Składki za urlop wychowawczy pracownika. Jak je obliczyć?

Prawo do urlopu wychowawczego w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem ma pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy. Do sześciomiesięcznego okresu zatrudnienia wlicza się poprzednie okresy zatrudnienia.

Urlop przysługuje obojgu rodzicom lub opiekunom dziecka.

Urlop wychowawczy – kto może z niego skorzystać w 2025 roku?

Wymiar urlopu wychowawczego wynosi do 36 miesięcy. Urlop jest udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia.

Urlop wychowawczy jest udzielany nie więcej niż w 5 częściach. Liczbę części urlopu ustala się w oparciu o liczbę złożonych wniosków o udzielenie urlopu.

Rodzicom dzieci niepełnosprawnych, które wymagają osobistej opieki pracownika, przysługuje dodatkowy urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy, jednak na okres nie dłuższy niż do ukończenia przez dziecko 18 roku życia. Stan zdrowia dziecka musi być potwierdzony orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności.

Z urlopu wychowawczego mogą jednocześnie korzystać oboje rodzice lub opiekunowie dziecka. W takim przypadku łączny wymiar urlopu wychowawczego nie może przekraczać wskazanego wymiaru.

Trzeba jednak pamiętać o ważnej zasadzie - każdemu z rodziców lub opiekunów dziecka przysługuje wyłączne prawo do jednego miesiąca urlopu wychowawczego z wymiaru urlopu wychowawczego oraz dodatkowego urlopu wychowawczego. Prawa tego nie można przenieść na drugiego z rodziców lub opiekunów dziecka. Oznacza to, że jedno z rodziców może wykorzystać maksymalnie po 35 miesięcy urlopu wychowawczego i dodatkowego urlopu wychowawczego.

W jakich przypadkach jedno z rodziców może skorzystać z 36 miesięcy urlopu?

Rodzic ma prawo do urlopu wychowawczego w wymiarze do 36 miesięcy, jeżeli:

• drugi rodzic dziecka nie żyje,
• drugiemu rodzicowi dziecka nie przysługuje władza rodzicielska,
• drugi rodzic dziecka został pozbawiony władzy rodzicielskiej albo taka władza uległa ograniczeniu lub zawieszeniu.

Jeżeli dziecko pozostaje pod opieką jednego opiekuna, opiekunowi przysługuje mu urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy.

Wniosek o urlop wychowawczy – terminy i wymagane dokumenty

Urlop wychowawczy jest udzielany na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez pracownika w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu.

Do wniosku dołącza się oświadczenie pracownika:

• o braku zamiaru korzystania przez drugiego rodzica albo opiekuna dziecka z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku albo
• o okresie, w którym drugi rodzic albo opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego w okresie objętym wnioskiem.

Powyższe oświadczenie nie jest wymagane w razie:

• ograniczenia drugiemu rodzicowi albo pozbawienia drugiego rodzica władzy rodzicielskiej albo
• ograniczenia opieki drugiemu opiekunowi albo
• zwolnienia z opieki drugiego opiekuna dziecka.

W takim przypadku należy dołączyć kopię prawomocnego orzeczenia sądu o powyższych okolicznościach albo dokumenty lub oświadczenie pracownika, że zachodzą niedające się usunąć przeszkody do uzyskania informacji od drugiego rodzica lub opiekuna dziecka o braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi rodzic lub opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego w okresie objętym wnioskiem.

W przypadku wnioskowania o dodatkowy urlop wychowawczy należy również złożyć prawomocne orzeczenie o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka.

Wniosek o urlop wychowawczy w wymiarze 36 miesięcy

W przypadku wnioskowania o udzielenie urlopu wychowawczego w wymiarze 36 miesięcy albo o udzielenie części urlopu wychowawczego, której wymiar łącznie z dotychczas wykorzystanym wymiarem urlopu wychowawczego wyniesie 36 miesięcy, należy złożyć:

• odpis skrócony aktu zgonu drugiego rodzica dziecka, albo
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ubezwłasnowolnieniu drugiego rodzica dziecka albo dokument potwierdzający niepełnoletność drugiego rodzica dziecka, gdy rodzice nie są małżeństwem, albo kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ustaleniu ojcostwa, w którym sąd nie przyznał ojcu władzy rodzicielskiej, albo
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o pozbawieniu drugiego rodzica władzy rodzicielskiej albo o jej ograniczeniu lub zawieszeniu, albo
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o przyznaniu opieki nad dzieckiem jednemu opiekunowi albo zwolnieniu drugiego opiekuna z opieki.

Czy pracodawca musi udzielić urlopu wychowawczego?

Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika o udzielenie urlopu wychowawczego. Pracownik może wycofać wniosek nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu, składając pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie w tej sprawie.

Jeżeli wniosek został złożony bez zachowania terminu, pracodawca udziela urlopu wychowawczego nie później niż z dniem upływu 21 dni od dnia złożenia wniosku.

Jakim ubezpieczeniom podlega pracownik na urlopie wychowawczym?

Na urlopie wychowawczym pracownik podlega ubezpieczeniom emerytalno-rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu, na które składki finansuje budżet państwa. Oznacza to, że okres ten zalicza się do okresów składkowych w celu ustalenia prawa do emerytury minimalnej i renty z tytułu niezdolności do pracy.

Pracownik nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu oraz wypadkowemu. Nie ma zatem prawa do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (np. zasiłku chorobowego) oraz z ubezpieczenia wypadkowego.

Trzeba jednak zaznaczyć, że urodzenie dziecka podczas urlopu wychowawczego uprawnia do zasiłku macierzyńskiego.

Urlop wychowawczy - składki

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób na urlopie wychowawczym to 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy (na 2025 r. - 8673 zł). Podstawa w tej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.

Jednak podstawa ta nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone temu pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i jednoczenie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. - 4666 zł).

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób na urlopach wychowawczych od stycznia do grudnia 2025 r. nie może być:

• wyższa niż 5203,80 zł, tj. 60 proc. z 8673 zł,
• niższa niż 3499,50 zł, tj. 75 proc. z 4666 zł.

Niezależnie zatem od wysokości realnego wynagrodzenia pracownika podstawa wymiaru składek nie może być wyższa ani niższa niż wskazane wyżej limity.

Jak obliczyć przeciętne miesięcznego wynagrodzenie pracownika?

Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia dla celów ustalenie podstawy wymiaru składek za pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym należy stosować zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłków, ale z wyjątkami.

Do obliczeń przyjmuje się wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wychowawczego, jeśli stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.

Znaczenie ma jedynie wynagrodzenie pracownika u danego płatnika składek, u którego został udzielony urlop wychowawczy. W przeciwieństwie do zasiłków wynagrodzenie przyjmuje się w pełnej wysokości,nie zaś po odliczeniu części składek na ubezpieczenia społeczne ( 13,71 proc.).

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie oblicza się, dzieląc sumę wynagrodzeń uzyskanych przez pracownika przez liczbę tych miesięcy, w których wynagrodzenie to osiągnął. Gdy pracownik rozpoczął urlop wychowawczy przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględnić wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe trwania stosunku pracy.

Uzupełnienie wynagrodzenia

Jeżeli w okresie, z którego przyjmuje się wynagrodzenie do ustalenia podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy;
• przyjmuje się, po uzupełnieniu stosownie do rodzaju składników wynagrodzenia, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Sposób uzupełniania zależy od modelu wynagradzania pracownika – czy składa się ze składników stałych, zmiennych czy mieszanych.

Za wynagrodzenie uzupełnione przyjmuje się:

• w przypadku stałego wynagrodzenia - wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy;
• w przypadku wynagrodzenia zmiennego, jeżeli pracownik przepracował choćby jeden dzień – dzieli się wynagrodzenie osiągnięte za przepracowane dni robocze przez liczbę dni roboczych, w których zostało ono osiągnięte i mnoży przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu;
• w przypadku wynagrodzenia zmiennego, jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia – przyjmuje się kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku u płatnika składek.

Jakie składniki wyłącza się przy obliczaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia?

Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych uwzględnia się wszystkie składniki przychodu uzyskiwane ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika.

W przeciwieństwie zatem do obliczania podstawy wymiaru zasiłków z podstawy wymiaru składek dla pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym nie wyłącza składników przysługujących za okresy pobierania świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne

Podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego. Składka jest miesięczna i niepodzielna.

Ustalając podstawę wymiaru składki zdrowotnej, nie stosuje się zasady proporcjonalnego jej zmniejszania w stosunku do okresu podlegania temu ubezpieczeniu. Za podstawę przyjmuje się kwotę w wysokości 620 zł. Składka wynosi 55,80 zł (9 proc. x 620 zł).

Inne zatrudnienie podczas urlopu wychowawczego

Jeśli pracownik podczas urlopu wychowawczego zatrudnia się u innego pracodawcy, podejmuje wykonywanie umowy zlecenia lub wykonuje prowadzi działalność gospodarczą, jest ubezpieczony z tego tytułu, a nie z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.

W takiej sytuacji budżet państwa nie finansuje już mu składek, a pracodawca nie musi mu już ustalać podstawy wymiaru składek.