KSeF

Weryfikacja nawet prawidłowo wystawionej faktury w trybie offline może się zakończyć komunikatem o błędzie. Wystarczy, że osoba odpowiedzialna za fakturowanie straci pracę lub swoje uprawnienia w KSeF.

Rozważania dotyczące funkcji, roli, charakteru oraz sposobów używania kodów QR są prowadzone na portalach społecznościowych, szkoleniach i w firmowych gabinetach. Pretekstem do tego stała się najnowsza wersja projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

W niedalekiej przyszłości wszystkie faktury w transakcjach B2B pomiędzy podatnikami VAT zarejestrowanymi w Polsce będą wysyłane i odbierane wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Obowiązkowe wdrożenie systemu zostało przesunięte na 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2025 r. przekroczył 200 mln zł, i na 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.Wdrożenie KSeF to proces skomplikowany i czasochłonny. Obejmuje nie tylko aspekty techniczne, lecz także konieczność wprowadzenia bardzo istotnych zmian w procedurach wewnętrznych, umowach, regulaminach. Na pytania dotyczące tych kwestii odpowiadają eksperci zespołu VAT MDDP, którzy na co dzień w ramach MDDP Platforma Wiedzy prowadzą praktyczne szkolenia i warsztaty na temat KSeF.

Wyobraźmy sobie taką oto sytuację: kolejka do kasy, internet się zawiesił. Konsumentowi sprzedawca może dać paragon albo fakturę wystawioną w trybie offline. A podatnikowi VAT? Czy firma, która wystawi fakturę offline, będzie mogła przekazać ją klientowi, który jest polskim podatnikiem VAT, jeżeli sama nie wyśle jej jeszcze do Krajowego Systemu e-Faktur?

Prawidłowe określenie daty otrzymania faktury stanie się kluczowe dla dochodzenia należności, gdyż wyznacza ona początek biegu terminu płatności i naliczania odsetek. A będzie ona ustalana według różnych zasad, które zależą od scenariusza wystawienia dokumentu.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur budzi emocje w całej branży finansowo-księgowej. Dla wielu przedsiębiorców oznacza konieczność dostosowania systemów, procedur i nawyków do nowego, centralnego sposobu wystawiania i odbierania faktur. W szerszej perspektywie KSeF może być jednym z najważniejszych kroków w stronę nowoczesnej, zautomatyzowanej i bardziej zrównoważonej księgowości. Nie tylko usprawni obieg dokumentów, ale też odblokuje specjalistom przestrzeń na rozwój. Może otworzyć drogę do realnego skrócenia tygodnia pracy w biurach rachunkowych, dlaczego?

Podatnicy mogą już testować wystawianie i otrzymywanie faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026 r. Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko przedprodukcyjne (Demo) Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

Dyrektor KIS potwierdza, że będzie można odliczać podatek naliczony z faktury wystawionej wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur. Ale to oznacza, że szybciej będzie mógł odliczyć VAT ten, kto dostanie fakturę poza KSeF, niż ten, kto dostanie ją w formacie ustrukturyzowanym

Podatnik, który ze względu na zwolnienie podmiotowe z VAT, wystawia dziś tylko rachunki, będzie musiał po wejściu w życie obowiązkowego KSeF wystawić fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli zażąda jej nabywca-podatnik VAT. Dlaczego? Wyjaśnił to dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Wbrew oczekiwaniom niektórych podatników fakturowanie w nowym systemie nie zastąpi obowiązkowej fiskalizacji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. Natomiast niektóre dokumenty z nich pochodzące stracą dotychczasowe znaczenie po okresie przejściowym.