W toczącej się od 2024 r. dyskusji na temat sposobu liczenia różnych nieobecności w pracy – czy należy brać tu pod uwagę dni kalendarzowe, czy też doby pracownicze – pojawiła się rozbieżność między PIP a MRPiPS dotycząca sposobu udzielania pracownikom urlopu bezpłatnego. Zdaniem GIP urlopu bezpłatnego powinno się udzielać na dni kalendarzowe, natomiast resort pracy zajął przeciwne stanowisko. Po kolejnym pytaniu zadanym przez DGP salomonowe rozwiązanie zaproponowało w tej kwestii MRPiPS, wskazując, że obie wersje są możliwe i należy w praktyce to ustalić przy udzielaniu urlopu. Resort przyjął bowiem, że pracownik wskazuje we wniosku okres bezpłatnego urlopu i termin jego rozpoczęcia, a więc wolno mu poprosić, aby trwał on do 23.59 danego dnia lub do końca doby pracowniczej, jeśli to ma w praktyce znaczenie. W ocenie ministerstwa taki urlop może bowiem obejmować zarówno dni kalendarzowe, jak i doby pracownicze.

Przykład 1

Praca w godz. 8.00–16.00

Pracownik jest zatrudniony przy pracy biurowej i pracuje w sztywnym rozkładzie czasu pracy od poniedziałku do piątku, w godzinach 8.00–16.00. W jego przypadku sposób udzielenia urlopu bezpłatnego – na doby pracownicze lub dni kalendarzowe – nie spowoduje znaczącej różnicy. Decyzja podjęta w tym zakresie może ograniczyć jedynie nadgodziny, których nie da się zlecić w pierwszym dniu po powrocie z urlopu bezpłatnego. Jeśli pracownik wystąpiłby o urlop bezpłatny np. na trzy dni, od 24 do 26 lutego, to urlop udzielony na doby pracownicze kończy się 27 lutego o godz. 8.00, a więc nie można pracownika wezwać do pracy przed godz. 8.00 w tym dniu. Takie polecenie pracy w nadgodzinach byłoby jednak możliwe, gdyby urlop został udzielony na dni kalendarzowe, gdyż wtedy skończyłby się on o godz. 23.59 w jego ostatnim dniu, a więc 26 lutego 2025 r.

Nad sposobem liczenia urlopu bezpłatnego warto się jednak zastanowić, jeśli pracownik pracuje na trzy zmiany lub w rozkładach czterobrygadowym lub pięciobrygadowym, zwłaszcza w branżach, w których obowiązują roczne harmonogramy czy kalendarze, na podstawie których można ustalić zmianę obowiązującą w tygodniu korzystania z urlopu bezpłatnego. Dotyczy to szczególnie energetyki i branży automotive.

Przykład 2

Rozkład trzyzmianowy

Pracownik jest zatrudniony w rozkładzie trzyzmianowym i pracuje w organizacji zmian 3–2-1, czyli przez tydzień na trzeciej zmianie w godz. 22.00–6.00, następnie przez tydzień na drugiej zmianie w godz. 14.00–22.00 i wreszcie przez tydzień na pierwszej zmianie w godz. 6.00–14.00. Pracownik w lutym 2025 r. złożył wniosek o urlop bezpłatny na tydzień wakacyjny, w którym wypadała mu trzecia zmiana. W takim przypadku warto, by wziął pod uwagę, że w piątek, czyli w ostatnim dniu urlopu, ma zmianę roboczą trwającą od godz. 22.00 w piątek do 6.00 w sobotę. Pracownik powinien zatem złożyć wniosek na doby pracownicze, gdyż wtedy jego urlop bezpłatny skończy się w sobotę o 22.00 i nie musi się stawić w pracy na część piątkowej zmiany. Jeśli złoży wniosek na dni kalendarzowe, urlop bezpłatny zakończy się o godz. 23.59 w piątek i pracownik powinien się stawić do pracy na sześć godzin – od 0.00 do 6.00, gdyż te przypadają już na dobę astronomiczną sobotnią, czyli po zakończeniu udzielonego urlopu bezpłatnego.

W sytuacjach analogicznych jak w przykładzie drugim pracownik powinien zawsze ustalić, kiedy przypada ostatni dzień planowanego urlopu bezpłatnego, o który składa wniosek, i rozważyć jego ewentualne wydłużenie. Ma oczywiście prawo do złożenia wniosku o jeden dzień kalendarzowy urlopu więcej zamiast o jego udzielenie na doby pracownicze. Pracownik może również na godziny przypadające po północy złożyć wniosek o inną absencję, rozliczaną godzinowo, np. odbiór czasu wolnego za nadgodziny, wyjście prywatne czy zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14, albo oczywiście po prostu stawić się do pracy i pracować przez niepełną zmianę roboczą. ©℗

ikona lupy />
Materiały prasowe

Stanowisko MRPiPS z 10 lutego 2025 r. w sprawie urlopu bezpłatnego

DGP: W związku z pojawiającymi się wątpliwościami proszę o odpowiedź na pytanie: czy urlopy bezpłatne są udzielane na dni kalendarzowe, a więc rozliczane do 23.59, czy też są rozliczane tak jak urlopy wypoczynkowe na doby pracownicze? Pracownik może otrzymać urlop bezpłatny na swój pisemny wniosek, jeśli pracodawca się na to zgodzi (art. 174 par. 1 kodeksu pracy). Dokumenty dotyczące takiego urlopu powinny się znaleźć w aktach osobowych pracownika. W opinii MRPiPS urlop bezpłatny to w praktyce umowa – pracodawca zwalnia pracownika z obowiązku pracy na określony czas, a pracownik rezygnuje z prawa do jej wykonywania. Przepis art. 174 k.p. nie reguluje szczegółowo sposobu udzielenia urlopu bezpłatnego. Pracownik we wniosku wskazuje okres i termin rozpoczęcia urlopu. Może on obejmować zarówno dni kalendarzowe, jak i doby pracownicze (24 godziny od rozpoczęcia pracy zgodnie z grafikiem). Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podkreśla jednocześnie, że nie jest uprawnione do dokonywania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów prawa, jak również do analizowania oraz oceny konkretnych lub potencjalnych stanów faktycznych. Prawidłowość stosowania prawa pracy nadzoruje Państwowa Inspekcja Pracy, a wykładnia przepisów należy do sądów.

Podstawa prawna

Podstawa prawna

art. 174 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1222)