Urlop wypoczynkowy. Kto ma pierwszeństwo, żeby z niego skorzystać?

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Urlop wypoczynkowy – zasady udzielania

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę albo u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach termin ustala się w porozumieniu z pracownikiem.

Plan urlopów – co pracodawca musi wziąć pod uwagę?

Ustalając plan urlopów, pracodawca powinien wziąć pod uwagę wnioski pracowników co do preferowanego przez nich terminu urlopu. Zarówno przy tworzeniu planu urlopowego, jak i udzielania urlopów bez sporządzania tego planu, pracodawcy muszą często pogodzić sprzeczne interesy pracowników co do terminów. Większość pracowników najchętniej chciałaby skorzystać z urlopu latem, co w wielu firmach nie jest możliwe. Pracodawca udzielając urlopów, musi kierować zasadą równego traktowania pracowników wynikająca z art. 11² kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków; dotyczy to w szczególności równego traktowania mężczyzn i kobiet w zatrudnieniu.

Pracodawca nie może wyróżniać jednej grupy pracowników np. rodziców dzieci szkolnych, udzielając im urlopu w wakacje, a odmawiając udzielenia urlopów innym pracownikom. Osoba, wobec której pracodawca dopuścił się naruszenia zasady równego traktowania, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (art. 18^3d k.p.).

Urlop wypoczynkowy po urlopie rodzicielskim

Nie będzie jednak naruszeniem zasady równego traktowania udzielenie pracownikom urlopów w szczególnych sytuacjach, także kosztem przesunięcia terminu innych pracowników. Chodzi tu zwłaszcza o uprawnienie określone w art. 163 par. 3 k.p., zgodnie z którym na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim i analogicznie – po rodzicielskim. Dotyczy to także pracownika-ojca wychowującego dziecko lub pracownika-innego członka najbliższej rodziny, który korzysta z urlopu macierzyńskiego. Pracownica nabywa bowiem prawo do urlopu w pełnym wymiarze także za rok, w którym była w ciąży i przebywała na zasiłku chorobowym, jak i za rok, w którym korzystała z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego.

W praktyce niejednokrotnie zdarza się więc, że pracownica była nieobecna przez 1,5 roku. Za cały ten okres nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego, którego pracodawca musi udzielić bezpośrednio po urlopie macierzyńskim albo rodzicielskim – o ile pracownica złoży taki wniosek. W tym przypadku pracodawca jest związany terminem urlopu wskazanego we wniosku, nawet jeśli wiązałoby się to z przesunięciem urlopu innego pracownika, gdyby miało to wpływ na pracę zakładu.

Uprawnienia rodzicielskie – jak wpłyną na urlopy wypoczynkowe innych pracowników?

Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego może być skutkiem skorzystania przez innych pracowników z pozostałych uprawnień związanych z rodzicielstwem lub opieką nad innymi członkami rodziny. Chodzi tu o następujące uprawnienia:

• urlop macierzyński,
• uzupełniający urlop macierzyński,
• urlop rodzicielski,
• urlop ojcowski,
• urlop opiekuńczy,
• zwolnienie od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych (siła wyższa).

Przesunięcie urlopu wypoczynkowego, bo inny pracownik wnioskuje o skorzystanie z tych uprawnień, których pracodawca nie może odmówić, również nie może być uznane za naruszenie zasady równego traktowania.

Urlop macierzyński dla ojca lub innego członka najbliższej rodziny

O tym, że pracownica będzie korzystać z urlopu macierzyńskiego, pracodawca wie zazwyczaj z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, dlatego urlopy innych pracowników można zaplanować z uwzględnieniem jej nieobecności. Jednak w szczególnych sytuacjach z urlopu macierzyńskiego może skorzystać także ojciec dziecka albo inny członek najbliższej rodziny (przepisy nie definiują, kogo należy zaliczyć do tej grupy). Wniosek o urlop macierzyński złożony przez ojca lub innego członka rodziny może być dla pracodawcy zaskoczeniem, ale nie może odmówić jego udzielenia. Taki niespodziewany wniosek może spowodować, że urlopy wypoczynkowe innych pracowników muszą być przesunięte.

Przypomnijmy, że matka dziecka może zrezygnować z urlopu macierzyńskiego po 14 tygodniach, a ojciec ma prawo ten urlop od niej przejąć. Ojciec dziecka albo członek najbliższej rodziny może również skorzystać z urlopu macierzyńskiego zamiast matki, gdy matka:

• porzuciła dziecko;
• zmarła;
• przebywa w szpitalu;
• posiada orzeczenie o niezdolności do samodzielnej egzystencji.

Urlop rodzicielski a urlop wypoczynkowy

Konieczność przesunięcia urlopu wypoczynkowego może się również wiązać z tym, że pracownik złożył wniosek o urlop rodzicielski albo urlop ojcowski. W praktyce z urlopu rodzicielskiego korzystają zazwyczaj matki, które rozpoczynają go bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Nie jest to jednak ich obowiązek. Oboje rodzice dysponują wspólną pulą urlopu rodzicielskiego w wymiarze 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka. Mogą z niego skorzystać do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6 lat. Mogą podzielić ten urlop na maksymalnie 5 części, o które muszą złożyć wniosek na nie mniej niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu.

Rodzice mogą podzielić między siebie ten urlop dowolnie z tym zastrzeżeniem, że jedno z nich może wykorzystać maksymalnie 32 tygodnie z ogólnej puli 41 tygodni. Zazwyczaj matki wykorzystują w jednej części 32 tygodnie urlopu rodzicielskiego od razu po urlopie macierzyńskim, co powoduje, że ojcom zostaje 9 tygodni do podziału na 4 części. Ojcowie mogą to uprawnienie wykorzystać dowolnie, a pracodawca musi wniosek uwzględnić, nawet gdy koliduje to np. z planem urlopów wypoczynkowych.

Urlop ojcowski a urlop wypoczynkowy

Taka sama sytuacja może mieć również miejsce, gdy pracownik będzie chciał skorzystać z urlopu ojcowskiego. Ojciec ma prawo do takiego urlopu w wymiarze do 2 tygodni, nie dłużej jednak niż do:

• ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia albo
• upływu 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14 roku życia.

Urlop ojcowski może być wykorzystany jednorazowo albo nie więcej niż w dwóch częściach, z których żadna nie może być krótsza niż tydzień. Wniosek w tej sprawie musi być złożony z 7-dniowym wyprzedzeniem. Pracodawca musi wniosek uwzględnić. Dość krótki czas między złożeniem wniosku a rozpoczęciem urlopu może również spowodować zmiany w terminach urlopu zaplanowanych przez innych pracowników.

Uzupełniający urlop macierzyński a urlop wypoczynkowy

Kolejną przyczyną przesunięcia urlopu wypoczynkowego może być skorzystanie przez innego pracownika z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, z więc tzw. urlopu dla rodziców wcześniaków. Prawo do tego urlopu ma zarówno matka, jak i ojciec, w przypadku urodzenia dziecka:

• przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g - w wymiarze tygodnia za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 15. tygodnia po porodzie;
• po ukończeniu 28. tygodnia ciąży i przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży i z masą urodzeniową większą niż 1000 g - w wymiarze tygodnia za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 8. tygodnia po porodzie;
• po ukończeniu 37. tygodnia ciąży i jego pobytu w szpitalu, pod warunkiem że pobyt dziecka w szpitalu po porodzie będzie wynosił co najmniej 2 kolejne dni, przy czym pierwszy z tych dni będzie przypadał w okresie od 5. do 28. dnia po porodzie - w wymiarze tygodnia za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu w okresie od 5. dnia do upływu 8. tygodnia po porodzie.

Z urlopu tego zazwyczaj korzystają matki, ale nie ma przeszkód, aby bezpośrednio po urlopie macierzyńskim matki ojciec skorzystał z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Wniosek w tej sprawie trzeba złożyć z co najmniej 21-dniowym wyprzedzeniem.

Urlop opiekuńczy – czy przesuwa urlop innym pracownikom?

Zmiana terminów urlopu wypoczynkowego może być również związana ze skorzystaniem przez innego pracownika z urlopu opiekuńczego. Przysługuje on pracownikowi w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Chociaż nie jest to wskazane wprost z przepisów k.p., przyjmuje się, że także ten wniosek trzeba uwzględnić. Wniosek w tej sprawie trzeba złożyć przynajmniej z jednodniowym wyprzedzeniem.

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Teoretycznie można również rozważać wpływ na urlopu innych osób skorzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej. Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.