Pracodawcy mają wprowadzać rozwiązania motywujące podwładnych do sygnalizowania przypadków łamania prawa. Przepisy będą chronić dobre imię zgłaszających, ale nie zakażą wprost naruszania reputacji w mediach społecznościowych. Takie zmiany przewiduje nowa wersja rządowego projektu w sprawie sygnalistów

Czego dotyczy dane rozwiązanie Na czym polega zmiana w porównaniu z pierwotną wersją projektu
Sposób i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa Przepisy jednoznacznie wskażą, że można zgłosić naruszenia prawa, do których doszło w firmie/jednostce, do których rekrutował sygnalista (uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy). Poprzednia wersja projektu przewidywała, że zgłoszenia mogły dotyczyć jedynie naruszeń w podmiotach, w których sygnalista pracował, pracuje lub będzie pracował (co sugerowało, że możliwość zgłoszeń nie obejmuje nieprawidłowości dostrzeżonych np. w firmie, do której aplikował sygnalista, ale ostatecznie nie otrzymał angażu). Nowe brzmienie precyzuje omawianą kwestię, ale budzi obawy o to, czy zgłoszenia nieprawidłowości nie będą nadużywane przez kandydatów do pracy, którzy zostali odrzuceni na etapie rekrutacji – w ramach nieformalnego odwetu. Tym bardziej że można zgłaszać naruszenia z zakresu ochrony danych osobowych, do których w praktyce często dochodzi na etapie poszukiwania pracowników.
Zakres zgłoszeń naruszeń prawa i osób, które mogą ich dokonywać Nowe przepisy rozszerzyły katalog przepisów, których naruszenie może być zgłaszane w ramach procedury dla sygnalistów. Będą oni mogli zgłaszać też nieprawidłowości dotyczące interesów finansowych jednostek samorządu terytorialnego. Poprzednia wersja projektu przewidywała w tym względzie, że dopuszczalne jest informowanie jedynie o naruszeniach interesów finansów Skarbu Państwa RP oraz Unii Europejskiej. Tym samym przepisy doprecyzowały, że w ramach wspomnianej procedury można zgłaszać zdarzenia/decyzje, które grożą lub wywołują szkodę np. dla gmin. Jednocześnie rozszerzono katalog osób, które mogą dokonywać zgłoszeń naruszenia prawa – o członka organu jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej (taką jednostką jest np. wspólnota mieszkaniowa lub spółka partnerska).
Ochrona przysługująca dzięki zgłoszeniu potencjalnych naruszeń Przed działaniami odwetowymi (np. zwolnieniem z pracy, obniżeniem pensji, mobbingiem) będą chronieni nie tylko sygnaliści, lecz także m.in. osoby z nimi powiązane. Nowa wersja projektu nie wskazuje już wprost, że są nimi świadkowie, czyli osoby, które ewentualnie potwierdzą zdarzenia będące podstawą zgłoszenia naruszeń. Zmienione przepisy przewidują, że osobą powiązaną jest ta, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownik lub członek rodziny zgłaszającego. Nie wyklucza to ochrony dla świadka, ale nie jest to już tak jednoznaczne i pewne w każdym przypadku.
Poufność informacji o zgłaszającym nieprawidłowości Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości oraz inne informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować jego tożsamość, nie będą podlegać ujawnieniu nieupoważnionym osobom, z wyjątkiem sytuacji, gdy wyraźnej zgody na to udzieli sam zgłaszający. Poprzednia wersja projektu przewidywała, że dane takie nie są ujawniane, chyba że sygnalista wskaże inaczej (co jest określeniem nieostrym i budziłoby wątpliwości interpretacyjne w bardzo wrażliwej kwestii).
Przechowywanie danych osobowych pozyskanych w związku ze zgłoszeniem Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie będą zbierane, a w razie przypadkowego zebrania mają być niezwłocznie usuwane, nie później niż w ciągu 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy. Poprzednia wersja nie przewidywała maksymalnego, dwutygodniowego terminu. Informacje przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego będą przechowywane przez rzecznika praw obywatelskich przez 12 miesięcy od zakończenia roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych (a nie przez rok od takiego przekazania). Organ ten (oraz podmiot prawny) ma przechowywać dane przez 15 miesięcy od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowania nimi zainicjowane (a nie maksymalnie przez 15 miesięcy od zakończenia takich działań). Nowa wersja przepisów doprecyzowuje też, że po upływie wspomnianych terminów RPO, organ publiczny i podmiot prawny usuwają dane osobowe i niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem.
Zakaz stosowania działań odwetowych wobec sygnalistów Wobec zgłaszającego nie będzie można podejmować działań polegających m.in. na wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia. Poprzednia wersja przepisu zakazywała „wyrządzenia innej szkody niematerialnej, w tym nadszarpnięcia reputacji, zwłaszcza w mediach społecznościowych”. Wcześniejsze brzmienie przepisu było krytykowane za stosowanie pojęć dotychczas niezdefiniowanych i nieostrych. Po zmianie ma on bardziej ogólny charakter i nie powinien wywoływać wątpliwości. Jednocześnie nowa wersja wskazuje, że firma może np. zwolnić sygnalistę z pracy lub obniżyć mu pensję, ale spoczywa wówczas na niej ciężar dowodu, że takie rozwiązanie nie ma charakteru odwetowego. Poprzednia wersja przewidywała, że dane działanie (np. zwolnienie z pracy) jest dopuszczalne, jeśli pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi i należycie uzasadnionymi powodami.
Rekompensata z tytułu podejmowania działań odwetowych Nowe przepisy wskazują, że sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych (np. zwolniono go z pracy lub naruszono jego dobra osobiste, w tym dobre imię), ma prawo do odszkodowania w pełnej wysokości. Roszczenia mogą mieć zatem szerszy zakres, bo poprzednia wersja projektu przewidywała, że odszkodowanie przysługuje, jeśli działanie odwetowe zastosował pracodawca lub druga strona stosunku prawnego (np. zleceniodawca, jeśli zgłaszający zarobkował na zleceniu). Po zmianie przepisów istotne będzie tylko to, czy doszło do działań odwetowych, a nie, kto się ich dopuścił.
Odpowiedzialność za przedstawienie nieprawdziwych informacji Osoba, która poniesie szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji, ma prawo do odszkodowania od zgłaszającego (w wysokości co najmniej przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw). Nowe brzmienie przepisu jednoznacznie przesądza, że takiej rekompensaty dokona sygnalista, który świadomie przedstawił fałszywe dane.
Sposób pozyskania wiedzy o naruszeniach prawa Uzyskanie informacji, które mają być przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego albo dostępu do takich danych, nie będzie mogło stanowić podstawy do odpowiedzialności zgłaszającego (np. dyscyplinarnej lub odszkodowawczej, w tym np. za ewentualne zniesławienie), ale pod warunkiem, że takie uzyskanie lub dostęp nie stanowią czynu zabronionego. Wcześniejsza wersja projektu nie precyzowała tej kwestii.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych (czyli u pracodawcy) Pracodawca ma określić system zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, czyli do zgłaszania nieprawidłowości. Dotyczy to przypadków, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej firmy, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. Jednocześnie ani projekt, ani jego uzasadnienie nie precyzują, na czym miałyby polegać takie zachęty (nie powinny one wywoływać odwrotnych efektów, tzn. doprowadzić do zgłaszania zdarzeń nieistotnych lub w złej wierze tylko po to, aby skorzystać z zachęt). Nowa wersja rozszerza też zakres fakultatywnych treści, jakie można zawrzeć we wspomnianej procedurze. Dopuszczalne będzie zrozumiałe poinformowanie o zasadach bezpiecznego zgłoszenia nieprawidłowości w systemie informatycznym (niepozostawiającego śladów), które zapewniają zachowanie prywatności sygnalisty.
Zasady przyjmowania informacji o naruszeniach prawa Na wniosek sygnalisty zgłoszenia ustnego będzie można dokonać w trakcie bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania takiego wniosku. Wcześniejsza wersja przepisów przewidywała krótszy, siedmiodniowy termin na zoorganizowanie wspomnianego spotkania. Rozwiązanie to było krytykowane m.in. przez pracodawców. Podkreślano, że firmy mogą mieć problem z przygotowaniem zebrania, w szczególności z uwagi na konieczność zastosowania środków ostrożności (dla bezpieczeństwa i zachowania w poufności przekazywanych informacji oraz tożsamości sygnalisty).
Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych Rozszerzony został zakres informacji, jakie mają zostać zamieszczone we wspomnianym rejestrze (prowadzi go pracodawca). Ma on zawierać adres kontaktowy sygnalisty oraz dane osobowe jego i osoby, której dotyczy zgłoszenie (poprzednia wersja projektu nie przewidywała takiego wymogu). Informacje zawarte w rejestrze mają być przechowywane przez 15 miesięcy od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub od zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Poprzedni projekt przewidywał 12-miesięczny termin (liczony od zakończenia działań).
©℗