160 oraz 168 godzin, gdyż każdy z tych wymiarów dotyczy aż czterech miesięcy w roku. Po raz pierwszy od 11 lat pojawi się także wymiar czasu pracy wynoszący jedynie 144 godziny.

Pracodawcy, którym zależy na bardziej elastycznym zarządzaniu czasem pracy, mogą wprowadzić w swoich regulaminach pracy (układach zbiorowych, obwieszczeniach) dłuższe, np. dwu-, trzy- i czteromiesięczne okresy rozliczeniowe. W przypadku potrzeby wydłużenia okresu rozliczeniowego jeszcze bardziej konieczne już będzie zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielami załogi. Okresy wydłużane powyżej czterech miesięcy, a maksymalnie do 12 miesięcy bowiem wymagają takich dodatkowych uzgodnień. Przy czym uzasadnieniem do ich wprowadzenia będą przyczyny obiektywne, techniczne lub dotyczące organizacji pracy (art. 129 par. 3 k.p.). W praktyce największą popularnością cieszą się jednak trzy- lub czteromiesięczne okresy rozliczeniowe. Wynika to m.in. z tego, że trzymiesięczny okres rozliczeniowy w szczególnie uzasadnionych przypadkach może być stosowany łącznie z równoważnym czasem pracy (art. 135 par. 2 k.p.). [przykład 2, tabela 2]

Przykład 2

• pomnożyć 12 pełnych tygodni (przypadających od 1 stycznia do 25 marca) przez 40 godzin, co daje 480 godzin;
• do uzyskanego wyniku dodać 4 dni wystające poza pełne tygodnie pomnożone przez 8 godzin (dni od 26 do 28 oraz 31 marca, które przypadają od poniedziałku do piątku, pomijamy weekend 29–30 marca), co daje 512 godzin;
• odjąć 8 godzin za dwa święta przypadające w innym dniu niż niedziela, czyli Nowy Rok, który przypada w środę, oraz Święto Trzech Króli przypadające w poniedziałek, obniżając tym samym wymiar do 496 godzin.

W 2025 r. wymiary pomiędzy poszczególnymi kwartałami wahają się znacząco, gdyż od 488 godzin do 520 godzin, przy czym czas pracy w I i IV kwartale wynosi tyle samo, czyli 496 godzin.

Następny w kolejności jest czteromiesięczny okres rozliczeniowy, który można stosować wobec pracowników zatrudnionych w systemie podstawowym (art. 129 par. 1 k.p.) oraz osób pracujących w systemie równoważnym, które realizują zadania uzależnione od pory roku lub warunków atmosferycznych (art. 135 par. 3 k.p.), a ponadto w systemach zadaniowym (art. 140 k.p.) oraz przerywanym (art. 139 k.p.). [tabela 3]

Niektórzy pracodawcy korzystają z możliwości przedłużania okresu rozliczeniowego w drodze porozumienia ze związkami zawodowymi lub – w razie ich braku – z przedstawicielami załogi, rzadziej na mocy postanowienia układu zbiorowego pracy. Dlatego w praktyce spotykamy jeszcze sześcio- lub dwunastomiesięczne okresy rozliczeniowe wprowadzane na podstawie art. 129 par. 2 k.p. [tabela 4]

Jak widać, półrocza 2025 r. są bardzo nierówne pod względem liczby godzin do przepracowania. W I półroczu liczba godzin do przepracowania jest mniejsza aż o 32 godziny niż w II półroczu, mimo że miesiąc z najkrótszym wymiarem wynoszącym 144 godziny przypada w II półroczu (listopad).

Okresy rozliczeniowe najczęściej przypadają w jednym roku kalendarzowym, ale jest to konsekwencją przyjętych rozwiązań organizacyjnych, gdyż z prawnego punktu widzenia nie ma przeciwwskazań, aby okresy rozliczeniowe przypadały na przełomie roku, obejmując po jednym lub kilka miesięcy z różnych lat kalendarzowych. W tym zakresie pracodawcy powinni brać pod uwagę potrzeby prowadzonego biznesu, gdyż przepisy nie wykluczają takich rozwiązań. W rzeczywistości dzieje się tak w wielu branżach, np. budownictwie czy handlu. Z punktu widzenia wymiaru czasu pracy okres rozliczeniowy przypadający na przełomie dwóch lat kalendarzowych nic nie komplikuje, a metodologia ustalenia wymiaru czasu pracy do przepracowania jest dokładnie taka sama, jak przy okresach, które mieszczą się w obrębie jednego roku.

Przyjęta w przepisach kodeksu pracy metodyka ustalania wymiarów czasu pracy zakłada 100 proc. frekwencji pracowników, bo przyjęty algorytm nie uwzględnia żadnych nieobecności pracowników. Przepisy, a dokładniej art. 130 par. 3 k.p., przewidują jednak zasadę, zgodnie z którą każda usprawiedliwiona nieobecność obniża wymiar czasu pracy o taką liczbę godzin, jaka była zaplanowana do przepracowania w okresie, w którym nastąpiła absencja pracownika. Powyższy przepis nie obejmuje zatem nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, co oznacza, że takie przypadki nie spowodują w ogóle obniżenia wymiaru czasu pracy. W praktyce w przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy (NN) wymiar czasu pracy do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym nie ulega zmianie. Oznacza to, że takie nieobecności wpłyną na sposób rozliczenia pracy w godzinach nadliczbowych u takiej osoby.

Pracownicy niepełnosprawni

Ze względów zdrowotnych dla pracowników niepełnosprawnych obowiązuje odrębna regulacja w zakresie czasu pracy, która wynika z art. 15 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: ustawa o rehabilitacji). Czas pracy tej grupy pracowników nie jest jednak zdefiniowany jednolicie, gdyż dla części jest zbieżny co do długości z kodeksowym, a dla części zastosowano skrócone normy czasu pracy. Dla pracowników z lekkim stopniem niepełnosprawności normy czasu pracy wynoszą 8 i 40 godzin, a różnica polega jedynie na tym, że norma tygodniowa jest sztywna, a nie przeciętna. Większa ochrona dotyczy pracowników niepełnosprawnych z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności, gdyż ich obowiązują krótsze normy czasu pracy wynoszące odpowiednio 7 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu (art. 15 ust. 2 ustawy o rehabilitacji). [tabela 5]

Porównanie tabel z miesięcznymi wymiarami czasu pracy pracowników niepełnosprawnych z wymiarami ustalonymi na podstawie kodeksu pracy pozwala wysnuć dwa wnioski. Pierwszy: liczba dni roboczych będzie tożsama dla wszystkich pracowników. Drugi: w przypadku pracowników niepełnosprawnych korzystających ze skróconej dobowej normy czasu pracy znacznie spada liczba godzin do przepracowania. Zatem również osoby niepełnosprawne w 2025 r. będą miały do przepracowania 250 dni roboczych, co przy krótszych normach czasu pracy przełoży się na roczny czas pracy na poziomie 1750 godzin.

Ustawa o rehabilitacji nie reguluje zagadnień okresów rozliczeniowych, a więc w tym przypadku w pełni zastosowanie znajdą ogólne regulacje kodeksowe, co oznacza, że niepełnosprawni mogą pracować w trzy- lub czteromiesięcznych okresach rozliczeniowych. Powyższe niestety nie spowoduje możliwości bardziej elastycznego planowania czasu pracy dla tych pracowników ze względu na sztywną normę tygodniową czasu pracy. [tabele 6 i 7]

Z tych samych względów małą popularność wśród pracodawców zatrudniających osoby niepełnosprawne zyskują najdłuższe, czyli sześcio- i dwunastomiesięczne okresy rozliczeniowe. [tabela 8]

Podmioty lecznicze

Pracownicy służby zdrowia są grupą zawodową mającą własną regulację ustawową, czyli ustawę o działalności leczniczej, która autonomicznie reguluje m.in. ich czas pracy. Ustawa swoim zakresem nie obejmuje jednak problematyki wymiaru czasu pracy, a więc na podstawie art. 5 k.p. w tym zakresie znajdzie zastosowanie ogólna reguła z art. 130 k.p. Niestety algorytmu obliczania wymiaru czasu pracy wynikającego z art. 130 k.p. nie da się zastosować wprost, bo przepisy kodeksu pracy i ustawy o działalności leczniczej są niespójne w zakresie długości norm czasu pracy dla części pracowników. W przypadku służby zdrowia obowiązują bowiem aż trzy różne długości norm czasu pracy dla różnych grup pracowników, podczas gdy w kodeksie pracy wykorzystywane są podstawowe długości norm czasu pracy, czyli 8-godzinna norma dobowa oraz 40-godzinna norma tygodniowa. W konsekwencji dla niektórych pracowników podmiotów leczniczych konieczne będzie zastąpienie norm ogólnych normami krótszymi w ustawie leczniczej, gdyż inaczej doszłoby do zawyżenia wielkości wymiarów czasu pracy w poszczególnych okresach rozliczeniowych i byłyby one niemożliwe do wypracowania w praktyce.

W przypadku podmiotów leczniczych występują trzy długości norm czasu pracy:

• 7 godzin 35 minut na dobę oraz przeciętnie 37 godzin i 55 minut tygodniowo – podstawowa długość norm czasu pracy w służbie zdrowia, która obejmuje cały personel, z wyłączeniem dwóch grup pracowników, których dotyczy regulacja szczególna (wskazane poniżej);
• 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień – dotyczy pracowników technicznych, obsługi i gospodarczych, te normy są zatem identyczne jak podstawowe wynikające z kodeksu pracy, a więc w tym zakresie adekwatne będą wyliczenia poczynione na wstępie;
• 6 godzin na dobę i przeciętnie 30 godzin tygodniowo – dotyczy pracowników niewidomych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami.

Nie można wydłużać okresów rozliczeniowych

Od sierpnia 2013 r. w przepisach kodeksu pracy istnieje możliwość wydłużenia okresów rozliczeniowych maksymalnie do 12 miesięcy. W ustawie o działalności leczniczej przewidziano jednak dwie różne długości okresu rozliczeniowego: trzymiesięczny oraz czteromiesięczny. Przyjęto też odmienną niż w kodeksie pracy regułę, zgodnie z którą dłuższy okres rozliczeniowy wynoszący do czterech miesięcy jest możliwy do zastosowania jedynie w systemie równoważnego czasu pracy, podczas gdy w systemie podstawowym maksymalna długość okresu rozliczeniowego wynosi trzy miesiące. Należy zatem przyjąć, że ustawa o działalności leczniczej w sposób odrębny reguluje problematykę okresów rozliczeniowych czasu pracy i w związku z tym nie ma podstaw prawnych, aby w powyższym zakresie stosować regulacje kodeksowe ze względu na istniejącą i wyczerpującą regulację szczególną. Zatem w przypadku pracowników służby zdrowia wydłużone okresy rozliczeniowe nie mogą zostać zastosowane, a maksymalna długość okresu rozliczeniowego w tej branży wynosi cztery miesiące.

W praktyce w podmiotach leczniczych stosowane są jedno-, trzy- i czteromiesięczne okresy rozliczeniowe w stosunku do pracowników wszystkich grup zawodowych zatrudnionych u takich pracodawców. [tabele 9, 10 i 11]

Ustawodawca ze względów ochronnych przewidział szczególną normę czasu pracy dla pracowników niewidomych, którzy są zatrudnieni na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami. W przypadku takich osób norma dobowa czasu pracy wynosi jedynie 6 godzin, a norma tygodniowa przeciętnie 30 godzin. Zgodnie z art. 93 ust. 4 ustawy o działalności leczniczej takich osób nie można zatrudniać w systemie równoważnym, co oznacza automatycznie, że obowiązujący je okres rozliczeniowy może wynosić maksymalnie trzy miesiące. [tabele 12 i 13] ©℗