Radosław Kowalski

Pracodawcy, którzy pozwalają pracownikom wykorzystywać samochody służbowe nie tylko do celów firmowych, lecz także na potrzeby prywatne co do zasady muszą jako płatnicy rozliczać ich przychody z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Dotyczy to też wakacyjnych podróży. Szczególnie w takim przypadku mogą się pojawić wątpliwości co do wysokości ryczałtu za używanie pojazdu oraz jakie koszty on obejmuje.

W przypadku rozbieżności między danymi w fakturach ustrukturyzowanych i innymi informacjami, które trafiają do księgowego, powinien on przede wszystkim zażądać od klienta ich wyjaśnienia. Jako profesjonalista musi dochować należytej staranności, choć ostateczna decyzja należy do podatnika.

Mamy już za sobą pierwsze miesiące stosowania obligatoryjnego fakturowania ustrukturyzowanego. To dobry moment, by stworzyć listę ryzyk związanych z KSeF, z którymi muszą się mierzyć podatnicy, a także by wskazać działania, jakie mogą podjąć, żeby je zniwelować.

Strony umowy powinny doprecyzować ustalenia dotyczące terminu płatności, jeżeli jest on powiązany z wystawieniem lub dostarczeniem faktury. Jeśli tego nie zrobią, grożą im spory, jak go liczyć – m.in. wtedy gdy wbrew istniejącemu obowiązkowi dokument nie znajdzie się w KSeF.

Obowiązkowy KSeF wymusza zmianę podejścia do umów o samofakturowanie. Wątpliwości pojawiają się również wtedy, gdy błąd popełni zagraniczny nabywca, który wystawia fakturę w imieniu polskiego sprzedawcy. Kto za takie uchybienie odpowie od 2027 r.?

Nie chodzi tylko o to, że część przedsiębiorców chce w ramach prowadzonej działalności rozliczać prywatne zakupy, lecz także o to, że większość faktur za nie trafi do KSeF. A to sprawi, że wzrośnie liczba dokumentów, które księgowi będą musieli zweryfikować.

Dyrektor KIS kwestionuje poprawność wizualizacji faktur, gdy zawierają dane odmienne od tych, które są w pliku XML. Tym wymogom nie zawsze jest w stanie sprostać komercyjne oprogramowanie. Ostrożność musi zachować nie tylko wystawca dokumentu, lecz także jego odbiorca.

Podatnik czasem musi wskazać w polu P_1 wcześniejszą datę niż rzeczywisty dzień emisji dokumentu. Wtedy często nie może dochować podstawowego terminu na jego wysyłkę do systemu. Według dyrektora KIS nie musi to naruszać zasad fakturowania.

Wysokie ceny paliw powodują, że podatnikom jeszcze bardziej we znaki daje się limit kosztów używania samochodów osobowych. Pojazdy elektryczne nie są korzystniej traktowane od tych o napędzie spalinowym, inaczej niż w przypadku wydatków na nabycie, gdzie od początku roku obowiązują aż trzy progi.