akta pracownicze

Firma musi mieć w każdej pracowniczej teczce dodatkową część dotyczącą badań na obecność alkoholu lub narkotyków, nawet jeśli ich nie wykonuje. Potwierdzają to PIP i MRiPS.

Do marca 2020 r. mają trwać rozmowy europejskiej centrali związkowej i zrzeszeń pracodawców w sprawie zawarcia porozumienia dotyczącego digitalizacji w stosunkach pracy. Chodzi o uzgodnienie rozwiązań, które m.in. chroniłyby miejsca pracy (w związku ze współczesnymi wyzwaniami, np. automatyzacją procesów produkcji) i zapewniały przestrzeganie przepisów o czasie pracy, w tym tzw. prawa do odłączenia, czyli np. nieodbierania wiadomości od zatrudniającego po godzinach pracy.

Gdy z pracownikiem zatrudnionym przed 2019 r. zawieramy w tym roku kolejną umowę o pracę, trzeba mu założyć nową teczkę. Przechowujemy ją tylko 10 lat, a starą – aż 50. Aby akta były kompletne, do tej drugiej można dołączyć kopię świadectwa pracy – twierdzi resort rodziny.

Wymogi techniczne, konieczność ciągłej digitalizacji i niedostosowane przepisy zniechęcają pracodawców do cyfryzacji dokumentacji pracowniczej.

Nowe dokumenty wymagają podania wielu szczegółowych informacji na temat przebiegu zatrudnienia ubezpieczonego. Nie mogą być sprzeczne z danymi ze świadectwa pracy, ale mogą je uzupełniać.

Tak będzie m.in. z ewidencją czasu pracy i wnioskami urlopowymi osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku dokumenty te trzeba będzie przechowywać aż 10 lat

Nie wiadomo, czy firmy mogą przechowywać niektóre akta pracownicze w formie papierowej, a inne – w wersji elektronicznej. Resort pracy i PIP przygotowują wspólne stanowisko.

Zgodnie ze stanowiskiem resortu system teleinformatyczny to niekoniecznie jedna aplikacja czy program, ale zbiór oprogramowania. Ponadto w ocenie resortu dokumenty elektroniczne mogą być numerowane w różny i nie zawsze ciągły sposób, a co najważniejsze, większość danych można zapisywać na bieżąco jedynie w bazie danych, a nie od razu w odrębnych plikach. Przypomnijmy: przepisy o elektronicznej dokumentacji pracowniczej weszły w życie 1 stycznia tego roku

Może skrócić ten okres z 50 do 10 lat, o ile przekaże ZUS pełne informacje za pracowników i zleceniobiorców. Sami zainteresowani mogą skontrolować, czy zrobił to prawidłowo

Firmy mają gromadzić m.in. wnioski urlopowe i informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu. Jeśli chcą, mogą zdigitalizować ich papierową wersję.

Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do10 lat, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej czy domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika - to rozwiązania w ramach tzw. E-akta, które wchodzą w życie 1 stycznia 2019 r.