Firmy rzadko korzystają z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentów pracowniczych oraz ich elektronizacji. Pracodawcy postulują uelastycznienie regulacji, co powinno zachęcić przedsiębiorców do tych rozwiązań

Ministerstwo Rozwoju i Technologii przekazało do konsultacji i opiniowania projekt oceny funkcjonowania przepisów dotyczących przechowywania dokumentów pracowniczych (OSR ex post). Przygotowanie takiej analizy wynika z Oceny Skutków Regulacji projektu ustawy przyjętej przez Radę Ministrów w 2017 r. Chodzi o ustawę z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357). MRiT dało pracodawcom czas do 12 lutego br. na przekazanie uwag, które mogą zostać wykorzystane w ocenie.

10 lat zamiast 50

Oceniana ustawa umożliwiła prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej również w postaci elektronicznej. Poza tym dała możliwość skrócenia obowiązkowego okresu jej przechowywania z 50 do 10 lat. Przy czym 10-letni okres z mocy prawa dotyczy zatrudnionych po wejściu w życie ustawy. Ponadto została wprowadzona możliwość skrócenia z 50 do 10 lat okresu przechowywania dokumentacji również zatrudnionych, którzy podlegali ubezpieczeniom od początku 1999 r. do końca 2018 r. Warunkiem skorzystania z niej jest przekazanie do ZUS za każdego pracownika informacji niezbędnych do przyznania emerytury lub renty. W tym celu trzeba złożyć w ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), a następnie przesłać w ciągu 12 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnianych w latach 1999–2018.

W projekcie OSR ex post resort wskazuje, że przez pięć lat funkcjonowania przepisów z możliwości skrócenia czasu przechowywania dokumentów pracowniczych skorzystało niespełna 3,2 tys. z 1,8 mln płatników składek. Przekazali oni do ZUS raporty informacyjne za ok. 141 tys. ubezpieczonych.

– Z tej możliwości korzystają przede wszystkim mniejsze firmy. Większe przedsiębiorstwa oraz firmy z dużą rotacją pracowników (szczególnie zatrudniające zleceniobiorców na krótkie okresy) zwracają uwagę na znaczne koszty przedsięwzięcia i brak możliwości przekazania danych w ciągu 12 miesięcy od złożenia oświadczenia OSW. Konieczność wykonania dodatkowej pracy związanej z uporządkowaniem papierowej dokumentacji pracowniczej za stare okresy, ale także potrzeba zainwestowania w rozwiązania systemowe – koszty oprogramowania, licencji, digitalizacji podpisów – powstrzymują pracodawców przed realizacją tego zadania – wyjaśnia MRiT.

W ocenie firm taka operacja wymaga zaangażowania znacznych środków, a od samych pracowników – poświęcenia dużej ilości czasu, co zniechęca je do podjęcia takiego wysiłku.

Zdaniem Katarzyny Kameckiej, ekspert ds. prawa pracy w Polskim Towarzystwie Gospodarczym, rozwiązaniem mogłoby być przedłużenie 12-miesięcznego terminu na dopełnienie formalności.

– Mógłby on zostać przedłużony w zależności od wielkości danego pracodawcy, tj. od liczby zatrudnianych pracowników. Dla dużych firm mógłby on wynosić np. dwa lata, a dla bardzo dużych nawet trzy – proponuje ekspertka PTG.

Digitalizacja? Niekoniecznie

Z projektu wynika również, że z możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej skorzystało kilkuset przedsiębiorców (co roku od 592 do 657 płatników składek), za niespełna 20 tys. ubezpieczonych. Rzadkie korzystanie z tego rozwiązania potwierdza Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan. Wskazuje, że obecnie dla dużej firmy zmiana dokumentacji z papierowej w elektroniczną jest niewykonalna z uwagi na pracochłonność i koszty z tym związane oraz brak gwarancji popełnienia pomyłek i pewności co do jakości tych danych. Jak zauważa, problemem jest to, że wciąż w przypadku niektórych dokumentów wykorzystywanych w trakcie zatrudnienia jest wymagane zachowanie formy pisemnej, wobec czego nie można całkowicie przejść na formę cyfrową. To oznacza, że dokumentacji pracowniczej nie da się dziś prowadzić w całości w jednej formie (elektronicznej) bez konieczności drukowania niektórych dokumentów elektronicznych lub skanowania tych papierowych. Konieczne byłyby zatem zmiany w zakresie stosowanych form.

– Poza tym dużym usprawnieniem byłaby możliwość podpisywania wszystkich dokumentów pracowniczych, w tym umowy o pracę, elektronicznie – ale nie tylko podpisem kwalifikowanym, lecz także z wykorzystaniem podpisu osobistego i podpisu zaufanego/profilu zaufanego – postuluje Robert Lisicki.

Problemem dla firm jest też to, że obecne regulacje wymagają przejścia z papieru na postać cyfrową dla całego okresu zatrudnienia danego pracownika (mamy bowiem obowiązek utrzymywania w jednolitej postaci dokumentacji zatrudnionego).

– Dobrym rozwiązaniem byłaby możliwość zmiany na elektroniczną wersję dokumentów od pewnego momentu, wybranego przez pracodawcę, a nie od początku zatrudnienia, czyli bez konieczności ingerencji w dane historyczne – rekomenduje Robert Lisicki. ©℗

ikona lupy />
Rządowe podsumowanie / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe