Fotel od pracodawcy w domu nie u każdego bez podatku

Przychód z nieodpłatnych świadczeń mogą mieć natomiast stali telepracownicy oraz osoby pracujące w domu incydentalnie. Opodatkowana byłaby jednak tylko nadwyżka ekwiwalentu ponad wyliczony wcześniej przez pracodawcę miesięczny koszt zużycia krzesła do pracy zdalnej.

To wnioski z najnowszej interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Problem z ekwiwalentem

O problemach z ekwiwalentami wypłacanymi za pracę w domu pisali na naszych łamach Krzysztof Gruszka i Mateusz Piech w artykule „Pracownik w domu, a co z podatkiem” (DGP nr 219/2020). Wskazali, że polskie przepisy nie przewidują szczególnych zasad opodatkowania rekompensat od pracodawcy za wydatki ponoszone w związku z pracą zdalną. Dlatego wszelkie tego typu dodatkowe świadczenia, wykraczające poza pensję, stanowią przychód ze stosunku pracy. Wyjątki są nieliczne. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Problem polega na tym, że – jak wskazali nasi eksperci – pracodawca musi samodzielnie wyliczyć wysokość ekwiwalentu, która będzie odpowiadała zużyciu sprzętu. Może to być trudne, zwłaszcza że organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych dość jednoznacznie nie zgadzają się na ustalenie tu ryczałtu.

„Jeżeli więc ustawodawca nie wprowadzi szczególnych rozwiązań dla takich ekwiwalentów, będą one w praktyce opodatkowane tak jak wynagrodzenia” – pisali na naszych łamach Krzysztof Gruszka i Mateusz Piech.

Tego samego problemu dotyczy najnowsza interpretacja dyrektora KIS. Ale płynie z niej również dobra informacja: osoby pracujące w domu z powodu zagrożenia epidemicznego nie muszą martwić się o podatek od sfinansowanego przez pracodawcę zakupu do celów służbowych.

Mebel od pracodawcy

Pytanie zadał oddział zagranicznego przedsiębiorcy, który postanowił jednorazowo sfinansować podwładnym koszt zakupu krzesła biurowego w związku z telepracą. Pracownicy dostarczaliby pracodawcy faktury, rachunki lub paragony dokumentujące zakup, a ten zwracałby im odpowiednią kwotę.

Akcja miała być skierowana zarówno do stałych telepracowników, jak i osób pracujących w domu incydentalnie, a także pracowników, którzy przeszli na pracę zdalną wyłącznie z powodu zagrożenia epidemicznego.

Oddział uważał, że żadna z tych osób nie uzyska przychodu podlegającego opodatkowaniu, a więc pracodawca nie będzie musiał potrącać zaliczek na PIT od wypłacanego zwrotu wydatku na zakupu krzesła.

Argumentem w tej sprawie był wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), zgodnie z którym nieodpłatne świadczenia mogą być opodatkowane wyłącznie, jeśli zostały one spełnione w interesie pracownika. W tym wypadku nie ma o tym mowy, bo na zapewnieniu ciągłości pracy w czasie trwania epidemii zależy samemu pracodawcy i dlatego zwraca on pracownikom koszt zakupu krzesła – argumentował oddział.

Przywołał też interpretacje dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 lutego 2016 r. (sygn. IPPB4/4511-1469/15-2/JK oraz IPPB4/4511-1504/15-4/JK).

W czasie epidemii

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z tymi argumentami tylko w części. Potwierdził, że nie będzie przychodu podatkowego, gdy zwrot kosztów zakupu krzesła otrzymają osoby pracujące z domu w okresie zagrożenia epidemicznego.

Jako podstawę wskazał art. 77 ustawy antykryzysowej z 19 czerwca 2020 r. (Dz.U. poz. 1086), zgodnie z którym pracodawca może polecić podwładnym wykonywanie pracy zdalnej w okresie zagrożenia epidemicznego i do trzech miesięcy po jego odwołaniu. Przepisy nakazują też pracodawcy zapewnić narzędzia i materiały niezbędne do pracy zdalnej.

Na stałe i incydentalnie

Inaczej będzie – zdaniem dyrektora KIS – gdy pracownik jest stale na telepracy albo przeciwnie – wykonuje ją incydentalnie.

Organ przypomniał, że zgodnie z art. 6711 kodeksu pracy podwładnym przysługuje ekwiwalent za używanie własnego sprzętu do celów służbowych. Przy ustalaniu jego wysokości bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Dyrektor KIS uznał więc, że wypłacane świadczenie będzie przychodem pracownika, z tym że może ono być zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.

Zastrzegł przy tym, że pracodawcy muszą samodzielnie oszacować wysokość ekwiwalentu. Wskazał natomiast, że musi być on „przeliczany na miesięczny koszt zużycia krzesła i odnoszony do rzeczywiście świadczonej w danym miesiącu pracy w formie zdalnej”.

Tylko w tej części świadczenie będzie zwolnione z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13. Nadwyżka będzie opodatkowana jako przychód ze stosunku pracy, a oddział będzie musiał potrącić od niej zaliczkę na PIT – podsumował dyrektor KIS. 

Szef musi sam oszacować wysokość ekwiwalentu, czyli przeliczyć go na miesięczny koszt zużycia krzesła i odnieść do rzeczywiście świadczonej pracy zdalnej

Interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 3 grudnia 2020 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.725.2020.2.KS