Zgodnie z art. 18 Konstytucji RP macierzyństwo i rodzicielstwo znajdują się pod ochroną i opieką Rzeczypospolitej Polskiej. W praktyce kobiety, które zawierają umowę o pracę, będąc w ciąży, nierzadko spotykają się z działaniami różnych instytucji, które – wbrew konstytucyjnym gwarancjom – nie wspierają ich, lecz powodują poważne trudności.

ZUS sprawdza umowy o pracę kobiet w ciąży

ZUS weryfikuje, czy umowa o pracę nie została zawarta wyłącznie po to, aby uzyskać świadczenia z ubezpieczenia społecznego. W wielu przypadkach jeszcze przed wszechstronnym zbadaniem okoliczności wydawane są decyzje o niepodleganiu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. W efekcie kobieta w ciąży (pozbawiona zasiłku) zmuszona jest do składania odwołania do sądu i oczekiwania na wydanie przezeń rozstrzygnięcia (co niejednokrotnie trwa kilka lat).

Istotnie, zdarzają się też takie sytuacje, gdy strony zawierają umowę o pracę, ale jej rzeczywiście nie wykonują (zawarcie umowy jest podyktowane wyłącznie potrzebą uzyskania zasiłku). Rolą ZUS jest eliminowanie takich nadużyć. W żadnym jednak wypadku nie może to oznaczać aprobaty wobec stosowania przez ZUS automatycznych mechanizmów podejrzliwości wobec wszystkich kobiet w ciąży, które podejmują zatrudnienie. Wśród zatrudnionych jest przecież wiele uczciwych kobiet, które faktycznie wykonują pracę i z tego tytułu powinny móc korzystać z przysługującej im ochrony.

Postępowanie dotyczące zasadności zgłoszenia kobiety w ciąży do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych jest stresujące, absorbujące nie tylko dla kobiety w ciąży, lecz także dla pracodawcy, który, zamiast skupić się na realizacji celów biznesowych, musi odpowiadać na kierowane do niego przez ZUS pytania, składać wyjaśnienia tudzież przedkładać żądane przezeń dokumenty. Warto więc wiedzieć, jak radzić sobie w trakcie takiego postępowania oraz zwiększyć szanse na uzyskanie pozytywnego rozstrzygnięcia (a zatem również uniknięcia skierowania sprawy na ścieżkę długotrwałego i kosztownego postępowania sądowego).

Umowy z kobietami w ciąży są legalne

Przepisy nie zabraniają zatrudniania kobiet w ciąży. Orzecznictwo jednolicie wskazuje zaś, że zawarcie umowy o pracę z pracownicą będącą w ciąży (nawet gdyby główną motywacją było uzyskanie zasiłku) nie jest naganne ani sprzeczne z prawem. Jak stwierdził Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 4 listopada 2016 r. (III AUa 2105/15): ,,Sama tylko okoliczność, że kobieta jest w ciąży w dacie zawierania umowy nie ma żadnego znaczenia dla ważności zawartej umowy o pracę. Bez znaczenia jest również okoliczność, czy druga strona umowy – pracodawca – miał wiedzę o ciąży pracownika.

Najważniejszą kwestią świadczącą o pozorności zawartej umowy o pracę jest kwestia faktycznego, rzeczywistego świadczenia pracy. Nie można zatem stronom umowy o pracę, na podstawie której rzeczywiście wykonywane były obowiązki i płynące z niej prawa, przypisać działania w celu obejścia ustawy (art. 58 par. 1 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Samo zaś korzystanie ze świadczeń z ubezpieczenia społecznego na skutek podlegania obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu samo w sobie nie może być określone jako sprzeczne z prawem. Skorzystanie z ochrony gwarantowanej pracowniczym ubezpieczeniem społecznym jest legalnym celem zawierania umów o pracę (por. wyroki Sądu Najwyższego z 14 marca 2001 r., II UKN 258/00, OSNP 2002/21/527 i z 25 stycznia 2005 r., II UK 141/04, OSNP 2005/15/235)”.

Takie samo zdanie miał Sąd Okręgowy w Łodzi w wyroku z 25 października 2022 r. (sygn. akt VIII U 1950/21), który stwierdził, że: ,,Obowiązujące przepisy nie zakazują zawierania umów o pracę z kobietami w ciąży, który to zakaz stałby w oczywistej sprzeczności z podstawową zasadą prawa pracy określoną w art. 113 k.p., wprowadzającą zakaz jakiejkolwiek dyskryminacji w stosunkach pracy. Zakaz podejmowania działalności zarobkowej przez kobiety w ciąży naruszałby zresztą także konstytucyjną zasadę równości z art. 32 Konstytucji RP.

W sytuacji gdy wolą stron zawierających umowę o pracę było nawiązanie stosunku pracy i doszło do faktycznego świadczenia pracy przyjmowanego przez pracodawcę za wynagrodzeniem, sama świadomość jednej ze stron umowy, a nawet obu jej stron, co do wystąpienia w przyszłości zdarzenia uprawniającego do świadczeń z ubezpieczenia społecznego (np. ciąży, choroby) nie daje podstawy do uznania, że umowa miała na celu obejście prawa bądź że jest sprzeczna z zasadami współżycia społecznego. Zawarcie umowy o pracę w okresie ciąży, nawet jeśli głównym powodem jest chęć uzyskania zasiłku macierzyńskiego bądź odpowiednio wysokiego zasiłku, nie jest naganne ani tym bardziej sprzeczne z prawem, jeśli umowa faktycznie jest realizowana”.

Co najbardziej zwraca uwagę ZUS?

Z mojego doświadczenia zawodowego wynika, że postępowania mające na celu zbadanie zasadności zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych są najczęściej wszczynane wobec kobiet, które niedługo po zawarciu umowy o pracę skorzystały ze zwolnienia lekarskiego. Warto więc zadać pytanie, czy krótki okres wykonywania pracy przed pójściem na zwolnienie lekarskie rzeczywiście świadczy o pozorności zatrudnienia.

Na tak postawione pytanie należy odpowiedzieć przecząco. Krótki okres wykonywania pracy przed skorzystaniem ze zwolnienia lekarskiego nie świadczy o tym, że zawarta między stronami umowa o pracę miała charakter pozorny. Pracownica podpisująca taką umowę nie jest bowiem w stanie przewidzieć, że jej stan zdrowia ulegnie pogorszeniu na tyle, że konieczne będzie przejście na zwolnienie lekarskie krótko po zawarciu umowy o pracę.

Potwierdza to Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 20 stycznia 2016 r. (III AUa 766/15): ,,W czasie, w którym zainteresowana podejmowała się zatrudnienia, jej stan zdrowia pozwalał na podjęcie pracy w charakterze pomocy biurowej. Sam bowiem fakt bycia w ciąży nie dyskwalifikuje w żaden sposób kobiety, która chce i czuje się na siłach podjąć zatrudnienie. Nie można także zapomnieć, że ciąża przebiega w sposób indywidualny u każdej kobiety i tego, jak ona w tym czasie się czuje, czy też będzie się czuła w czasie trwania ciąży, aż do rozwiązania, nie sposób przewidzieć.

Zatem możliwym i zgodnym z doświadczeniem życiowym jest, aby kobieta w ciąży w chwili zatrudniania (tak jak miało to miejsce w przedmiotowej sprawie) była zdolna do wykonywania pracy i następnie, aby w ciągu kilku dni czy też tygodni bądź miesięcy tę zdolność utraciła z uwagi na stan zdrowia. W przypadku D.O. po około dwóch miesiącach od zatrudnienia z uwagi na stan zdrowia zainteresowana musiała przestać wykonywać pracę i przeszła na zwolnienie lekarskie. Okoliczność ta nie może jednak być również podstawą do przyjęcia, że D.O. od dnia podpisania umowy o pracę tej pracy nie świadczyła i zawarła umowę o pracę z własnym ojcem wyłącznie dla pozoru i głównym celem umowy było objęcie jej ubezpieczeniem społecznym”.

Podobnie stwierdził Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 1 czerwca 2016 r. (III AUa 1383/15): „Sam fakt ciąży nie może co do zasady stanowić przeszkody do zawarcia ważnej umowy o pracę, jeżeli ubezpieczona była zdolna do świadczenia pracy od dnia wskazanego w umowie o pracę i faktycznie pracę tę świadczyła. Fakt pogorszenia stanu zdrowia po upływie niespełna dwóch miesięcy nie ma już tu znaczenia”.

Takie samo stanowisko zajął Sąd Okręgowy w Częstochowie (wyrok z 19 stycznia 2024 r., IV U 816/23): ,,Co do krótkiego okresu, jaki upłynął od podjęcia pracy przez A.B. do momentu, gdy stała się długotrwale niezdolna do pracy, to niezdolność do pracy jest okolicznością niezależną od pracownika i nie może wpływać na ocenę decyzji wcześniej przez niego podejmowanych”.

Praca kobiety w ciąży u kogoś z rodziny

ZUS przyjmuje, że o pozorności zatrudnienia świadczą również takie okoliczności, jak: pokrewieństwo kobiety w ciąży i jej pracodawcy, brak środków na pokrycie kosztów zatrudnienia, niezatrudnienie innej osoby na czas nieobecności kobiety w ciąży, niezasadność utworzenia konkretnego stanowiska dla kobiety w ciąży.

W sprawie niezatrudnienia innej osoby na czas nieobecności kobiety w ciąży wypowiadał się Sąd Apelacyjny w Łodzi 25 listopada 2014 r. (III AUa 279/14). Stwierdził, że: ,,Okoliczność, że tak wcześniej, jak i z momentem przejścia ubezpieczonej na zwolnienia lekarskie pracodawca nie zatrudnił innego pracownika z jej zakresem obowiązków, nie może sama w sobie stanowić podstawy do twierdzenia, że sporna umowa miała charakter pozorny”).

Natomiast do niezasadności utworzenia konkretnego stanowiska dla kobiety w ciąży odniósł się Sąd Okręgowy w Częstochowie 19 stycznia 2024 r. (IV U 816/23). W jego opinii ,,sąd nie jest uprawniony do badania, czy zmiany w zakresie zatrudnienia dokonane przez płatnika składek były potrzebne i celowe, ponieważ decyzja o ich przeprowadzeniu należy wyłącznie do autonomii zarządczej pracodawcy i nie podlega ocenie sądu. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 3 listopada 2010 r., I PK 93/10, sądy nie mogą oceniać zasadności polityki zatrudnienia pracodawców i kontroli ekonomicznej podejmowanych w tym zakresie przez nich decyzji”.

Wskazane powyżej okoliczności nie mają więc decydującego znaczenia przy dokonywaniu oceny, czy umowa o pracę ma charakter pozorny. Z zawarciem pozornej umowy o pracę (a zatem takiej, która nie stanowi tytułu do objęcia ubezpieczeniami społecznymi) mamy do czynienia wówczas, gdy ,,przy składaniu oświadczeń woli obie strony mają świadomość, że osoba określona w umowie jako pracownik nie będzie świadczyć pracy, a podmiot wskazany jako pracodawca nie będzie korzystać z jej pracy, czyli strony z góry zakładają, iż nie będą realizowały swoich praw i obowiązków wypełniających treść stosunku pracy” (wyrok Sądu Najwyższego z 22 czerwca 2015 r., I UK 367/14).

Ponadto Sąd Okręgowy w Warszawie 14 kwietnia 2022 r. (VII U 1764/21) zdecydował, że: ,,Dla objęcia ubezpieczeniem społecznym z tytułu wykonywania pracy zasadnicze znaczenie ma nie to, czy umowa o pracę została zawarta i czy jest ważna (jako nienaruszająca art. 83 par. 1 k.c.), lecz tylko to, czy strony umowy pozostawały w stosunku pracy (art. 8 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). O tym zaś, czy strony istotnie w takim stosunku pozostawały i stosunek ten stanowi tytuł ubezpieczeń społecznych, nie decyduje samo formalne zawarcie umowy o pracę, wypłata wynagrodzenia, przystąpienie do ubezpieczenia i opłacenie składki, wystawienie świadectwa pracy, ale faktyczne i rzeczywiste realizowanie elementów charakterystycznych dla stosunku pracy (essentialia negotii), a wynikających z art. 22 par. 1 k.p. Dla objęcia obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi wymagane jest zatem ustalenie, czy zatrudnienie miało charakter rzeczywisty i polegało na wykonywaniu odpłatnej pracy określonego rodzaju, na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem”.

Jak zminimalizować ryzyko zakwestionowania umowy kobiety ciężarnej przez ZUS?

Aby zminimalizować ryzyko zakwestionowania przez ZUS umowy o pracę zawartej z kobietą w ciąży, konieczne będzie wykazanie, że kobieta w ciąży faktycznie wykonywała pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem. W tym celu niezwykle ważne jest, aby pracodawca lub pracownica mieli dowody potwierdzające faktyczne wykonywanie pracy. Mogą to być:

  • podpisywana przez kobietę w ciąży lista obecności,
  • zanonimizowana korespondencja e-mail prowadzona przez kobietę w ciąży,
  • zestawienie czynności/zadań podejmowanych przez kobietę w ciąży,
  • zanonimizowane projekty dokumentów, które zostały wytworzone przez kobiety w ciąży (trzeba jednak zachować szczególną ostrożność i upewnić się, czy dokumenty, które planujemy udostępnić organowi rentowemu, nie są objęte tajemnicą zawodową, np. tajemnicą adwokacką czy radcowską, bądź klauzulą poufności),
  • historia połączeń służbowych bądź kalendarz spotkań (należy oczywiście zastanowić się nad tym, czy te dokumenty nie powinny zostać zanonimizowane).

Warto też rozważyć udostępnienie organowi rentowemu danych kontaktowych do innych pracowników (np. adresy służbowe poczty e-mail), którzy będą mogli potwierdzić faktyczne wykonywanie pracy przez kobiety w ciąży (przykładowo, mogą to być osoby, które współpracowały z nią przy konkretnych zadaniach).

W sporach z ZUS, a więc instytucją, która dysponuje przewagą organizacyjną i formalną, największym atutem jest rzetelność i transparentność — zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownicy. Dokumentowanie zatrudnienia to nie tylko obowiązek, ale przede wszystkim forma ochrony przed systemową nieufnością. Warto mieć tego świadomość – nie po to, by rezygnować z podejmowania pracy w ciąży, ale po to, by móc ją wykonywać w spokoju, bez konieczności nieustannego udowadniania swojej uczciwości. ©℗