Niewykorzystany urlop. Jak go rozliczyć, gdy pracownik odchodzi z pracy?

Urlop w okresie wypowiedzenia jest przymusowy, jeśli tak zdecyduje pracodawca. Zgodnie z art. 167¹ k.p. w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.

Urlop w okresie wypowiedzenia – czy jest przymusowy?

W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu nie może przekraczać wymiaru wynikającego z art. 155¹ k.p. Mowa o okresie proporcjonalnego urlopu. Pracownik nie może być zmuszony do wykorzystania urlopu w wymiarze większym niż proporcjonalnie mu przysługujący za okres przepracowany w danym roku u tego pracodawcy.

Nie dotyczy to urlopu zaległego, który powinien być wykorzystany w tym czasie w całości.

Jak obliczyć proporcjonalny wymiar urlopu wypoczynkowego?

Zgodnie z art. 155¹ par. 1 k.p. w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, pracownikowi przysługuje urlop u dotychczasowego pracodawcy w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Jak wynika z art. 155^2a par. 1 k.p., przy ustalaniu wymiaru urlopu na podstawie powyższego przepisu miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi, a więc z 20 albo z 26 dni. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca.

Oznacza to, że za każdy miesiąc przepracowany u danego pracodawcy przysługuje urlop w wymiarze 26 dni/12 (20 dni/12), a więc 2,16 (1,66) dnia.

Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.

Wykorzystania urlopu z góry a odejście z pracy

Pracownik w kolejnym roku pracy u pracodawcy nabywa prawo do całego urlopu wraz z początkiem roku. Oznacza to, że może wykorzystać całą przysługującą mu pulę 26/20 dni także w styczniu/lutym.

Może się więc zdarzyć, że pracownik przed zakończeniem stosunku pracy u danego pracodawcy wykorzystał więcej dni urlopu niż wynikałoby to z liczby przepracowanych u tego pracodawcy miesięcy.

W takiej sytuacji pula urlopu u kolejnego pracodawcy będzie odpowiednio mniejsza, a dotychczasowy pracodawca nie musi rozliczać urlopu, w tym wypłacać ekwiwalentu.

Niewykorzystany urlop – przyczyny

Pracodawcy zazwyczaj dążą do tego, aby w okresie wypowiedzenia pracownik wykorzystał pełny należny urlop, co pozwala nie wypłacać im ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Często jednak dochodzi do niewykorzystania pełnej puli urlopu.

Najczęściej wiąże się to z tym, że pracownik w trakcie wypowiedzenia przedstawia zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy, co nie pozwala pracodawcy wysłać go przymusowo na urlop.

Może też się zdarzyć, że umowa zostaje rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym, co powoduje, że nie ma okresu wypowiedzenia, a więc także czasu na wykorzystanie urlopu.

Czym jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Jak stanowi art. 171 par. 1 k.p. w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, gdy zatrudnienie jest kontynuowane na podstawie nowej umowy między tymi samymi stronami. Chodzi tu o sytuację, gdy pracownikowi np. wygasa jedna umowa na czas określony, po czym od razu zawierana jest nowa.

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Zasady obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zawarte zostały w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Ekwiwalent ten obliczany jest w oparciu o osiągane przez pracownika wynagrodzenie oraz tzw. współczynnik urlopowy. Ustala się go, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

W 2025 r. współczynnik urlopowy wynosi 20,83 od 1 stycznia do 31 stycznia, a od 1 lutego do 31 grudnia - 20,75.