Na ustalony rozkład czasu pracy pracownika nakładają się różne wydarzenia życiowe i rodzinne, w związku z którymi zatrudniony pragnie uzyskać zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy. Wiele z takich sytuacji zostało objętych szczególnymi regulacjami przewidującymi konkretne uprawnienia do nieobecności. Dotyczy to m.in. narodzin dziecka, zawarcia związku małżeńskiego czy ceremonii pogrzebowej (czyli zwolnienia okolicznościowe), choroby członka rodziny (uprawniającej do skorzystania z zasiłku lub urlopu opiekuńczego), nagłej potrzeby wynikającej z działania siły wyższej, a także konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem w ramach art. 188 kodeksu pracy (dalej: k.p.). W zależności od podstawy prawnej niektóre z tych absencji są płatne w całości lub częściowo, inne natomiast wiążą się z brakiem prawa do wynagrodzenia, choć mogą być rekompensowane w formie świadczenia, jak np. zasiłek opiekuńczy.

Nie sposób jednak oczekiwać, by ustawodawca przewidział wolne od pracy z powodu każdej potrzeby życiowej – takiej jak np. załatwienie spraw administracyjnych czy bankowych albo chęć wcześniejszego wyjazdu na weekend w celu uniknięcia korków. W praktyce od dawna istniała możliwość uzgodnienia takiej nieobecności między pracownikiem a przełożonym, a od kilkunastu lat przepisy prawa pracy wprost sprzyjają takim ustaleniom, dopuszczając ich odpracowanie. Rozwiązanie to pozwala zatrudnionemu zachować prawo do wynagrodzenia, a pracodawcy osiągnąć równoważny efekt pod względem czasu wykonywania obowiązków, bez konieczności kwalifikowania tej pracy jako nadgodzin.

Zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej

Kodeksowa regulacja dotycząca prywatnych wyjść z pracy jest zwięzła, lecz niesie za sobą istotne konsekwencje. Zgodnie z art. 151 par. 21 k.p. czas przeznaczony na odrobienie zwolnienia udzielonego zatrudnionemu – na jego pisemną prośbę – w celu załatwienia spraw osobistych nie jest kwalifikowany jako godziny nadliczbowe. Jednocześnie musi być on zaplanowany w sposób nienaruszający prawa do minimalnych okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego, określonych odpowiednio w art. 132 i 133 k.p.

Przepisy nie odnoszą się jednak do ewentualnych roszczeń pracownika ani do obowiązków przełożonego w zakresie udzielania takiej formy absencji. Omawiana norma dotyczy wyłącznie skutków wynikających z uprzednio przyznanego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy. Kluczową konsekwencją jest brak kwalifikacji czasu jego odpracowania jako nadgodzin – co ma zasadnicze znaczenie, ponieważ w przeciwnym razie, ze względu na sposób organizacji pracy, taki czas mógłby wprost spełniać definicję pracy ponad normatywnej. [przykład 1]

PRZYKŁAD 1

Godziny odpracowania nie są nadgodzinami

Pracownik jest zatrudniony na pełen etat. Wykonuje obowiązki w podstawowym systemie czasu pracy. Opuścił on miejsce pracy we wtorek dwie godziny wcześniej za wiedzą i zgodą przełożonego, a brakujące godziny nadrabia w środę, przedłużając swój dzień pracy o dwie godziny.

Zgodnie z art. 151 par. 1 k.p. za pracę w nadgodzinach uznaje się świadczenie pracy ponad obowiązujące normy, jak również przekraczające dobowy limit wynikający z ustalonego systemu i rozkładu czasu pracy danego pracownika. W standardowych warunkach limity te wynoszą 8 godzin dziennie oraz przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w ramach obowiązującego okresu rozliczeniowego. W tym kontekście 10-godzinny dzień pracy w środę spełniałby przesłanki pracy ponadnormatywnej – gdyby nie szczególna regulacja zawarta w art. 151 par. 21 k.p., która wyłącza taką sytuację spod definicji nadgodzin, jeśli wynika ona z odpracowania wcześniejszego zwolnienia od pracy.

Drugim istotnym ograniczeniem jest konieczność poszanowania minimalnych okresów odpoczynku – ich skrócenie w związku z odrabianiem uprzednio udzielonego zwolnienia jest niedopuszczalne, niezależnie od okoliczności.

Uwaga! Za czas nieobecności w pracy, spowodowanej załatwianiem spraw osobistych, pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia. Zastosowanie znajduje tu ogólna reguła wyrażona w art. 80 k.p., zgodnie z którą prawo do wynagrodzenia przysługuje wyłącznie za rzeczywiście wykonaną pracę. Utrzymanie prawa do pensji za okres niewykonywania obowiązków jest możliwe jedynie w wypadkach przewidzianych w przepisach prawa pracy. Natomiast wynagrodzenie należy się za czas faktycznego odpracowania zwolnienia.

Prośba zatrudnionego

Wniosek o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych pracownik musi złożyć w formie pisemnej (art. 151 par. 21 k.p.), co wyklucza możliwość jego przekazania np. w zwykłej wiadomości e-mail. Wyjątek dotyczy jedynie pracy zdalnej. Zgodnie z art. 6732 k.p., w wypadku wykonywania obowiązków w tej formule, dokumenty pracownika, dla których przepisy prawa pracy – zarówno kodeksowe, jak i wynikające z ustaw szczególnych lub aktów wykonawczych – wymagają formy pisemnej, mogą być przekazywane zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. [przykład 2]

PRZYKŁAD 2

Wniosek drogą mejlową

Pracownik złożył wniosek o dwa dni okazjonalnej pracy zdalnej. W trakcie drugiego z tych dni przesłał drogą mejlową prośbę o zwolnienie od pracy w celu załatwienia sprawy osobistej, obejmującej dwie ostatnie godziny kolejnego dnia roboczego w siedzibie firmy. Pracownik złożył wniosek prawidłowo. Przepis art. 6732 k.p. nie ogranicza możliwości składania wniosków w formie elektronicznej wyłącznie do sytuacji wykonywania pracy zdalnej w sposób stały lub hybrydowy – obejmuje on wszelkie przypadki realizowania obowiązków zawodowych poza siedzibą pracodawcy. Co istotne, przepis nie wiąże formy złożenia wniosku z datą samego zwolnienia. Ważne jest, aby wniosek został przesłany w czasie, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną – samo zwolnienie może już przypadać na dzień pracy stacjonarnej.

Warto dodać, że zapowiadane są zmiany dotyczące sposobu składania wniosków przez pracowników. Projekt nowelizacji k.p. (wpłynął do Sejmu 29 lipca br., druk nie ma jeszcze numeru) przewiduje modyfikację wielu przepisów regulujących formę takich zgłoszeń. Planuje się odejście od sztywnego wymogu formy pisemnej na rzecz dopuszczenia zarówno wersji papierowej, jak i elektronicznej – również w przypadku prośby o udzielenie zwolnienia od pracy na potrzeby załatwienia spraw osobistych.

Uwaga! Przepisy k.p. nie zawierają definicji terminów „postać papierowa” ani „postać elektroniczna”. Można jednak przyjąć, że wersja papierowa obejmuje zarówno tradycyjny dokument podpisany własnoręcznie przez pracownika, jak i np. faks czy kopię takiego wniosku. Z kolei forma elektroniczna to nie tylko plik opatrzony kwalifikowanym lub zaufanym podpisem, lecz także zwykła wiadomość e-mail, SMS czy komunikacja za pośrednictwem internetowego komunikatora.

Wniosek składany przez pracownika powinien wskazywać datę oraz długość planowanej nieobecności. Należy go przekazać z wyprzedzeniem, jeszcze przed planowanym skorzystaniem ze zwolnienia. [przykład 3]

PRZYKŁAD 3

Spóźnienie do pracy – jak potraktować taką nieobecność

Pracownik pojawił się w zakładzie pracy z godzinnym opóźnieniem. Zwrócił się z prośbą o potraktowanie tej nieobecności jako wyjścia w sprawach osobistych oraz o umożliwienie jej odpracowania. Nieobecność pracownika może zostać uznana za usprawiedliwioną, jeśli wynika z przyczyn przewidzianych w przepisach prawa pracy, które uniemożliwiają podjęcie obowiązków zawodowych, jak również z innych okoliczności wskazanych przez zatrudnionego, o ile zostaną one zaakceptowane przez pracodawcę jako uzasadnione– np. w wypadku kolizji drogowej. Dopuszczalne jest także, na wniosek zainteresowanego, umożliwienie odrobienia czasu spóźnienia.

W tym jednak wypadku pojawia się istotny aspekt dla pracodawcy, szczególnie gdy opóźnienie nie wynikało z żadnej szczególnej przyczyny, a było przejawem naruszenia obowiązku punktualnego stawiennictwa w pracy. Jeśli bowiem przełożony zgodzi się potraktować spóźnienie jako formalne zwolnienie w celu załatwienia spraw prywatnych, automatycznie uznaje ten czas za usprawiedliwiony oraz potwierdza, że postępowanie pracownika nie naruszyło reguł obowiązujących w zakładzie. W takiej sytuacji nie tylko traci możliwość zastosowania wobec tej osoby środków dyscyplinujących, takich jak kara porządkowa, lecz także w praktyce daje ciche przyzwolenie na podobne zachowania w przyszłości.

Obowiązek odpracowania

Pracownik wskazuje we wniosku konkretny dzień lub przedział czasu, w którym chciałby skorzystać ze zwolnienia, natomiast termin jego odrobienia może zostać ustalony jednostronnie przez pracodawcę, który ma w tym zakresie decydujące uprawnienie. Choć oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony wspólnie to ustaliły. Czas przeznaczony na odpracowanie może być rozłożony na kilka dni lub też połączony z innymi, wcześniej udzielonymi zwolnieniami w celach prywatnych. [przykład 4]

PRZYKŁAD 4

W trzech turach

Pracownik, po uzyskaniu zgody przełożonego, był nieobecny w pracy przez sześć godzin. Pracodawca ustalił, że czas ten zostanie zrekompensowany w trzech dniach – po dwie godziny każdego dnia.

Przepisy nie określają sztywno ram czasowych, w których powinno nastąpić odpracowanie. Nie ma obowiązku, aby przypadało ono w tym samym miesiącu, choć można to uznać za dobrą praktykę. Nie jest również wymagane, by odpracowanie mieściło się w jednym okresie rozliczeniowym. Co istotne, termin rekompensaty nie musi być ustalany jednocześnie z udzieleniem zwolnienia. Pracodawca może wskazać go w późniejszym czasie – wtedy gdy pojawi się realna potrzeba zwiększenia czasu obecności pracownika.

Ważne! Czas przeznaczony na odpracowanie nie jest traktowany jako nadgodziny, lecz nadal pozostaje częścią normalnego czasu pracy.

W związku z tym nie przysługuje za niego rekompensata przewidziana dla pracy ponadnormatywnej, choć mogą wystąpić inne podstawy do dodatkowych świadczeń, np. jeśli odpracowanie zostanie zaplanowane w porze nocnej, pracownikowi należy się dodatek za pracę w godzinach nocnych.

Każde odrabianie wcześniej udzielonego zwolnienia może zostać zaplanowane zarówno po zakończeniu planowego dnia pracy, jak i przed jego rozpoczęciem. Bez znaczenia pozostaje to, że poranne godziny zwykle wciąż mieszczą się w poprzedniej dobie pracowniczej (liczonej jako 24 godziny od ustalonej godziny rozpoczęcia pracy – przy stałym grafiku nowa doba rozpoczyna się dopiero wraz z rozpoczęciem zmiany, np. o godz. 8.00). Wyłączenie czasu odpracowania spod definicji pracy nadliczbowej ma charakter bezwzględny. [przykład 5]

PRZYKŁAD 5

Odpracowanie w sobotę

Pracownica, za zgodą pracodawcy, opuściła miejsce pracy dwie godziny przed końcem zmiany. Przełożony rozważał możliwość wyznaczenia terminu odpracowania na sobotę, która dla tej osoby jest dniem wolnym wynikającym z obowiązującego, stałego rozkładu pracy od poniedziałku do piątku. Sobota, jako stały dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, nie może być dowolnie wykorzystywana do uzupełniania zaległości. Choć dwugodzinna praca tego dnia nie zostałaby uznana za nadliczbową, naruszałaby zasadę zapewnienia minimalnej liczby dni wolnych w okresie rozliczeniowym. W przypadku polecenia pracy w takim dniu pracownikowi należy się inny dzień wolny, udzielany do końca danego okresu rozliczeniowego, w terminie ustalonym wspólnie z zatrudnionym. Taki dzień wolny ma podwójną funkcję: rekompensuje przepracowany czas (przy czym dotyczy to tylko 8 godzin – każda dodatkowa godzina staje się już nadgodziną dobową) oraz umożliwia utrzymanie przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Dwugodzinne odpracowanie w sobotę, mimo że nie rodzi obowiązku wypłaty dodatku za nadgodziny, wymagałoby równoważnego dnia wolnego. W efekcie rozwiązanie takie staje się nieefektywne i trudne do uzasadnienia z organizacyjnego punktu widzenia. ©℗

Podstawa prawna

art. 6732, art. 132, art. 133, art. 151 par. 1 i 21, art. 188 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277, ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871).