Jak poprawić błędy na fakturach

Podatnicy mogą korygować faktury dokumentujące sprzedaż towarów lub świadczenie usług, ale muszą pamiętać o zasadach wynikających z rozporządzenia ministra finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Korektę należy sporządzić zarówno w przypadku, gdy po wystawieniu faktury sprzedawca udzielił rabatów, jak również wtedy gdy podwyższył cenę lub w jakiejkolwiek pozycji dokumentu, np. cenie, stawce czy kwocie podatku, znalazła się pomyłka.

Określenie przyczyny

Aby wystawić fakturę korygującą lub notę korygującą, podatnicy muszą najpierw zidentyfikować przyczynę. Innymi słowy powinni wiedzieć, dlaczego konieczna jest korekta: czy jest to spowodowane udzieleniem rabatu, czy też np. pomyłką w jednej z pozycji faktury. Zidentyfikowanie przyczyny jest ważne, ponieważ przepisy określają nieco inne wymagania dotyczące korekt w różnych sytuacjach, które omawiamy poniżej.

Trzeba też wiedzieć, jakie elementy obowiązkowo muszą się znaleźć na fakturze. Zostały one określone w par. 5 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur (patrz ramka). Jeśli więc podatnik popełnił błąd, powinien go poprawić.

W rozporządzeniu zostały określone również przypadki, kiedy wystawienie faktury korygującej jest obowiązkowe.

Rabaty i opusty

Zgodnie z par. 13 rozporządzenia, gdy sprzedawca po wystawieniu dokumentu udzielił rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont), musi sporządzić fakturę korygującą. Obowiązek taki istnieje też w przypadku zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach. Tak samo będzie, gdy sprzedawca zwraca nabywcy całą należność lub jej część otrzymane przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, do których ostatecznie nie doszło, lecz wobec należności powstał obowiązek podatkowy.

Faktura korygująca w takich przypadkach powinna zawierać:

● kolejny numer faktury oraz datę jej wystawienia,

● dane zawarte w fakturze pierwotnej, takie jak:

– data wystawienia,

– kolejny numer,

– imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy,

– numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany dla podatku, czyli NIP,

– numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany dla podatku, czyli np. NIP,

– datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury,

● nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętej rabatem,

● kwotę i rodzaj udzielonego rabatu,

● kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Przepisy przewidują też nieco inny zakres danych na fakturze korygującej w przypadku, gdy podatnik udziela rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dla jednego odbiorcy w danym okresie (korekta zbiorcza). W takiej sytuacji faktura korygująca powinna zawierać:

● numer kolejny oraz datę jej wystawienia,

● dane takie jak: imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, a także NIP podatnika (sprzedawcy),

● okres, do którego odnosi się udzielany rabat,

● kwotę udzielonego rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Z kolei w sytuacji gdy rabat dotyczy sprzedaży opodatkowanej różnymi stawkami VAT, kwoty rabatu oraz zmniejszenia podatku należnego trzeba podać w podziale dotyczącym poszczególnych stawek podatku.

Wszystkie faktury korygujące, bez względu na sytuację, która spowodowała konieczność ich wystawienia, należy oznaczać wyrazami „KOREKTA” lub „FAKTURA KORYGUJĄCA”.

Błędy w danych

Sprzedawca może również mylnie podać różne dane. Jak wynika z par. 14 rozporządzenia, fakturę korygującą wystawia się również wtedy, gdy po sporządzeniu pierwotnego dokumentu podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w niej, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji.

Przepisy ściśle określają zakres danych, jaki musi się znaleźć na takiej korekcie, w poszczególnych przypadkach.

Jeśli sprzedawca podniósł cenę, to faktura korygująca powinna zawierać: kolejny numer, datę wystawienia, dane zawarte w fakturze, takie jak: data wystawienia, kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług, ich adresy, NIP sprzedawcy, NIP nabywcy (jeśli jest), datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo świadczenia usług, o ile różni się od daty wystawienia faktury, a także nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych podwyżką ceny oraz kwotę podwyższenia podatku należnego.

Z kolei, jeśli sprzedawca po prostu pomylił się w danej pozycji, to musi podać określone dane w korekcie. Będą to: numer kolejny oraz data wystawienia faktury korygującej, data wystawienia faktury pierwotnej, jej kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy i ich adresy, NIP sprzedawcy i nabywcy (jeśli jest) oraz datę dostawy lub usługi, jeśli jest inna niż data wystawienia faktury. Ponadto na korekcie trzeba podać:

● prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości prawidłowej, lub

● różnicę między odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w wysokości omyłkowej i w wysokości prawidłowej.

Nabywca też może

W niektórych przypadkach, określonych w przepisach, błędy w fakturach może usuwać również nabywca towarów i usług, wystawiając noty korygujące. Z par. 15 rozporządzenia wynika, że nabywca, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza z nim lub sprzedawcą, a także z oznaczeniem towaru lub usługi, może wystawić notą korygującą. Nie dotyczy to jednak pomyłek w następujących pozycjach faktury pierwotnej: miary i ilości (liczby) towarów lub zakresu usług, ceny jednostkowej netto, kwoty rabatów, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto, kwoty podatku oraz kwoty należności ogółem.

Wystawiając notę, trzeba przede wszystkim oznaczyć ją wyrazami „NOTA KORYGUJĄCA”. Ponadto trzeba na niej podać:

● numer kolejny i datę jej wystawienia,

● imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

● NIP sprzedawcy i nabywcy,

● dane z faktury pierwotnej takie jak: data wystawienia oraz data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeśli różni się ona od daty wystawienia faktury,

● treść korygowanej informacji oraz treść prawidłową.

Co ważne, notę korygującą musi zaakceptować wystawca faktury, czyli sprzedawca.

Z przepisów wynika więc, że część błędów można skorygować zarówno wystawiając fakturę korygującą, jak i notę korygującą. Potwierdził to ostatnio Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu (wyrok z 17 maja 2013 r., sygn. akt I SA/Po 221/13, nieprawomocny). Orzekł, że każdą pomyłkę (błąd) na fakturze dotyczącą pozycji określonych w par. 5 ust. 1 pkt 1–5 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur można skorygować notą. W szczególności można poprawić błędy dotyczące: imion i nazwisk lub nazw sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresów, a także numerów identyfikacji podatkowej.

Faktura powinna zawierać
1) datę wystawienia,
2) kolejny numer,
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, czyli NIP sprzedawcy,
5) numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany dla podatku, czyli np. jego NIP. W szczególnych przypadkach – m.in. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz podatników VAT z innych krajów UE – na fakturze trzeba podać numer NIP poprzedzony kodem PL (jest to numer VAT UE). Numer nabywcy można pominąć, gdy jest on osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, a także w sytuacjach wymienionych w par. 5 ust. 4 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur,
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, o ile jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury,
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
8) miarę i ilość (liczbę) towarów lub zakres usług,
9) cenę jednostkową netto,
10) kwoty rabatów, jeśli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
11) wartość sprzedaży netto,
12) stawkę podatku,
13) sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
14) kwotę podatku, od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek VAT,
15) kwotę należności ogółem.

Wzór faktury korygującej – błąd w cenie

Miejsce wystawienia

Warszawa

Data sprzedaży

2013-06-28

 Data wystawienia

2013-06-28

Sprzedawca

Firma XYZ

Ul. Warszawska 10/10, 00-000

Tel: 0 22 123-23-34

Konto: 221234566789879877797

NIP: 111-111-11-11

Nabywca

Sklep Wielobranżowy ABC

Warszawa

Ul. Telewizorów 8, 00-001 Mirków

Tel: 0 22 234-45-89

NIP: 222-222-22-22

FAKTURA KORYGUJĄCA nr 19/KOR/2013

Do faktury nr 80/2013 z 2013-06-27

Lp.	Nazwa	Ilość	Jm.		Cena netto	Wartość netto	VAT (proc.)	Wartość VAT	Wartość brutto
1	Towar X	1	Szt.	Przed korektą	5000	5000	23	1150	6150
2	Towar X	1	Szt.	Po korekcie	4000	4000	23	920	4920
3				Korekta	–1000	–1000	23	–230	–1230
			RAZEM			–1000	23	–230	–1230
			Razem przed korektą			5000	23	1150	6150
			Razem po korekcie			4000	23	920	4920
			W tym			–1000	23	–230	–1230

Razem do zapłaty: –1230

Słownie: minus tysiąc dwieście trzydzieści

Wystawił (a)

Jan Kwiatkowski

...............................................

Imię i nazwisko oraz podpis

osoby uprawnionej do wystawiania faktur VAT

 Odebrał (a)

Urszula Malinowska

..................................................

Imię i nazwisko oraz podpis

nabywcy

Podstawa prawna

Par. 13, 14, 15 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360 z późn. zm.).