Zobowiązania wynikające z obsługi kadrowo-płacowej zatrudnianych pracowników dla wielu pracodawców stanowią obszar kojarzący się głównie z działaniami czasochłonnymi, kosztownymi i przede wszystkim wymagającymi nieustannego monitorowania zmian prawa – jest to prawdziwie syzyfowa praca, która często kończy się koniecznością złożenia korekty błędnie wystawionego dokumentu.
ikona lupy />
Katarzyna Plucińska, dyrektor zarządzający Randstad Payroll Solutions
Tymczasem wywiązywanie się ze zobowiązań tej domeny nie musi być codziennym obowiązkiem pracodawcy. Rozwiązaniem pozwalającym na optymalizację działań i skupienie się na głównej działalności biznesowej jest skorzystanie z usługi outsourcingu kadrowo-płacowego.
Powodów, dla których firmy korzystają z outsourcingu kadrowo-płacowego, jest wiele. Najbardziej istotne można pogrupować w cztery obszary: kosztów, bezpieczeństwa oraz jakości i elastyczności.

Niższe koszty

W dzisiejszych bardzo trudnych czasach firmy przywiązują jeszcze większą wagę do kosztów niż w przeszłości. Nie ulega wątpliwości, że outsourcing kadrowo–płacowy może przynieść wiele korzyści finansowych. Powszechnie wiadomo, że koszty związane z naliczaniem płac to nie tylko wynagrodzenie zasadnicze oraz składki ZUS osób zatrudnionych w dziale płac, ale i koszt specjalistycznego oprogramowania, prądu, artykułów biurowych, telefonów, ale także zwolnień lekarskich, urlopów czy rekrutacji nowych pracowników. Niektóre z tych elementów można łatwo przeliczyć, inne są niewymierne dopóki się nie zdarzą. Trudno bowiem przewidzieć, ile będzie kosztowała firmę nagła nieobecność pracownika naliczającego płace – i czy ta nie pociągnie za sobą znacznie poważniejszych konsekwencji.

Bezpieczeństwo

Innym bardzo istotnym elementem, dla którego firmy decydują się na outsourcing procesów kadrowo-płacowych jest bezpieczeństwo i ograniczenie ryzyka w obszarze prawnym. Często zmieniające się przepisy prawa zmuszają pracodawców do ciągłego dostosowywania się do nowych regulacji. Przeoczenie tych zmian może rodzić bardzo duże ryzyko, głównie finansowe. Dodatkowo interpretacja i stosowanie wielu regulacji są niejasne. Wymienione czynniki sprawiają, że pracodawcy decydują się na powierzenie procesów kadrowo-płacowych wyspecjalizowanym firmom. Dzięki temu zyskują gwarancję poprawności dokonywanych naliczeń, są na bieżąco informowani o wszelkich zmianach w przepisach prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, a przede wszystkim minimalizowane jest ryzyko popełnienia błędu.
Równie ważne jak bezpieczeństwo prawne jest bezpieczeństwo systemowe. Firmy outsourcingowe zapewniają dostęp do najnowocześniejszych technologii, posiadają odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa oraz specjalne procedury przechowywania oraz odzyskiwania danych. Pracodawca outsourcując kadry i płace oszczędza nie tylko czas i pieniądze przeznaczone na utrzymanie oraz aktualizację systemów informatycznych, ale zyskuje pewność, że wszystkie zmiany w odpowiedni sposób i w odpowiednich terminach zostaną wdrożone.

Jakość i elastyczność

Równie ważnym elementem, dla którego firmy decydują się na outsourcing kadrowo-płacowy, jest jakość i elastyczność tego typu usług. Przed podpisaniem umowy z dostawcą warto sprawdzić, czy posiada on odpowiednie certyfikaty potwierdzające jakość świadczonych usług, procedury kontroli, ale też – a może przede wszystkim – należy sprawdzić referencje. Istotne jest zbadanie jak daną firmę oceniają obecni, ale też byli klienci. Z jakiego powodu doszło do rozwiązania umowy i co o współpracy sądzi taki klient. Ważny też jest zakres świadczonych usług oraz o czy firma jest gotowa dostosować go oraz system raportowania do potrzeb klienta. Istotne też jest, czy firma oferuje dostęp do systemu kadrowo-płacowego tak, aby klient mógł samodzielnie obejrzeć dane czy przygotować raporty. To wszystko ma znaczenie, gdyż outsourcing jest po to, aby ułatwić klientowi codzienną pracę, a jednocześnie zdjąć odpowiedzialność za prawidłowość naliczeń. Dobrze ułożona współpraca sprawia, że klient nawet nie odczuwa, że kadry i płace są prowadzone na zewnątrz. Nie ma konieczności, aby po stronie klienta była osoba, która zna się na przepisach prawa pracy. Klient może się skupić na tym, co naprawdę jest ważne dla rozwoju przedsiębiorstwa, a nie zajmować się np. kontrolą z ZUS.

Katarzyna Plucińska

dyrektor zarządzający Randstad Payroll Solutions

ikona lupy />

Partner opracowania