Urlop wypoczynkowy. Czy pracodawca może narzucić pracownikowi termin jego wykorzystania?

W jaki sposób pracodawca ustala terminy wykorzystania urlopu wypoczynkowego?

Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Wykorzystanie urlopu w roku kolejnym (kumulacja urlopu) jest więc wyjątkiem od tej zasady.

Termin wykorzystania urlopu przez pracownika może być określony w planie urlopów albo jest ustalany indywidualnie z pracownikiem.

Sytuacje, w których pracownik może być zmuszony do skorzystania urlopu w narzuconym terminie, są bardzo ograniczone.

Na jakich zasadach tworzy się plan urlopów?

Plan urlopów ustala pracodawca na podstawie wniosków pracowników, ale z uwzględnieniem tego, że musi być zapewniony normalny tok pracy. Pracodawca nie może samodzielnie tworzyć planu urlopów, zmuszając pracowników do skorzystania z urlopu w konkretnym terminie.

Jeśli terminy określone w planie urlopów pokrywają się, pracodawca siłą rzeczy jest zmuszony niektórym pracownikom odmówić prawa do urlopu w wybranych przez nich terminach. Musi przy tym pamiętać, aby nie faworyzować niektórych pracowników (grup pracowników), zawsze zgadzając się na urlop w wybranych przez nich datach, podczas gdy innym odmawiając.

Niedopuszczalne jest np. udzielanie urlopów w miesiącach letnich lub w czasie okołoświątecznym tylko niektórym pracownikom, a innym przesuwając wypoczynek na inne, mniej atrakcyjne okresy w roku. Takie zachowanie może być uznane za naruszenie zasady równości w zatrudnieniu, jak również może być użyte przez pracownika jako argument w sprawie o mobbing.

W jakim terminie pracodawca musi ustalić plan urlopów?

Nie ma przepisu, który nakazywałby pracodawcy ustalenie planu urlopów do konkretnego terminu. Powszechna jest praktyka, że plan urlopów podaje się do końca roku na rok kolejny, ale nie jest obowiązek pracodawcy. Co więcej, nie ma przepisu, który nakazywałby pracodawcy sporządzanie planu urlopów na cały rok. Plan urlopów może obejmować także krótsze okresy np. pół roku. Teoretycznie nie ma przeszkód, aby plan obejmował tylko miesiąc, ale takie rozwiązanie nie miałoby uzasadnienia praktycznego.

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a więc może być to np. forma elektroniczna lub ogłoszenie na tablicy. Przyjmuje się, aczkolwiek niektórzy stoją na stanowisku przeciwnym, że wewnętrzne przepisy zakładowe mogą wymagać, aby pracownik złożył odrębny wniosek urlopowy, mimo że jego urlop zaplanowano już w planie urlopów.

Jakich dni nie obejmuje się planem urlopów?

Planem urlopów nie obejmuje się tzw. urlopu na żądanie, a więc 4 dni w roku kalendarzowym dla każdego pracownika, który może być wykorzystany przez pracownika w dowolnym czasie. Trzeba jednak pamiętać, że wbrew popularnej nazwie, nie jest to do końca „urlop na żądanie”, bo pracodawca i tak musi na niego wyrazić zgodę. Udanie się na taki urlop przed uzyskaniem zgody pracodawcy oznacza nieobecność nieusprawiedliwioną.

W jakich przypadkach nie trzeba sporządzać planu urlopów?

Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę albo gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Podobnie jak w przypadku sporządzania planu urlopów, także ustalając termin urlopu z pracownikiem indywidualnie, pracodawca powinien wziąć pod uwagę termin wskazany przez pracownika, chyba że uniemożliwi to normalny tok pracy zakładu.

Także w tej sytuacji pracodawca odmawiając prawa do urlopu w wybranym terminie, powinien to uzasadnić, ponieważ nieuzasadniona odmowa, zwłaszcza gdy się powtarza, może być dla pracownika podstawą do zarzutów o naruszenie zasady równości albo nawet mobbingu.

W jakim przypadku można zmienić termin urlopu pracownika?

Jak wynika z art. 164 par. 1 k.p., przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Zatem termin urlopu wpisany do planu urlopu albo ustalony indywidualnie może być zmieniony przez pracodawcę w każdej chwili, jeśli wnioskuje o to pracownik. Może, ale nie musi – oznacza to, że pracodawca może odmówić zmiany terminu. Także w tym przypadku trzeba jednak pamiętać, że zachowanie pracodawcy może zostać w przyszłości użyte przez pracownika jako argument, że pracodawca naruszał jego prawa.

Z kolei art. 164 par. 2 k.p. pozwala pracodawcy na zmianę terminu urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Trzeba zwrócić uwagę, że przepis mówi o „poważnym” zakłóceniu toku pracy. Pracodawca nie może więc zmienić decyzji co do urlopu z błahych przyczyn.

Jeśli pracodawca jest zmuszony zmienić termin urlopu, to kolejny termin musi być ustalony z pracownikiem, pracodawca nie może ustalić nowego terminu samodzielnie.

Czy pracodawca może zmusić pracownika do 14-dniowego urlopu?

Zgodnie z art. 162 k.p. na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Mogą pojawić się wątpliwości, czy pracownik ma obowiązek skorzystać z urlopu w taki sposób, że jednak z części w danym roku kalendarzowym musi wynosić co najmniej 14 dni. Przyjmuje się, co jest praktyką zaakceptowaną przez PIP, że pracodawca nie może zmusić pracownika to podziału urlopu w ten sposób, że jedna z jego części musi mieć przynajmniej 14 dni. Pracownik może podzielić urlop na dowolną liczbę części o dowolnej długości.

W jakich przypadkach pracodawca może zmusić do wykorzystania urlopu?

Kodeks pracy przewiduje wprost jedną sytuację, w których pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu, czyli udzielić mu go wbrew jego woli. Chodzi o wykorzystanie urlopu w okresie wypowiedzenia.

Istnieje również pogląd, co do którego są jednak wątpliwości ze strony PIP, że pracodawca może wysłać pracownika na urlop przymusowy do 30 września.

Przymusowy urlop zaległy - stanowisko resortu pracy

Zgodnie z art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym, w którym pracownika nabył do niego prawo, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

W tym przypadku również mogą pojawić się wątpliwości, co oznacza „należy udzielić”. Z pewnością pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu zaległego, jeśli pracownik o niego wnioskuje. W tym przypadku pracodawca nie może powoływać się na przyczyny dotyczące zapewnienia toku pracy zakładu.

Odpowiedź na pytanie, czy można pracownika wysłać na przymusowy zaległy urlop do 30 września, nie jest tak oczywista. Zdaniem resortu pracy oraz SN pracodawca może wysłać na taki urlop.

Można tu przywołać wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05, gdzie sąd stwierdził, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet, gdy ten nie wyraża na to zgody.

Z kolei Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przedstawiło swoją interpretację w odpowiedzi na interpelację nr 8918 z 6 sierpnia 2020 r. Resort stwierdził, że „orzecznictwo sądowe przyjmuje, powołując się na obowiązek udzielenia urlopu zaległego do określonej daty (30 września) oraz zważywszy, że niespełnienie powyższego obowiązku przez pracodawcę naraża go na sankcje, które może podjąć wobec niego Państwowa Inspekcja Pracy, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przepisie art. 168 k.p. Pracodawca zatem może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody”.

Przymusowy urlop zaległy – stanowisko PIP

Z kolei PIP stoi na przeciwnym stanowisku, zgodnie z którym nie można zmusić pracownika do wykorzystania urlopu zaległego (www.pip.gov.pl, dostęp 5 sierpnia 2025 r.).

Zdaniem PIP „samorzutne udzielenie przez pracodawcę urlopu, wbrew woli pracownika, poza przypadkiem określonym w art.167¹ k.p. nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne. Stąd też, również w odniesieniu do urlopu zaległego powinien mieć zastosowanie tryb przewidziany przepisami art.163 k.p. Pracodawca może jednak zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami okresie, a brak współpracy w tym zakresie sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi przewidzianymi w art. 108 Kodeksu pracy. Procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów jest elementem organizacji pracy i porządku, do którego przestrzegania zobowiązać może np. umieszczenie jej w regulaminie pracy (GNP-110-4560-46 /07/PE). Zgodnie z powyższym, pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie posiada uprawnienia do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.”

Czy pracodawca może zmusić pracownika do wzięcia urlopu w okresie wypowiedzenia?

Tak, pracodawca może zmusić pracownika do urlopu w okresie wypowiedzenia. Jest to jedyny przypadek wskazany wprost w kodeksie pracy. Chodzi tu zarówno o okres wypowiedzenia, który rozpoczął się w wyniku złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.

Zgodnie z art. 167¹ k.p. w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.

Co ważne, w takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 155¹ k.p.

Chodzi tu o okres proporcjonalnego urlopu. Pracodawca nie może bowiem zmusić pracownika do wykorzystania urlopu w wymiarze większym niż wynika to z okresu przepracowanego w danym roku u pracodawcy.

Jak obliczyć proporcjonalny wymiar urlopu, do którego można zmusić pracownika?

Zgodnie z art. 155¹ par. 1 w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop u dotychczasowego pracodawcy w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Jak zaś wynika z art. 155^2a par. 1 k.p., przy ustalaniu wymiaru urlopu na podstawie powyższego przepisu miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi, a więc z 20 albo z 26 dni.

Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca.

Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.

Czy przestój w pracy może być podstawą do przymusowego urlopu?

Przestój w pracy nie może być podstawą do przymusowego urlopu. To, że np. firma ma mniej zamówień, nie może być przyczyną wysłania pracowników na urlop.

Niedopuszczalną praktyką jest również wymuszanie na pracownikach wykorzystywanie urlopu w dniach, w których i tak świadczyliby pracę z zmniejszą intensywnością.