Zgodnie z art. 94 pkt 9b kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej określa zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej. W myśl par. 2 tego aktu wykonawczego pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Ponadto ma on obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą:
  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
  • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej na podstawie art. 281 par. 1 pkt 6 k.p. podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
WAŻNE Pracodawca powinien przywiązywać wagę do dokumentacji pracowniczej, ponieważ jest ona niezbędna do celów dowodowych w razie sporu z pracownikiem przed sądem lub przed przeprowadzającym czynności kontrolne inspektorem pracy.
W doktrynie można spotkać się ze stanowiskiem, że karane powinno być wyłącznie zaniechanie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a nie braki w takiej dokumentacji (E.D. Baran, K.W. Baran, Wykroczenia przeciwko prawom, s. 107 i n.). Uzasadnione jest to tym, że nie można nadawać przepisowi karnemu innego znaczenia niż wynikające z wykładni literalnej. Ustawodawca nie wprowadził w opisie czynu wymogu prowadzenia dokumentacji zgodnie z przepisami, ale jedynie przewidział karę za zaniechanie prowadzenia dokumentacji. (Kodeks pracy. Regulacje COVID-19 w prawie pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk). Można jednak spotkać się również z odmiennym stanowiskiem, w myśl którego, jeżeli w konkretnej sytuacji braki w aktach osobowych lub dokumentacji pracowniczej są tak daleko idące, że w istocie doszło do zaniechania ich prowadzenia, możliwe jest uznanie takiego zaniechania za wykroczenie z art. 281 pkt 6 k.p. [M. Bojarski, W. Radecki, Przewodnik po pozakodeksowym prawie karnym, Warszawa 1999, s. 529; A. Rycak, w: K. Walczak (red.), Kodeks pracy, kom. do art. 281 Nt 44]. Jak trafnie zauważył M. Nałęcz, „trudno przejść do porządku nad wyjątkowo niedbałym prowadzeniem dokumentacji i akt osobowych” (Kodeks pracy. Komentarz red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak).

Dwa stanowiska

Nie ulega zatem wątpliwości, że wykroczeniem jest nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej. „Wykroczeniem będzie zarówno nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, jak i zaniechanie tylko prowadzenia akt osobowych pracowników albo tylko dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy” [M. Nałęcz, w: W. Muszalski (red.), Kodeks pracy, 2017, kom. do art. 281 Nb 33]. Penalizowane będzie zachowanie pracodawcy polegające na braku dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy (np. w postaci braku ewidencji czasu pracy), braku listy wynagrodzeń lub też karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Brak któregokolwiek z tych dokumentów będzie już wykroczeniem. Naruszenie któregokolwiek punktu z par. 6 ww. rozporządzenia będzie zatem czynem zabronionym. Ponadto, w mojej ocenie, brak akt osobowych, tj. dokumentów składających się na ich zawartość, może zostać uznane za brak dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, który przedstawi kontrolującemu tylko umowę o pracę i jakieś świadectwo pracy pracownika z poprzedniego miejsca pracy, powinien liczyć się z sankcją karną. Oczywiście nie wyobrażam sobie kary za nieuporządkowanie lub nieprzechowywanie dokumentów w porządku chronologicznym oraz brak ich numeracji, lub za brak w niej np. wykazu oświadczeń lub dokumentów znajdujących się w każdej z części akt osobowych. Pracodawca powinien jednak przywiązywać wagę do dokumentacji pracowniczej, ponieważ jest ona niezbędna do celów dowodowych w razie sporu z pracownikiem przed sądem lub przed przeprowadzającym czynności kontrolne inspektorem pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest utworzenie i zgromadzenie wielu dokumentów, a czasem, w trakcie rozprawy sądowej, okazuje się, że ich brak zdecydowanie przemawia na niekorzyść pracodawcy. Dla przykładu niewywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązku rzetelnego prowadzenia dokumentacji czasu pracy powoduje dla niego niekorzystne skutki prawne, jeżeli pracownik udowodni swoje twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż ta dokumentacja (por. wyrok Sądu Najwyższego z 7 czerwca 2011 r., sygn. akt II PK 317/10). Przy czym pracownik, który uniemożliwia pracodawcy ewidencjonowanie czasu pracy – unikając składania informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także przypadkach opuszczenia pracy – nie może skutecznie podnosić zarzutu, że jego czas pracy nie był należycie dokumentowany (wyrok SN z 14 maja 2012 r., sygn. akt II PK 231/11).

Poważne braki

Dlatego w opisywanym wyżej przypadku trudno jednoznacznie przesądzić, czy wobec braku niektórych dokumentów lub nawet „bałaganu” w dokumentach inspektor pracy będzie wszczynał postępowanie w sprawach o wykroczenia. Na pewno są dokumenty, których brak zdecydowanie może skutkować nałożeniem mandatu, np. karta ewidencji czasu pracy prowadzona do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ponadto, w związku z brakiem dokumentacji pracowniczej, pracodawca może nie być w stanie udowodnić, że udziela urlopów wypoczynkowych i sankcje karne mogą zostać nałożone chociażby z tego tytułu.
Podstawa prawna
• art. 281 par. 1 pkt 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
• rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369)