Czy utracona kaucja może być kosztem podatkowym? MF zajmuje stanowisko

Kaucja zwrotna a KUP

System kaucyjny obowiązuje w Polsce od 1 października 2025 r. Od 1 stycznia 2026 r. producenci, którzy przystąpili do systemu kaucyjnego, mogą wprowadzać na rynek wyłącznie napoje w opakowaniach opatrzonych ujednoliconym znakiem kaucji. Produkty wyprodukowane wcześniej i wprowadzone do obrotu bez takiego oznaczenia mogą być sprzedawane do wyczerpania zapasów. Stawki wynoszą 50 gr za butelkę PET do 3 litrów oraz puszkę aluminiową do 1 litra, a także 1 zł za butelkę szklaną wielokrotnego użytku do 1,5 litra.

Dla celów podatków dochodowych kaucja ma charakter zwrotny i co do zasady jest neutralna podatkowo. Podatnik, który płaci ją przy zakupie wody na spotkania z kontrahentami czy do biurowej kuchni, nie ujmuje jej w kosztach uzyskania przychodu (KUP), a sprzedawca nie wykazuje przychodu. Powód jest prozaiczny – wartość ta nie opuszcza definitywnie majątku nabywcy, lecz wraca do niego po oddaniu opakowania w sklepie lub automacie.

Co potwierdziło MF

W odpowiedzi z 28 kwietnia 2026 r. udzielonej dziennikarzowi Ministerstwo Finansów odniosło się do typowej sytuacji – butelki, której nie da się zwrócić, bo została zniszczona, zgubiona albo zabrana przez gościa spotkania. Resort wskazał, że jeżeli wydatek z tytułu kaucji, której podatnik nie odzyska, spełnia ogólne kryteria z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, może zostać uwzględniony w kosztach uzyskania przychodów.

To wyłom od reguły o neutralności kaucji, ale wyłom warunkowy. MF zastrzega, że oceny dokonuje się wyłącznie po ustaleniu wszystkich okoliczności faktycznych konkretnej sprawy. Dopiero po takiej analizie można rozstrzygać także o dacie poniesienia kosztu.

Trzy warunki uznania za koszt podatkowy

Z odpowiedzi MF, czytanej łącznie z ogólną konstrukcją kosztów podatkowych i praktyką interpretacyjną, można wyprowadzić trzy łączne przesłanki.

Związek z działalnością. Pierwotny zakup musi być racjonalny i gospodarczo uzasadniony, np. woda dla pracowników i klientów. Bez tego elementu nawet bezsporna utrata opakowania nie da prawa do kosztu.

Definitywność straty. Kaucja musi nieodwracalnie utracić zwrotny charakter. Klasyczne przypadki to stłuczenie butelki w trakcie serwisu, jej skażenie wymagające utylizacji albo zabranie przez uczestnika spotkania bez zamiaru zwrotu. Zwykła nieobecność opakowania w magazynie tego nie wyczerpuje.

Brak wyłączenia ustawowego. Wydatek nie może mieścić się w katalogu z art. 23 u.p.d.o.f. lub art. 16 ustawy o CIT. Sama kaucja w żadnym z nich nie figuruje, ale ostrożność jest wskazana, gdy strata jest skutkiem rażącego niedbalstwa – wówczas organ może zakwestionować jej kosztowy charakter na zasadach ogólnych dotyczących strat w środkach obrotowych.

Bez protokołu trudniej obronić datę kosztu

Najbardziej praktyczny element odpowiedzi MF dotyczy dokumentowania. Resort nie narzuca konkretnego wzoru, ale logika dowodowa jest czytelna – to podatnik musi wykazać, że kaucja przestała być zwrotna. W praktyce pomocny będzie protokół zniszczenia lub utraty opakowań, najlepiej sporządzany przez co najmniej dwie osoby i zawierający datę zdarzenia, liczbę i rodzaj opakowań, wartość kaucji oraz przyczynę likwidacji.

Taki protokół może być „innym dowodem”, na podstawie którego podatnik ujmuje koszt w księgach. W przypadku kosztów pośrednich znaczenie ma dzień, na który koszt ujęto w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT. W księgach koszt ujmuje się przez wyksięgowanie należności z konta rozrachunkowego (kaucja figuruje tam od momentu zakupu napoju) i przeniesienie jej w pozostałe koszty operacyjne.

Czego MF nie powiedziało

Omawiane stanowisko resortu nie jest interpretacją ogólną ani objaśnieniami podatkowymi, to odpowiedź na pytanie mediów. Nie chroni więc podatnika w trybie art. 14k Ordynacji podatkowej. Daje wskazówkę co do kierunku wykładni, lecz w razie sporu z organem konieczne pozostają konkretne dowody. Otwarte pozostają też przypadki nietypowe – np. systematyczne, masowe niezwracanie opakowań przy istniejącej sieci punktów zbiórki w pobliżu firmy. Tu organ może uznać, że nie chodzi o utratę, lecz o dobrowolną rezygnację z należności, co kosztu nie tworzy.

Z perspektywy przedsiębiorców jest to rozwiązanie mało komfortowe. System kaucyjny miał być prosty operacyjnie, ale przy takim podejściu MF podatnik, który chce rozliczyć utraconą kaucję w kosztach, musi wykazać nie tylko sam zakup napoju, lecz także utratę prawa do jej odzyskania. W wielu firmach może to oznaczać, że drobne, rozproszone kwoty kaucji nie będą w ogóle zaliczane do kosztów, bo koszt dokumentowania okaże się większy niż podatkowa korzyść. Część podatników może z kolei ujmować je w kosztach zbiorczo, akceptując ryzyko ewentualnej korekty przy kontroli. W praktyce trzeba więc zadać pytanie o istotność kwot: przy niewielkich zakupach biurowych spór o kaucję może być bardziej kłopotliwy niż sama wartość podatkowego kosztu.

Praktyczny wniosek dla działów księgowych jest prosty. Warto wprowadzić krótką wewnętrzną instrukcję obiegu opakowań, ujednolicony wzór protokołu strat i odrębne konto rozrachunkowe dla kaucji. Bez tych elementów ujęcie utraconej kaucji w kosztach jest możliwe, ale podatnik bierze na siebie ciężar dowodu w razie kontroli.

Źródło

– Informacja Ministerstwa Finansów przekazywana do mediów na zapytania dziennikarzy z 28 kwietnia 2026 r. sygn. 37/26 opubl. eureka.mf.gov.pl