Dni wolne, święta i współczynnik urlopowy

i. dni ustawowo wolne od pracy

Problematykę świąt ustawowo wolnych od pracy od lat reguluje ustawa z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy, która gwarantuje rocznie 13 dni świątecznych. Nie oznacza to jednak, że wszystkie z nich powodują obniżenie wymiaru czasu pracy. Zgodnie bowiem z art. 130 par. 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.) wymiar obniżają jedynie święta przypadające w inne dni niż niedziele, a część świąt zawsze przypada w niedziele, a więc nie mają wpływu na wymiar czasu pracy. Takie święta to pierwszy dzień Wielkanocy oraz Zielone Świątki, które są określane mianem stałych. W 2025 r. w niedziele nie wypadnie żadne dodatkowe święto, co oznacza niższy wymiar czasu pracy do przepracowania niż w 2024 r. Sytuacja może się zmienić, jeśli ostatecznie zostanie wprowadzona świąteczna Wigilia, o czym muszą jeszcze zdecydować Senat, a następnie prezydent. W takim przypadku byłoby to w sumie 14. święto wolne od pracy, a w 2025 r. 12. święto mające wpływ na wymiar czasu pracy, który wtedy zmniejszy się o jeszcze 8 godzin i będzie o 16 godzin mniejszy niż w tym roku.

Te same święta uwzględnimy, obliczając współczynnik do ekwiwalentu, gdyż rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop również odwołuje się do liczby dni wolnych od pracy przysługujących zatrudnionym w danym roku kalendarzowym.

W 2025 r. aż dwa dni świąteczne – 3 maja oraz 1 listopada – przypadną w sobotę, komplikując tym samym planowanie czasu pracy załogi. Taka sytuacja oznacza bowiem konieczność wyznaczenia pracownikom dni wolnych z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy w innym terminie w trakcie danego okresu rozliczeniowego, w którym przypadło święto w sobotę. Należy pamiętać, że wyznaczany przez pracodawców dzień nie jest dniem wolnym za święto, jak się często potocznie mówi, a jest dniem wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. W praktyce bowiem pracownik miał wolne święto, a na skutek tego, że nałożyło się ono na dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, którym w przypadku większości pracowników jest sobota, to taki dzień wolny powinien zostać wyznaczony pracownikowi. Należy więc uważać na oznaczenia używane w harmonogramach czasu pracy i na dane rejestrowane w kartach ewidencji czasu pracy, bo od 1 stycznia 2019 r. rodzaje dni wolnych od pracy są obligatoryjnym elementem ewidencji czasu pracy pracowników.

Układ świąt w 2025 r. jest proporcjonalny, gdyż bardzo późno przypada Wielkanoc, więc święta ruchome przypadną po dwa w: styczniu, kwietniu, maju, listopadzie i grudniu, a jedno święto przypadnie w sierpniu. [tabela]

Niedziele i święta są jedynymi dniami, których czas trwania został określony ustawowo, nie zaś pozostawiony układowi wynikającemu z harmonogramów czasu pracy. Standardowe godziny trwania niedzieli i święta to przedział od godz. 6 w niedzielę (święto) do godz. 6 w poniedziałek (dzień następny). Pracodawcy mają jednak możliwość dostosowania czasu trwania niedzieli do swoich potrzeb organizacyjnych. Taki czas trwania niedziel nie dotyczy placówek handlowych, gdyż obowiązująca od 1 marca 2018 r. ustawa o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni wprowadzająca zakaz handlu w niedziele i święta ustanowiła sztywne ramy niedziel, zgodne z ich kalendarzowym trwaniem. A więc dla pracowników wykonujących czynności związane z handlem niedziela trwa od godz. 0 z soboty na niedzielę do godz. 24 w niedzielę.

II. Plan urlopów

Plany urlopów od dawna nie są dokumentem obowiązkowym. Mogą ich nie tworzyć pracodawcy, u których nie działają związki zawodowe, oraz firmy uzwiązkowione, pod warunkiem że zakładowe organizacje związkowe wyrażą zgodę na nietworzenie planów urlopowych. Pracodawca udziela urlopów przy braku jakichkolwiek planów w tym zakresie na podstawie indywidualnych wniosków urlopowych, czyli za porozumieniem z pracownikiem. Wnioski urlopowe nie zostały sformalizowane przez przepisy kodeksu pracy, a więc mogą mieć postać pisemną, elektroniczną czy wręcz ustną, co potwierdziło MRPiPS w swoim stanowisku z 15 kwietnia 2019 r. opublikowanym w DGP z 25 kwietnia 2019 r. „Resort pracy wyjaśnia, które obszary dokumentacji pracowniczej mogą mieć mieszaną postać”.

Spoglądając na planowanie urlopów z punktu widzenia zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej, należy stwierdzić, że plany urlopów nie zostały uwzględnione jako obligatoryjna część nowej dokumentacji dotyczącej urlopów wypoczynkowych, gdyż nie są wymienione wprost w par. 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS są to dokumenty zbiorcze, przechowywane przez pracodawców odrębnie, a ewentualnie ich kopie mogą być włączane do indywidualnej dokumentacji pracowniczej poszczególnych zatrudnionych.

Jeśli pracodawca podejmie jednak decyzję, że plan urlopów będzie tworzony, to powinien mieć na uwadze art. 163 par. 1 k.p. Zgodnie z tym przepisem plan ustala pracodawca, biorąc pod uwagę nie tylko wnioski pracowników, lecz także potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy zakładu. Powyższe daje możliwość nieudzielenia całości załogi urlopów w okresie wakacyjnym, gdyż pracodawca musi normalnie funkcjonować, co pozwala rozłożyć urlopy na cały rok kalendarzowy lub przyjąć zasadę, że urlopy w wakacje są udzielane pracownikom rotacyjnie lub na krótsze okresy.

W planach urlopów uwzględnia się całość urlopu, do którego pracownik ma prawo, a więc urlopy zaległy, bieżący oraz dodatkowy, jeśli pracownik ma do takiego urlopu prawo, np. z tytułu stopnia niepełnosprawności. W przypadku urlopów zaległych powinna obowiązywać zasada, że są one planowane do dnia 30 września danego roku, zgodnie z zasadą wykorzystania urlopu zaległego. W planach urlopów nie uwzględnia się z kolei czterech dni urlopu na żądanie, które są udzielane zawsze w sposób indywidualny. Planując urlopy, należy jeszcze pamiętać o zasadzie wynikającej z art. 162 k.p., zgodnie z którą jedna część urlopu powinna wynosić co najmniej 14 kolejnych dni wypoczynku, czyli dni kalendarzowych z uwzględnieniem weekendów i świąt.

Tworząc plan urlopów, należy pamiętać także o wytycznych UODO, który w biuletynie dla inspektorów ochrony danych określił, że udostępnianie grupie pracowników planu urlopów wypoczynkowych na dany rok nie stanowi naruszenia zasady minimalizacji danych, o ile administrator nie udostępnia w ten sposób danych w zakresie szerszym niż niezbędny dla realizacji celu przetwarzania. W treści planu urlopów wypoczynkowych kluczowymi i niezbędnymi danymi są: imię i nazwisko pracownika oraz data rozpoczęcia urlopu i data jego zakończenia. Zawarcie w omawianym dokumencie dodatkowych danych, takich jak np. rodzaj urlopu, może mieć charakter nadmierny (por. Newsletter UODO dla IOD, luty 2022 r.). Nie powinno się zatem podawać w planie więcej danych pracownika, np. nr PESEL czy daty urodzenia, ani rozdzielać urlopów na kategorie, czyli oznaczać urlopów zaległych czy dodatkowych.

III. Współczynnik do ekwiwalentu

Współczynnik urlopowy jest ustalany corocznie i stosuje się go do obliczania wysokości ekwiwalentu za urlop nabyty przez pracownika w danym roku kalendarzowym. W praktyce może to być jednak zarówno urlop bieżący, jak i zaległy, gdyż prawo do urlopu w naturze pracownik nabywa corocznie 1 stycznia lub z dniem zatrudnienia u pracodawcy, ale prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy dotyczy całości niewykorzystanego urlopu i w tym zakresie nie dzieli się go na zaległy i bieżący, tylko traktuje jednorodnie. Prawo do ekwiwalentu powstaje bowiem z dniem rozwiązania stosunku pracy i dotyczy wszystkich nieprzedawnionych urlopów wypoczynkowych niewykorzystanych przez pracownika w naturze. W praktyce mogą to być urlopy nawet z czterech kolejnych lat.

Sposób ustalania współczynnika do ekwiwalentu wynika z przepisów rozporządzenia urlopowego, zgodnie z którym:

• od liczby dni w roku kalendarzowym odejmujemy liczbę przypadających w tym okresie niedziel, świąt i dni wolnych z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy (czyli w praktyce sobót),
• otrzymany wynik dzielimy przez 12, gdyż taka jest liczba miesięcy w roku kalendarzowym.

Otrzymany wynik będzie współczynnikiem dla osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, a w przypadku niepełnoetatowców wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru etatu danego pracownika. Przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop nie obniża się bowiem czasu pracy takich osób, przyjmując, że norma czasu pracy wynosi zawsze 8 godzin, bez względu no to, czy pracownik ma połowę, trzy czwarte czy inną ułamkową część etatu.

Jak wyliczyć?

W 2025 r. liczba dni kalendarzowych wynosi 365, niedziel będzie 52, a ponadto przypada aż 11 świąt wpływających na czas pracy (czyli przypadających w inne dni niż niedziele, które także uwzględniamy, obliczając współczynnik) i 52 dni wolne wynikające z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. Dwa święta przypadają w sobotę i te dni powinny zostać policzone niejako podwójnie – i jako święto, i jako sobota, gdyż z tego tytułu są udzielanie pracownikom inne dni wolne od pracy. Zatem ostatecznie współczynnik wyniesie:

365 – (52 + 11 + 52) : 12 = 365 – 115 = 250 : 12 = 20,83

Ważne! Współczynnik dla niepełnych etatów, które są stosowane najczęściej, będzie wynosił odpowiednio:

• dla trzech czwartych etatu – 15,62,
• dla połowy etatu – 10,42,
• dla jednej trzeciej etatu – 6,94,
• dla jednej czwartej etatu – 5,21.

Gdy porównamy współczynnik na 2025 r. z tym z 2024 r., będzie on trochę niższy, bo w mijającym roku wynosił on 20,92. Współczynnik jest jednak pochodną liczby dni roboczych i dni wolnych od pracy przypadających w danym roku, a więc gdy roczny wymiar czasu pracy spadł, jego wysokość musi być niższa, to jest po prostu kwestia algorytmów matematycznych.

Należy pamiętać, że powyższe wielkości wpłyną przede wszystkim na ustalanie ekwiwalentu za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy, ale to niejedyne świadczenie płacowe, które oblicza się w ten sposób. Te zasady stosuje się również przy obliczaniu odszkodowania przysługującego pracownikowi z tytułu skróconego okresu wypowiedzenia umowy bezterminowej lub rozwiązania umowy z naruszeniem prawa, czy też np. odszkodowania należnego pracodawcy w przypadku, gdy rozwiązanie przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków podmiotu zatrudniającego okaże się niezasadne. ©℗