15 mitów związanych z ochroną danych osobowych i RODO

mit 1

„Nie przetwarzam żadnych danych osobowych. Ja je tylko przeglądam. RODO dotyczy tylko aktywnych czynności na danych”

To audytowy czy szkoleniowy klasyk. Wciąż często (chociaż trzeba uczciwie przyznać, że w tym zakresie świadomość naprawdę wzrasta) słyszę od uczestników szkolenia czy audytu, że oni nie przetwarzają żadnych danych osobowych, więc ta regulacja ich w ogóle nie dotyczy. Gdy jednak kontynuuję rozmowę, dowiaduję się, że dany pracownik jest odpowiedzialny za zawieranie umów z kontrahentami, wykonuje przelewy, sprawdza, czy w systemie do zarządzania pracownikami uzupełniono wymagane dane, wysyła przesyłki pocztowe do klientów, odbiera telefony czy śledzi zapisy monitoringu wizyjnego. A więc przetwarza dane. W jaki sposób? Otrzymuje dane stron umowy, ich przedstawicieli (członków zarządu czy pełnomocników), zapisuje imiona, nazwiska, numer telefonu i adres mailowy osób do kontaktu. Do wykonania przelewu potrzebuje zazwyczaj imienia, nazwiska, kwoty i numeru rachunku bankowego. W przypadku wysyłania przesyłek korzysta z imienia, nazwiska, adresu. Gdy odbiera telefony, zapisuje dane osób kontaktujących się, a gdy śledzi zapisy monitoringu, widzi wizerunek oraz zachowania osób na nich nagranych.

Z czego wynika ten częsty błąd? Otóż przetwarzanie danych kojarzy się często z czynnościami aktywnymi, takimi jak zbieranie, modyfikowanie czy usuwanie danych. Tymczasem obejmuje ono również działania pasywne, takie jak ich przechowywanie czy przeglądanie. Zatem jeżeli np. student medycyny zapoznaje się z historią leczenia pacjentów, to przetwarza ich dane, nawet w sytuacji, gdy po prostu je czyta, nie robiąc żadnych notatek, zdjęć, raportów, nie łącząc tych danych ani ich nie przepisując czy modyfikując. Zakres pojęcia przetwarzania jest zatem bardzo szeroki.