KSeF

Nie chodzi tylko o podatników zwolnionych z VAT, którzy dotychczas mogli w ogóle nie mieć numeru identyfikacji podatkowej. Treść nowych przepisów może budzić wątpliwości w przypadku jednostek i instytucji budżetowych, które wprawdzie mają identyfikator, ale np. tylko jako płatnicy PIT

W świecie, w którym biznes nie ma granic, dyrektorzy finansowi stają przed mnóstwem wyzwań regulacyjnych. Najbliższy horyzont to oczywiście Krajowy System e-Faktur (KSeF), którego wejście w życie jest już nieuchronne –zaznaczył Radosław Dominiak, Associate Account Manager, Tax & Trade w Pagero, podczas Forum Dyrektorów Finansowych. Podkreślał przy tym, że nie należy traktować nowego wymogu jako przykrego obowiązku, ale jako świetny punkt wyjścia do holistycznej automatyzacji procesów finansowych.

Wprawdzie nie będzie potrzeby ich wystawiania w przypadku dokumentów przekazanych przez Krajowy System e-Faktur, ale wciąż będą funkcjonować, gdy faktury będą dostarczane poza nim. Ich stosowanie może być również potrzebne w razie niedostępności systemu lub jego notyfikowanej awarii.

Coraz bliżej do wejścia w życie zapowiadanego od dawna obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, a przedsiębiorcy i księgowi co rusz dowiadują się czegoś absolutnie zaskakującego. Bynajmniej nie chodzi o ogrom nowej wiedzy, którą trzeba przyswoić i opanować jak zawsze, gdy mamy do czynienia z czymś nowym (choć z pewnością tym razem skala nowości jest nieporównywalnie większa).

Jeden z czterech podręczników do Krajowego Systemu e-Faktur zawiera treści, które dla przedsiębiorców są absolutną nowością, także jeśli porównać je z wcześniej opublikowanymi przez MF odpowiedziami na pytania. Co więcej, nie wynikają one, przynajmniej na razie, z żadnych przepisów

W obiegu będą nie tylko dokumenty dostarczane przez KSeF, lecz także wizualizacje, potwierdzenia zakupu oraz faktury wystawione poza systemem. Za ich merytoryczną weryfikację powinni odpowiadać podatnicy, a nie obsługujące ich biura rachunkowe, dlatego w umowach z ich klientami trzeba to wyraźnie zapisać

Od 30 września 2025 r. trwają testy systemu informatycznego Krajowego Systemu e-Faktur. Pierwsze wrażenia ekspertów nie są optymistyczne. Wskazują na wiele aspektów KSeF, które wymagają jeszcze poprawy.

1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy, którzy wysyłają podwładnych w delegację lub sami wyjeżdżają w celach służbowych i ponoszą związane z tym wydatki, mogą przeżyć niemiłe zaskoczenie – przestrzegają eksperci

Odbiorca takiego błędnego dokumentu oczywiście nie będzie mógł go uwzględnić w swoich rozliczeniach. Wielu podatników ma jednak wątpliwości, jakie działania w takiej sytuacji będą mogli podjąć, by uniknąć problemów z fiskusem i kontrahentami

Faktury będzie można wystawiać przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, czyli online, w trzech trybach offline (tj. offline – niedostępność KSeF, awaria i offline24) oraz w wyjątkowym trybie awarii całkowitej.