Kodeks pracy unowocześniony. Zmiany we wniosku o urlop bezpłatny

Kodeks pracy w wielu przepisach wymaga złożenia wniosków albo zawiadomień w formie pisemnej. To często utrudnienie, zwłaszcza w dobie rozpowszechnionej komunikacji elektronicznej, w tym programów kadrowych, które pozwalają na szybszy przepływ informacji między pracownikiem a pracodawcą. Nowelizacje kodeksu pracy z ostatnich lat te zmiany już uwzględniają, wprowadzając możliwość składania wniosków w postaci elektronicznej lub papierowej.

Obowiązuje jednak jeszcze kilka przepisów, które przewidują składanie wniosków, zawiadomień lub potwierdzeń wyłącznie na piśmie. Zmieni to oczekująca na podpis prezydenta najnowsza nowelizacja kodeksu pracy (ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Postać elektroniczna

Nowelizacja wprowadza możliwość składania wniosków, zawiadomień lub potwierdzeń w postaci elektronicznej albo papierowej. Dopuszczenie postaci elektronicznej oznacza, że dany wniosek (np. wniosek o urlop bezpłatny) może być złożony także poprzez wiadomość SMS, komunikator, e-mail, program kadrowy itp.

Wyrażenie „postać elektroniczna” pozwala na złożenie np. wniosku w dowolny sposób za pomocą komunikacji elektronicznej, nie jest wymagane zastosowanie podpisu elektronicznego.

Informacja o stosowaniu monitoringu

Jeśli pracodawca chce wprowadzić w zakładzie pracy monitoring, musi o jego celu, zakresie i sposobie zastosowania poinformować w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeśli układu ani regulaminu nie ma. Pracownik, który podejmuje pracę w zakładzie, w którym monitoring już jest stosowany, musi być o tym poinformowany pisemnie przed dopuszczeniem do pracy (art. 22² § 8 k.p.).

Po wejściu w życie nowych przepisów pracodawca będzie mógł przedstawić informacje o monitoringu w postaci papierowej lub elektronicznej.

Przejście zakładu pracy na innego pracodawcę

W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Jeżeli u dotychczasowego i nowego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca informuje na piśmie swoich pracowników o:

• przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
• przyczynach oraz prawnych, ekonomicznych oraz socjalnych skutkach przejścia zakładów pracy,
• zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania.

Przekazanie informacji powinno nastąpić co najmniej na 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę (art. 23¹ § 3 k.p.).

Po zmianach informacja ta będzie mogła zostać przekazana w postaci papierowej lub elektronicznej.

Konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową

O zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy (art. 38 § 1 k.p.).

Jeżeli organizacja uważa, że wypowiedzenie byłoby nieuzasadnione, może w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić na piśmie pracodawcy umotywowane zastrzeżenia (art. 38 § 2 k.p.).

Po wejściu w życie nowelizacji zarówno zawiadomienie organizacji związkowej, jak i zastrzeżenia organizacji, będą mogły być przekazywane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Rozkład czasu pracy

Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład (art. 129 § 3 k.p.).

Po zmianach rozkład czasu pracy może być sporządzany nie w „formie pisemnej lub elektronicznej”, ale w „postaci papierowej lub elektronicznej”.

Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy wtedy, gdy:

• na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140¹ (art. 129 § 4 pkt 3 k.p.).
• na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy (art. 129 § 4 pkt 4 k.p.).

Po wejściu w życie nowych przepisów w obu powyższych przypadkach pracownicy nie będą musieli składać tych wniosków pisemnie, ale w postaci papierowej lub elektronicznej.

Rozkłady i systemy czasu pracy

Na pisemny wniosek pracownika:

• pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.);
• może być do niego stosowany system skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.);
• może być do niego stosowany system czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.);
• może być do niego stosowany ruchomy czas pracy (art. 150 § 5 k.p.).

Po zmianach powyższe wnioski będą mogły być składane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Wyjście prywatne

Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 2¹ k.p.). Chodzi tu o tzw. wyjście prywatne.

Po wejściu w życie nowelizacji taki wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych

Na mocy dotychczasowych przepisów w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy (art. 151² § 1 k.p.)

Po zmianach wniosek ten będzie mógł być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Informacja o pracownikach pracujących w nocy

Osobą pracującą w nocy jest pracownik, którego rozkład czasu pracy obejmuje w każdej dobie co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej lub którego co najmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną (art. 151⁷ § 1 k.p.). Tacy pracownicy mogą pisemnie zawnioskować do pracodawcy, aby poinformował właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy (art. 151⁷ § 6 k.p).

Po zmianach pracownicy będą mogli zawnioskować o to w postaci papierowej lub elektronicznej.

Urlop bezpłatny

Dotychczasowe przepisy wymagają, aby wniosek o urlop bezpłatny był pisemny (art. 174 k.p.). Pisemna musi być również zgoda pracownika na udzielenie mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami (art. 174¹ k.p.).

Po zmianach zarówno wniosek o urlop bezpłatny, jak i zgoda na udzielenie urlopu przez pracodawcę, będą mogły być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zapoznanie się z zasadami bhp

Pracodawca jest obowiązany zaznajamiać pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczącymi wykonywanych przez nich prac. Obecnie obowiązujące przepisy wymagają, aby pracownik potwierdził na piśmie zapoznanie się z tymi przepisami oraz zasadami (art. 237⁴ § 1 k.p.).

Po wejściu w życie nowych przepisów pracownik będzie mógł to zrobić w postaci papierowej lub elektronicznej.