10 czerwca 2025 r. do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów wpisany został projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Projektowane zmiany dotyczą m.in. nowych zasad wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop - obecne przepisy

Przepis art. 171 kodeksu pracy, reguluje kwestie związane z ekwiwalentem przysługującym pracownikowi za zaległy urlop. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania, lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Nie zawsze wypłata takiego ekwiwalentu będzie obowiązkowa. Przepisy prawa pracy przewidują wyjątek w tym zakresie, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

W kodeksie pracy brak jest jednak dokładnego zapisu dotyczącego terminu wypłaty ekwiwalentu pieniężnego z tytułu niewykorzystanego urlopu. Powszechnie przyjmuje się, że ekwiwalent za urlop powinien zostać wypłacony najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia danego pracownika. Stanowisko to zostało potwierdzone orzecznictwem Sądu Najwyższego. W wyroku z 5 grudnia 1996 roku (sygn. akt I PKN 34/96) stwierdzono, że roszczenie o ekwiwalent za niewykorzystany urlop staje się wymagalne w dniu rozwiązania stosunku pracy. Podobnie w wyroku z 29 marca 2001 roku (I PKN 336/00) Sąd Najwyższy wskazał, że z chwilą rozwiązania stosunku pracy prawo do urlopu przekształca się w prawo do ekwiwalentu, a od tego momentu rozpoczyna się bieg terminu przedawnienia roszczenia o jego wypłatę.

Wypłata ekwiwalentu w dniu ustania stosunku pracy powoduje konieczność generowania przez pracodawców dodatkowych list płac i przelewów, poza comiesięcznymi listami wynagrodzeń oraz może prowadzić do nieprawidłowego wyliczenia wysokości ekwiwalentu z powodu konieczności jego ustalenia przed ustaniem stosunku pracy – tłumaczy wnioskodawca projektu Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Dlatego też potrzeba regulacji w tym zakresie i ujednolicenie przepisów.

Po zmianach

Jak wynika z projektu nowelizacji Kodeksu pracy, ekwiwalent za niewykorzystany urlop w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy pracodawcy będą mogli wypłacić razem z ostatnim wynagrodzeniem, a nie w dniu ustania zatrudnienia. Zdaniem wnioskodawcy projektu ma to uprościć proces rozliczeń przy rozwiązaniu umowy o pracę, ograniczyć liczbę błędów wynikających z braku pełnych danych w dniu zakończenia współpracy czy zmniejszyć ryzyko naruszeń przepisów i kar dla pracodawców ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Ponadto zmiany mają odciążyć działy kadrowo – płacowe, zwłaszcza w firmach z dużą rotacją pracowników.

Mało czasu na wdrożenie zmian

Nowelizacja przewiduje krótki termin wejścia w życie – zmiany będą obowiązywać już 14 dni po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw. Oznacza to, że pracodawcy nie będą mieć wiele czasu na przygotowanie się na nowe przepisy. Zgodnie z zapowiedziami Rząd ma przyjąć projekt w lipcu 2025 r.

Podstawa prawna

Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (opublikowany 10 czerwca 2025 r. w wykazie prac legislacyjnych).