Jaka jest podstawa wymiaru składek dla pracowników na urlopach wychowawczych?

W styczniu podstawę wymiaru składek ubezpieczenia emerytalne i rentowe będzie stanowiła kwota 812,90 zł.

Osoby przebywające na urlopach wychowawczych obowiązkowo podlegają ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym, jeżeli nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie mają innych tytułów do tych ubezpieczeń. Pracodawca nalicza składki od wyznaczonej podstawy wymiaru i wykazuje je w dokumentach rozliczeniowych za pracownika, ale ich nie opłaca. W całości są finansowane z budżetu państwa.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Jednocześnie podstawa ta nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia. 

Obliczanie wynagrodzenia

Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy stosować zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłków, ale z kilkoma wyjątkami. Uwzględnia się tu wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Wynagrodzenie wypłacone za dany miesiąc może się więc nie zawsze pokrywać z podstawą wymiaru składek za ten miesiąc. Do podstawy wymiaru składek osób przebywających na urlopie wychowawczym przyjmuje się wynagrodzenie pracownika u danego płatnika składek, z tytułu pracy u którego został udzielony urlop wychowawczy. Trzeba jednak pamiętać, że wynagrodzenie przyjmuje się w pełnej wysokości, a nie po odliczeniu części składek społecznych w wysokości odpowiadającej 13,71 proc., jak przy ustalaniu podstawy zasiłków.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy przez podzielenie wynagrodzenia uzyskanego przez pracownika przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to osiągnął. W przypadku gdy pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe trwania stosunku pracy. A jeżeli urlop wychowawczy rozpoczął sie? przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia, do ustalenia podstawy wymiaru składek należy przyjąć´ wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy.

Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych jako stanowiące podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe też podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego, ale w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy również podlega wliczeniu do miesięcznego wynagrodzenia, a sam czas urlopu traktowany jest jak czas przepracowany. Ma to znaczenie w razie konieczności sprawdzenia, przez jaką część miesiąca pracownik pracował, w celu ewentualnego uzupełnienia wynagrodzenia.

Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy kalendarzowych obowiązuje zasada, zgodnie z którą uwzględnia się wszystkie składniki przychodu uzyskiwane ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych lub par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zatem przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie należy wyłączać m.in. tych składników, które są odrzucane przy obliczaniu podstawy zasiłkowej, czyli przysługujących za okresy pobierania świadczeń. Chodzi tu np. o nagrody uznaniowe, dodatki stażowe, służbowe, funkcyjne, składniki wynagrodzenia nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.

Pracownicy niepełnoetatowi

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, które w umowie o pracę mają zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi odpowiednio pomniejszona kwota obecnego minimalnego wynagrodzenia, z tym że nie może być ona niższa niż 75 proc. minimalnego wynagrodzenia. Jeżeli okaże się niższa, podlega odpowiedniemu podwyższeniu.

Proporcjonalne obniżenie

Jeżeli urlop wychowawczy rozpoczął się w trakcie miesiąca, kwotę ustalonej podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym zmniejsza się proporcjonalnie. Dotyczy to zarówno przypadku, gdy odpowiada ona kwocie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ustalonej z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop, równej lub niższej niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, albo kwocie równej lub wyższej od kwoty 75 proc. minimalnego wynagrodzenia.

W przypadku pracownicy w opisywanej sytuacji jako przeciętne miesięczne wynagrodzenie należy przyjąć kwotę 1290 zł, czyli sumę wynagrodzenia zasadniczego i dodatku stażowego. Są to kwoty z umowy o pracę, bo przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego pracownica przebywała na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim, a wynagrodzenie jest określone w stałych miesięcznych kwotach. Jednak miesięczną podstawę wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego będzie stanowiła ta minimalna, czyli 1575 zł, przy czym podstawa za styczeń ulegnie odpowiedniemu zmniejszeniu:

1575 zł : 31 dni stycznia x 16 dni podlegania ubezpieczeniom z urlopu wychowawczego = 812,90 zł.

Kwoty składek wyniosą:

– emerytalna – 158,68 zł (812,90 zł x 19,52 proc.),

– rentowa – 65,03 zł (812,90 zł x 8 proc.).

Osoba na wychowawczym podlega też obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli nie ma innych tytułów do tego ubezpieczenia. Podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego. Składka jest miesięczna i niepodzielna, zatem ustalając podstawę jej wymiaru za dany miesiąc rozliczeniowy, nie stosuje się zasady proporcjonalnego jej zmniejszania w stosunku do okresu podlegania temu ubezpieczeniu. Podstawa wynosi więc 520 zł, a sama składka 46,80 zł (9 proc.).

Jaki zasiłek

Za styczeń pracownicy przysługuje jeszcze zasiłek macierzyński w wysokości 414,30 zł obliczony tylko z wynagrodzenia zasadniczego, bez dodatku stażowego, gdyż jest on wypłacany również za okresy pobierania zasiłków:

(1200 zł – 13,71 proc.) : 30 = 34,52 zł x 80 proc. = 27,62 zł x 15 dni = 414,30 zł.

Mimo że dodatek stażowy zostanie wypłacony za cały miesiąc, to nie podlega ona oskładkowaniu. Po pierwsze przysługuje za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego, a takie składniki są wyłączone z podstawy wymiaru składek, o ile wynika to z wewnętrznych przepisów płacowych. Po drugie część składki przypadająca na okres urlopu wychowawczego nie podlega ozusowaniu, gdyż urlop ten jest osobnym tytułem do ubezpieczeń i świadczenia przysługujące za okres tego urlopu nie podlegają w ogóle oskładkowaniu.

PRZYKŁAD 1

12 poprzednich miesięcy

Pracownica przeszła na urlop wychowawczy od 1 stycznia 2018 r. Do ustalenia podstawy wymiaru składek przyjmuje sie? podstawę? wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za okres od stycznia do grudnia 2017 r. Pracownica otrzymuje stałe wynagrodzenie miesięczne w wysokości 6500 zł. Od 1 stycznia 2018 r. podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym będzie odpowiadała 60 proc. prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, tj. 2665,80 zł.

PRZYKŁAD 2

Niepełny etat

Od 1 stycznia 2017 r. pracownica z pięcioletnim stażem pracy była zatrudniona na pół etatu. Od 1 lutego 2018 r. będzie przebywała na urlopie wychowawczym. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od lutego do stycznia, tj. 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy, wyniosło 1380 zł. W 2018 r. podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być jednak niższa niż 1575 zł (2100 zł x 75 proc.) i do tego poziomu należy ją podnieść. 

RAMKA 1

Limity w 2018 roku

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych za miesiące od stycznia do grudnia 2018 r. nie może być:

● wyższa niż 2665,80 zł, tj. 60 proc. z 4443 zł (zgodnie z obwieszczeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 8 grudnia 2017 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2018 r. oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia; M.P. z 2017 r. poz. 1174),

oraz

● niższa niż 1575 zł, tj. 75 proc. z 2100 zł (zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 12 września 2017 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2018 r., Dz.U. z 2017 r. poz. 1747). 

RAMKA 2

Jak wypełnić miesięczne raporty

Za styczeń należy za pracownicę złożyć następująco wypełnione raporty rozliczeniowe:

ZUS RSA – z kodem tytułu 011000 oraz kodem świadczenia/przerwy 121 i okresem od 16 do 31 stycznia 2018 r.,

ZUS RCA – z kodem tytułu 124000 i kwotą 414,30 zł jako podstawą wymiaru składki emerytalnej i rentowej za okres od 1 do 15 stycznia (okres pobierania zasiłku macierzyńskiego jest tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych) oraz kwotami składek na te ubezpieczenia,

– z kodem tytułu 121100 (osoba przebywająca na urlopie wychowawczym) i kwotą podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe 812,90 zł i obliczonymi wcześniej kwotami składek emerytalnej i rentowej oraz kwotą podstawy składki zdrowotnej 520 zł i kwotą samej składki.

Pracodawca w raporcie imiennym ZUS RCA tylko nalicza składki od zasiłku oraz od wyznaczonej podstawy wymiaru z tytułu urlopu wychowawczego i wykazuje je w dokumentach rozliczeniowych za pracownika, ale ich nie opłaca. W całości są finansowane z budżetu państwa. 

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 18 ust. 5b, ust. 9, ust. 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).

Art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1938 ze zm.).

Par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).