10 zmian w prawie pracy w 2026 roku. Omówienie krok po kroku

1. Skok minimalnego wynagrodzenia i koszty pracodawców

Od 1 stycznia 2026 r. płaca minimalna wzrośnie do 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa do 31,40 zł. Maciej Ogórek, radca prawny z Rödl & Partner, podkreśla, że to automatycznie zwiększy koszty.

Zmiana ta automatycznie podwyższy wszystkie świadczenia i należności powiązane z płacą minimalną, w tym dodatek za pracę w nocy, minimalną kwotę wolną od potrąceń, wynagrodzenie za przestój, wysokość odszkodowań określanych na poziomie minimalnego wynagrodzenia, limity odpraw, maksymalne wynagrodzenia praktykantów oraz minimalne podstawy składek ZUS, w tym składki zdrowotnej.

„Podniesienie płacy minimalnej wpływa m.in. na kwotę wolną od potrąceń, maksymalną wysokość odpraw czy poziom zasiłków, co bezpośrednio przełoży się na koszty pracodawców” – wskazuje ekspert.

2. Nowe zasady liczenia stażu pracy: rewolucja pewna

Tomasz Moliński z Kancelarii Kalata wskazuje, że już przesądzona została zmiana w sposobie liczenia stażu pracy. Obejmie ona nie tylko umowy o pracę, ale także okresy przepracowane na zleceniach, B2B i działalności gospodarczej. Skutki dla firm to:

• Więcej uprawnień urlopowych
• Dłuższe okresy wypowiedzeń
• Wyższe odprawy
• Wzrost kosztów oraz konieczność weryfikacji danych, których dotąd nie zbierano.

Nowe zasady liczenia stażu pracy

Okresy, które będą zaliczane do stażu pracy:

• prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz współpracy przy takiej działalności,
• zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
• wykonywania umowy zlecenia,
• wykonywania umowy o świadczenie usług,
• wykonywania umowy agencyjnej,
• pozostawania osobą współpracującą,
• członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
• pracy zarobkowej wykonywanej za granicą, innej niż zatrudnienie.

Zaświadczenie o stażu wyda ZUS

Okresy podlegające wliczeniu do stażu będzie potwierdzać Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jeśli nie będzie mógł wydać zaświadczenia (np. brak danych sprzed wielu lat), pracownik będzie mógł przedstawić własne dokumenty potwierdzające okresy pracy lub działalności.

3. PIP Reklasyfikuje Umowy: Największe Ryzyko

Największe obawy budzi planowana reforma PIP, która ma zyskać kompetencje do przekwalifikowania umów cywilnoprawnych w stosunki pracy. Katarzyna Zwierz-Wilkocka (DZP) ostrzega:

„Inspekcja stosuje znacznie surowsze kryteria niż sądy pracy i w mniejszym stopniu uwzględnia wolę stron. Może stwierdzić istnienie stosunku pracy nawet wtedy, gdy obie strony nie chciały zmiany formy zatrudnienia.”

Dodatkowo, decyzja PIP ma być natychmiast wykonalna, co oznacza konieczność natychmiastowej wypłaty wynagrodzenia według Kodeksu pracy i zgłoszenia do ZUS, prowadząc do znaczącego zwiększenia kosztów zatrudnienia.

Umowy cywilnoprawne i B2B zamieniane na etaty

Państwowa Inspekcja Pracy zyska nowe, bardzo mocne narzędzie – okręgowy inspektor pracy będzie mógł wydać decyzję administracyjną, w której stwierdzi, że zamiast umowy zlecenia, o dzieło czy B2B powinien być zawarty zwykły etat. Decyzja od razu określi podstawowe warunki pracy: rodzaj umowy, wymiar czasu pracy, stanowisko i wynagrodzenie.

Kontrole zdalne PIP

Inspektorzy pracy będą mogli prowadzić kontrole nie tylko na miejscu w zakładzie, ale też zdalnie – za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Obejmuje to m.in. przesyłanie dokumentów online, zdalne rozmowy oraz weryfikację dokumentacji bez fizycznej obecności w firmie.

Oględziny miejsca pracy przez kamerę

Nowością jest możliwość przeprowadzania oględzin stanowisk pracy za pomocą kamery z przekazem na żywo. Inspektor nie musi być fizycznie na hali czy w biurze – może poprosić np. pracownika BHP o pokazanie stanowisk pracy, maszyn i warunków za pomocą urządzenia z kamerą.

Elektroniczne protokoły i decyzje

Protokół z kontroli oraz decyzje i wystąpienia PIP będą mogły być sporządzane i doręczane w formie elektronicznej, z użyciem podpisu elektronicznego. Protokół będzie podpisywał tylko inspektor, a kontrolowany podmiot będzie miał prawo wnosić zastrzeżenia – również elektronicznie.

Kontrola także byłych pracodawców

PIP będzie mogła skontrolować nie tylko obecnych, ale także byłych pracodawców – podmioty, które zatrudniały pracowników lub zleceniobiorców w ciągu roku przed rozpoczęciem kontroli. Dotąd po zakończeniu zatrudnienia inspekcja często nie mogła skutecznie zainterweniować.

Szerszy dostęp PIP do danych ZUS i KAS

PIP uzyska prawo dostępu do szerszego zakresu danych gromadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a także do elektronicznej wymiany informacji z ZUS i Krajową Administracją Skarbową. Chodzi nie tylko o pojedyncze konta, ale pełny obraz ubezpieczonych i płatników składek, jeśli jest to potrzebne do kontroli.

Nowy tryb odwołań od decyzji o stosunku pracy

Od decyzji okręgowego inspektora pracy stwierdzającej istnienie stosunku pracy będzie przysługiwało odwołanie do Głównego Inspektora Pracy, a następnie – skarga do sądu pracy. Jednocześnie część skutków decyzji będzie obowiązywać od razu, a część „wstecznych” – dopiero po prawomocnym rozstrzygnięciu.

Ochrona przed działaniami odwetowymi

W projekcie przewidziano wyraźny zakaz niekorzystnego traktowania pracownika w związku z decyzją PIP stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Pracodawca nie będzie mógł z tego powodu np. zwolnić pracownika czy pogorszyć mu warunków zatrudnienia.

Naruszenie zakazu będzie traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Podwyższenie kar

Nowe przepisy znacząco zaostrzają sankcje za naruszenia prawa pracy. Większość grzywien została podwojona, a w wielu przypadkach podwyższona nawet trzykrotnie. Górne limity kar pieniężnych wzrosły z dotychczasowych 30–45 tys. zł do 60–90 tys. zł za najpoważniejsze wykroczenia związane z naruszaniem praw pracowników.

Podwyższono również maksymalną wysokość mandatów nakładanych przez inspektora pracy – do 5 tys. zł, a w przypadku powtarzających się naruszeń nawet do 10 tys. zł. Wprowadzono też nowy typ wykroczenia za długotrwałe niewypłacanie wynagrodzeń, zagrożony grzywną do 50 tys. zł.

4. Transparentność Wynagrodzeń

Wdrożenie dyrektywy o transparentności oznacza dla firm obowiązek informowania o wynagrodzeniu w oparciu o obiektywne i neutralne kryteria.

Obowiązek przekazywania informacji o proponowanym wynagrodzeniu

Pracodawcy będą musieli przekazać kandydatom informację o widełkach wynagrodzenia na jednym z trzech etapów: w ogłoszeniu o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną (gdy nie było ogłoszenia) lub najpóźniej przed podpisaniem umowy (gdy wcześniej nie udzielono takich informacji).

Nowelizacja nie nakłada obowiązku zamieszczania widełek wynagrodzenia w samym ogłoszeniu – pracodawca może przekazać je na późniejszym etapie rekrutacji, pod warunkiem, że nastąpi to przed zatrudnieniem.

Pracodawcy będą zobowiązani udostępniać kandydatom odpowiednie fragmenty regulaminu wynagradzania, aby przedstawione warunki były dla nich jasne i porównywalne.

Zakaz pytania o wcześniejsze zarobki

W procesie rekrutacji nie będzie można pytać kandydatów o ich dotychczasowe wynagrodzenie, co ma ograniczyć dyskryminację płacową i utrwalanie różnic wynagrodzeń.

5. Neutralność płciowa

Neutralne nazwy stanowisk

Ogłoszenia o pracę będą musiały zawierać nazwy stanowisk sformułowane w sposób neutralny płciowo, aby nie sugerować preferencji pracodawcy co do płci kandydatów.

6. Mobbing

Nowa definicja mobbingu

Projekt wprowadza zmienioną definicję mobbingu. Przewiduje ona, że mobbing to uporczywe nękanie, które może mieć charakter fizyczny, werbalny lub niewerbalny. Incydenty jednorazowe nie są kwalifikowane jako mobbing. Działania muszą być powtarzalne, stałe lub nawracające. Projekt usuwa wymóg udowodnienia zamiaru sprawcy. Wprowadza kryterium oceny z perspektywy „racjonalnej ofiary”.

Wskazuje minimalną wysokość zadośćuczynienia na poziomie 12-krotności minimalnego wynagrodzenia. Dodatkowo sąd ma badać naruszenie dóbr osobistych, jeżeli nie stwierdzi mobbingu.

Wyłączenie odpowiedzialności pracodawcy

Pracodawca nie odpowiada za działania mobbingowe współpracowników lub podwładnych, jeżeli wykaże, że podjął skuteczne działania zapobiegawcze.

W przypadku wypłaty świadczenia pracodawca może dochodzić zwrotu od sprawcy.

Doprecyzowanie definicji dyskryminacji

Projekt doprecyzowuje ustawowe definicje dyskryminacji, dostosowując je do regulacji unijnych. Usunięto możliwość uznawania za dyskryminację sytuacji hipotetycznych. Dodano dwie formy:

• dyskryminację przez skojarzenie – gdy przyczyną nierównego traktowania jest cecha osoby powiązanej z pracownikiem,
• dyskryminację przez założenie – gdy pracodawca błędnie przypisuje pracownikowi określoną cechę.

Obowiązkowe procedury antydyskryminacyjne i antymobbingowe

Regulamin pracy lub – w firmach bez regulaminu – obwieszczenie pracodawcy musi zawierać:

• zasady przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji,
• opis procedur postępowania,
• wskazanie częstotliwości działań prewencyjnych,
• zasady ochrony godności.

Doprecyzowanie sposobu przeciwdziałania naruszeniom

Projekt wskazuje wprost, że obowiązki pracodawcy obejmują:

• działania prewencyjne,
• wykrywanie niepożądanych zachowań,
• podejmowanie reakcji i usuwanie skutków,
• zapewnienie wsparcia osobom poszkodowanym.

7. Układy zbiorowe

Możliwość regulowania w układach spraw nieuregulowanych w prawie pracy

Układ zbiorowy pracy (zakładowy lub ponadzakładowy) może określać kwestie, które nie są uregulowane przepisami prawa pracy o charakterze bezwzględnie obowiązującym.

Zakres układów rozszerzony o nowe obszary funkcjonowania zakładu pracy

Układ może obejmować m.in.:

• rozwiązania wspierające równowagę między pracą a życiem prywatnym,

• zasady dotyczące wykorzystania nowych technologii, w tym sztucznej inteligencji,

• rozwiązania w zakresie równości płci,

• procedury antymobbingowe i przeciwdziałające zagrożeniom psychospołecznym (stres, wypalenie),

• inne obszary uzgodnione przez partnerów społecznych.

Zachowanie zasady korzystności dla pracownika

Ustalenia przyjęte w układzie nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy.

Wprowadzenie Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy

Układy zbiorowe i porozumienia zbiorowe zgłasza się do Krajowej Ewidencji wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Ewidencja obejmuje także układy i porozumienia ponadzakładowe zawarte przez co najmniej dwóch pracodawców

Do ewidencji można zgłosić układ lub porozumienie zawarte bez udziału organizacji pracodawców – wystarczy, że podpiszą go minimum dwaj pracodawcy.

Możliwość skorzystania z mediatora w trakcie rokowań

Strony negocjujące układ mogą zwrócić się o udział mediatora, gdy rozmowy nie prowadzą do uzgodnień.

Elastyczny czas obowiązywania układu zbiorowego pracy

Układ może być zawarty na czas:

• określony, z możliwością przedłużenia, lub

• nieokreślony.

Implementacja przepisów UE dotyczących adekwatnych wynagrodzeń minimalnych

Ustawa dostosowuje polskie regulacje dotyczące układów zbiorowych do wymogów dyrektywy UE w sprawie adekwatności minimalnych wynagrodzeń i rokowań zbiorowych.

8. Zmiany w ZFŚS

Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop będzie wypłacany w terminie wypłaty wynagrodzenia, a nie w dniu rozwiązania umowy. Ma to uprościć rozliczenia i ograniczyć liczbę błędów po stronie kadr i płac.

Zmiany w zasadach reprezentacji przy ZFŚS

Pracowników w sprawach dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych będzie reprezentować co najmniej dwóch przedstawicieli, co ujednolica zasady reprezentacji z innymi obszarami prawa pracy.

Postać papierowa lub elektroniczna zamiast formy pisemnej

W wielu przepisach kodeksu pracy wymóg „formy pisemnej” zostanie zastąpiony możliwością dokonania czynności w „postaci papierowej lub elektronicznej”. Umożliwi to składanie wniosków, oświadczeń i informacji również e-mailem.

Cyfryzacja wybranych procedur kadrowych

Zmiana obejmie m.in. wnioski o czas wolny, rozkład czasu pracy, urlopy bezpłatne, uzgadnianie regulaminów, konsultacje ze związkami zawodowymi, informacje o monitoringu oraz niektóre dokumenty BHP – tak, aby można je było przekazywać w formie elektronicznej.

9. Nowe zasady kontroli zwolnień lekarskich i utraty zasiłku

Wprowadzone zostaną nowe, bardziej precyzyjne zasady kontroli korzystania ze zwolnień lekarskich. Przepisy jasno określą, kiedy zasiłek chorobowy może zostać odebrany. Utrata świadczenia będzie możliwa w przypadku wykonywania pracy zarobkowej w okresie zwolnienia (z wyjątkiem drobnych czynności życia codziennego, jak np. zrobienie zakupów) lub podejmowania działań, które mogą przedłużyć chorobę — na przykład forsownego wyjazdu czy intensywnego wysiłku podczas rekonwalescencji. Jednocześnie dopuszczona zostanie sytuacja, w której pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego w jednym miejscu pracy, a wykonuje pracę u innego pracodawcy, jeśli charakter tej drugiej pracy nie jest sprzeczny z zaleceniami lekarskimi.

10. Zmiany w minimalnym wynagrodzeniu

Zmiana katalogu składników – nowe terminy wyłączeń

Pracodawcy muszą przygotować się do stopniowej zmiany katalogu składników wliczanych do minimalnego wynagrodzenia za pracę. Harmonogram wyłączeń będzie wdrażany etapowo: dodatek funkcyjny zostanie wyłączony z minimalnego wynagrodzenia od 1 stycznia 2027 r., pozostałe dodatki – od 1 stycznia 2028 r., natomiast premie i nagrody przestaną być wliczane dopiero od 1 stycznia 2029 r. Oznacza to konieczność ponownego przeliczenia siatki płac, korekty regulaminów wynagradzania oraz zaplanowania wpływu tych zmian na koszty wynagrodzeń w kolejnych latach.

Nowe wykroczenie za opóźnienie w wypłacie wynagrodzeń

W kodeksie pracy pojawi się także nowy typ wykroczenia dotyczący opóźnienia w wypłacie wynagrodzeń, a nieterminowe wypłaty będą podlegały obowiązkowemu naliczaniu odsetek.

Implementacja przepisów UE dotyczących adekwatnych wynagrodzeń minimalnych

Ustawa dostosowuje polskie regulacje do wymogów dyrektywy UE w sprawie adekwatności minimalnych wynagrodzeń i rokowań zbiorowych