Urlop bezpłatny. Czy wlicza się do stażu pracy?

Na jakich zasadach pracodawca udziela urlopu bezpłatnego?

Pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego jedynie na pisemny wniosek pracownika (art. 174 par. 1 kodeksu pracy). Tylko pracownik może wyjść z taką inicjatywą.Wniosek ten nie wymaga uzasadnienia, ale powinien określać czas trwania urlopu.

Udzielenie urlopu bezpłatnego z inicjatywy szefa i bez pisemnego wniosku pracownika jest bezskuteczne, chyba że pracownik zaakceptował na piśmie tę nieformalną prośbę przełożonego. Jeśli nie, to do urlopu w rozumieniu art. 174 par. 1 k.p. w ogóle nie doszło (tak Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 21 listopada 1996 r., sygn. akt III AUa 34/96).

Pracodawca nie musi wyrażać zgody na urlop bezpłatny, a pracownik nie ma możliwości, aby zakwestionować tę decyzję pracodawcy, chyba że prawo do urlopu bezpłatnego wynika z przepisów odrębnych. Obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego dotyczy np. pracowników skierowanych na szkolenie wojskowe oraz działaczy związkowych.

Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego?

Jak stanowi art. 174 par. 3 k.p., przy udzielaniu urlopu bezpłatnego, dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.

Jeśli więc pracownik nie zgodził się na taką możliwość, pracodawca nie może go odwołać. Kodeks pracy nie przewiduje tu żadnych wyjątków.

Czy pracownik może wcześniej wrócić z urlopu bezpłatnego?

Pracownik może wcześniej wrócić z urlopu bezpłatnego tylko za zgodą pracodawcy. Nie ma przeszkód, aby pracownik zawnioskował o powrót z urlopu bezpłatnego zaraz po tym, jak się na niego udał.

Decyzja w tej sprawie należy jednak do pracodawcy. Nie ma przepisu, który nakazywałby pracodawcy wyrażenie zgody na szybszy niż zaplanowany powrót pracownika z urlopu bezpłatnego.

Obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego – szkolenie wojskowe

Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu bezpłatnego osobie odbywającej szkolenie w ramach dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej (art. 304 ust. 1 ustawy o obronie Ojczyzny). Co więcej, pracownik jest chroniony przed zwolnieniem w okresie:

• od dnia poinformowania pracodawcy o terminie rozpoczęcia szkolenia do dnia jego zakończenia;
• w okresie trwania szkolenia;
• przez okres 12 miesięcy od dnia jego zakończenia.

Pracodawca nie może rozwiązać ani wypowiedzieć stosunku pracy z osobą odbywającą to szkolenie.

Zasady ochrony nie mają zastosowania:

• do umów o pracę zawartych na okres próbny,
• do umów na czas określony nie dłuższy niż 24 miesiące,
• w przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy.
• w przypadku rozwiązania umowy z winy pracodawcy (art. 52 k.p.),
• w odniesieniu do zwolnień grupowych,
• w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy.

W tych przypadkach rozwiązanie stosunku pracy następuje na zasadach ogólnych.

Obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego - WOT

Pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego pracownikowi powołanemu do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, z wyjątkiem służby pełnionej jednorazowo w czasie lub dniu wolnym od pracy, na okres trwania tej służby (art. 305 ust. 1 ustawy o obronie Ojczyzny).

Urlopu udziela się na wniosek, a w przypadku wezwania w trybie natychmiastowego stawiennictwa - na podstawie zawiadomienia szefa wojskowego centrum rekrutacji.

Powyższe zasady stosuje się odpowiednio do żołnierza rezerwy.

Obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego – działacze związkowi

Pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania tej funkcji w charakterze pracownika. Urlopu tego udziela się na wniosek organizacji związkowej (art. 25 ustawy o związkach zawodowych).

Pracownik w okresie urlopu bezpłatnego zachowuje prawo do umundurowania oraz do korzystania z lokalu mieszkalnego lub innego pomieszczenia mieszkalnego, zajmowanego przed urlopem bezpłatnym, jeżeli pracodawca jest uprawniony do określania warunków zajmowania przez pracowników takiego lokalu lub pomieszczenia.

Pracownikowi, który po upływie urlopu bezpłatnego lub wygaśnięciu mandatu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej, stawi się do pracy, okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Jakie są skutki skorzystania z urlopu bezpłatnego?

Podczas urlopu bezpłatnego status pracownika jest zachowany, ale dana osoba nie podlega ubezpieczeniom społecznym. Pracodawca nie opłaca za taką osobę żadnych składek w okresie, w którym przebywa ona na urlopie bezpłatnym.

Gdy pracownik podczas takiego urlopu zachoruje, nie będzie miał prawa do zasiłku chorobowego. Jeśli pracownica urodzi dziecko w trakcie urlopu bezpłatnego, nie będzie miała prawa do zasiłku macierzyńskiego. Będzie on przysługiwał pracownicy dopiero od dnia następnego po zakończeniu urlopu bezpłatnego.

Pracodawca nie opłaca również za pracownika składki zdrowotnej, a pracownik traci prawo do ubezpieczenia zdrowotnego po 30 dniach od rozpoczęcia urlopubezpłatnego.

Czy urlop bezpłatny wlicza się do stażu pracy?

Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 174 par. 2 k.p.). Jeśli więc u pracodawcy przewiduje się np. dodatki stażowe, to okres urlopu bezpłatnego nie zostanie wliczony do okresu podwyższającego ten dodatek.

Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 22 maja 2024 r., sygn. akt III USKP 53/23. SN podkreślił, że okres urlopu bezpłatnego nie podlega wliczeniu do okresów składkowych i nieskładkowych. Po powrocie z urlopu pracodawca zobowiązany jest wprawdzie zatrudnić pracownika na tych samych warunkach jak przed rozpoczęciem urlopu, jednak okresu przebywania na urlopie nie wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Urlop bezpłatny a emerytura

W okresie urlopu bezpłatnego pracodawca nie opłaca za pracownika składek, w tym składek emerytalnych. Jeśli w okresie urlopu bezpłatnego pracownik nie podejmie innego zatrudnienia, to na jego konto w ZUS przez ten czas nie będą wpływać składki emerytalne. To będzie miało wpływ na wysokość emerytury. Przez cały czas będą jednak waloryzowane składki wcześniej zapisane na jego koncie.

Okres przebywania na urlopie bezpłatnym nie zostanie zaliczony do okresu wymaganego do uzyskania emerytury minimalnej. Przypomnijmy, że emerytura minimalna to gwarantowana, minimalna wysokość emerytury dla osób, które posiadają 20 (kobiety) lub 25 (mężczyźni) okresów składkowych i nieskładkowych.

Osoby, które mają taki staż, nawet mimo opłacania bardzo niskich składek, mają zagwarantowaną minimalną wysokość świadczenia. Ci, którzy takiego stażu nie mają, będą mieli obliczaną emeryturę tylko w oparciu o zapisane na ich kontach składki i ewentualnie kapitał początkowy (dotyczy osób, które rozpoczęły pracę przed 1999 r.)

Urlop bezpłatny a renta z tytułu niezdolności do pracy

Urlop bezpłatny nie jest okresem składkowym ani nieskładkowym, co oznacza, że nie będzie mógł być wliczony do okresu wymaganego do otrzymania renty z tytułu niezdolności do pracy.

Zgodnie z art. 57 ust. 1 ustawy o emeryturach i rentach z FUS renta z tytułu niezdolności do pracy przysługuje ubezpieczonemu, który spełnił łącznie następujące warunki:

• jest niezdolny do pracy;
• ma wymagany okres składkowy i nieskładkowy;
• niezdolność do pracy powstała w okresach – w uproszczeniu – ubezpieczenia albo nie później niż w ciągu 18 miesięcy od ustania tych okresów;
• nie ma ustalonego prawa do emerytury lub nie spełnia warunków do jej uzyskania.

Wymagany okres składkowy i nieskładkowy powinien przypadać w ostatnim dziesięcioleciu przed zgłoszeniem wniosku o rentę lub przed dniem powstania niezdolności do pracy i wynosi 5 lat dla osób powyżej 30 roku życia. Dla osób młodszych jest to odpowiednio mniej.

Okres urlopu bezpłatnego nie wlicza się do wymaganych do renty 5 (lub mniej) lat.

Urlop bezpłatny a praca w warunkach szczególnych

Jak podkreślił Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z 26 września 2023 r., sygn. akt III USKP 26/23, urlopu bezpłatnego nie można zaliczyć do okresu pracy w warunkach szczególnych. Tę samą zasadę można więc odnieść do okresu pracy o szczególnym charakterze.

Będzie to miało wpływ na prawo do emerytury pomostowej, która przysługuje pod warunkiem m.in. posiadania 15-letniego stażu pracy w warunkach szczególnym lub o szczególnym charakterze.

Zatem mimo że pracownik będzie cały czas zatrudniony u danego pracodawcy na stanowisku zaliczanym do stażu potrzebnego do emerytury pomostowej, okresu urlopu bezpłatnego nie będzie mógł sobie tego zaliczyć do wymaganego 15-letniego stażu.

Czy można zwolnić pracownika w trakcie urlopu bezpłatnego?

W okresie przebywania na urlopie bezpłatnym pracownik podlega szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem stosunku pracy przez pracodawcę na podstawie art. 41 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Zgodnie z art. 42 par. 1 przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy. Zatem pracownikowi w okresie urlopu bezpłatnego nie można również zmienić warunków pracy i płacy.

Można wypowiedzieć umowę pracownikowi w okresie urlopu bezpłatnego w razie upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Urlop bezpłatny a zwolnienia grupowe

Wyjątek od zakazu wypowiadania umów o pracę pracownikom przebywającym na urlopie bezpłatnym przewiduje ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tzw. ustawa o zwolnieniach grupowych).

Zgodnie z art. 5 ust. 1 tej ustawy przy wypowiadaniu pracownikom stosunków pracy w ramach grupowego zwolnienia nie stosuje się przepisów o ochronie pracowników nieobecnych w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, a więc także na urlopie bezpłatnym.

Jak stanowi art. 5 ust. 3 tej ustawy, wypowiedzenie pracownikom stosunków pracy w tych sytuacjach, jest dopuszczalne w czasie urlopu trwającego co najmniej 3 miesiące. Wypowiedzenie pracownikom warunków pracy i płacy w takich sytuacjach jest dopuszczalne niezależnie od okresu trwania urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (art. 4).

Urlop bezpłatny na czas pracy u innego pracodawcy - inne zasady

Urlop bezpłatny na czas pracy u innego pracodawcy udzielany jest na innych zasadach. Udziela się go z inicjatywy pracodawcy, ale za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie. Pracodawca udziela tego urlopu w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami.

W przeciwieństwie do urlopu bezpłatnego udzielanego na wniosek pracodawcy, okres tego urlopu wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.

Skoro pracownik w tym czasie będzie pracował u innego pracodawcy, to oznacza, że będzie u niego podlegał ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

art. 25 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 440)