Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Nasza ochotnicza straż pożarna działa jako stowarzyszenie. Oprócz statutowych działań ratowniczo-gaśniczych wynajmuje innym podmiotom pomieszczenia w swoim budynku oraz organizuje odpłatne szkolenia dla firm i osób fizycznych, dlatego jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny i ma swój NIP. Czy faktury związane ze świadczeniem tych usług muszą być wystawiane przez OSP w Krajowym Systemie e-Faktur?

Są one ważne nie tylko dla prawidłowego rozliczenia VAT i podatku dochodowego, lecz także często wiążą się z nimi określone skutki w relacjach z kontrahentami. Wprawdzie z przepisów wynika, o jakie dni chodzi, ale znaczenie ma też tutaj tryb pracy z systemem – online albo offline.

Dopóki fakturze ustrukturyzowanej nie został nadany numer KSeF, dopóty nie można przekazać jej wizualizacji nabywcy, jeżeli ten jest podatnikiem VAT – stwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Od środy 1 kwietnia 2026 r. kolejna, największa grupa podatników VAT musi wystawiać faktury przy użyciu KSeF. Taki obowiązek mają również zwolnieni z podatku, jeżeli tylko inny przedsiębiorca zażąda od nich faktury.

Od 1 kwietnia 2026 r. w Krajowym Systemie e-Faktur będą się pojawiać kolejne udogodnienia dla przedsiębiorców. Łącznie będzie ich 25 – zapowiedział Marcin Łoboda, szef Krajowej Administracji Skarbowej, podczas konferencji prasowej.

Dostęp do danych znajdujących się w Krajowym Systemie e-Faktur ma mieć nie tylko skarbówka, ale też wiele innych organów państwowych. Szczegóły transakcji poznają m.in. prokuratorzy, sądy, UOKiK, ale też… Państwowa Inspekcja Roślin i Nasiennictwa.

Na fakturze w KSeF brakuje dwóch pól - wykazaliśmy na łamach Dziennika Gazety Prawnej w artykule "Faktury w KseF są niezgodne z ustawą o VAT". Wydawałoby się, że tylko te pola dodać i problem rozwiązany. Nic bardziej mylnego, jesteśmy dopiero na etapie dyskusji.

Najmniejsze firmy, które nie mają jeszcze obowiązku wystawiania faktur w KSeF, obawiają się o bezpieczeństwo danych, o przerwy w działaniu systemu oraz błędy wynikające z nowych procedur. Inne firmy za atut wdrożenia systemu uznają rezygnację z przechowywania papierowych faktur oraz większą automatyzację procesów.

Od początku działania KSeF 2.0 nie wystąpiła jakakolwiek awaria systemu informatycznego. Odnotowano jedynie chwilowe utrudnienia w logowaniu do niego, gdy podatnik uwierzytelniał się poprzez Profil Zaufany – poinformował w odpowiedzi na poselską interpelację Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów i zastępca Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Wprawdzie dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej wyjaśnił, w jaki sposób należy poprawić błędne dane w elemencie Podmiot3, ale pojawiają się wątpliwości, czy takie – wymuszone względami technicznymi – rozwiązanie jest zgodne z prawem. Można się więc obawiać, że rozstrzygnie to dopiero unijny trybunał.

Trwają szkolenia z KSeF dla poszczególnych branż. Niektóre informacje siłą rzeczy się powtarzają, bo dotyczą ogólnej wiedzy o KSeF i zawierają podstawowe wskazówki, od czego zacząć, żeby móc wystawiać faktury ustrukturyzowane. Ale są też informacje dedykowane dla przedsiębiorców z konkretnych branż.