Udział firmy w Pracowniczych Planach Kapitałowych to duże wyzwanie organizacyjne, wymagające stworzenia nowych procedur oraz przystosowania wewnętrznych systemów IT i kadrowo-płacowych. Szczególnie w firmach zatrudniających kilkadziesiąt czy kilkaset osób, czyli tych, które przystępują do programu w pierwszej kolejności, zadanie to będzie wymagało wielu czynności. Jednym z priorytetów instytucji finansowej powinno więc być maksymalne usprawnienie tego procesu, by obsługa PPK była dla firmy jak najwygodniejsza i najbezpieczniejsza.
PPK to program długoterminowego oszczędzania. Będzie funkcjonował w każdej firmie przez wiele lat, a zatem będzie stałym elementem rozwiązań kadrowych. Od strony operacyjnej PPK są w dużej mierze podobne do otwartych funduszy emerytalnych. W Aegon zarządzamy takim funduszem od ponad 20 lat. Dlatego wykorzystaliśmy nasze wieloletnie doświadczenie w operacyjnej obsłudze. Konstruując rozwiązania do obsługi PPK, postawiliśmy na dwa główne elementy, czyli wygodę oraz bezpieczeństwo.
Dziś priorytetem firm jest wybór instytucji finansowej, której powierzą zarządzanie PPK i podpisanie z nią umowy. Ale po wdrożeniu programu przyjdzie czas na jego codzienną operacyjną obsługę. To może wydać się pozornie trudnym zadaniem. Każdego miesiąca pracodawca musi bowiem od każdego pracownika uczestniczącego w PPK naliczyć wpłatę oraz przekazać ją na rachunek PPK. Wiele czynności związanych z obsługą pracowników oraz wpłat do PPK można zautomatyzować. Tu wychodzimy naprzeciw pracodawcom. Firmom, które decydują się na nawiązanie z Aegon współpracy w zakresie PPK, oddajemy do dyspozycji nowoczesne narzędzie, jakim jest internetowy serwis e-PPK, dostępny pod adresem ppk.aegon.pl. W pierwszej kolejności pozwala on na sprawne przeprowadzenie w całości online procesu zawarcia umów o zarządzanie i o prowadzenie PPK.
Wiemy, jak ważne w tego typu aplikacjach jest zwracanie uwagi na tzw. user experience, czyli łatwość obsługi z perspektywy klienta. Dlatego serwis jest prosty i intuicyjny. Na przykład przy rejestracji firmy wystarczy podać numer REGON, a pozostałe zostaną uzupełnione automatycznie. Pracodawca musi tylko wskazać osoby uprawnione do występowania w jego imieniu i koordynowania działań związanych z PPK, podać listę uczestniczących w programie pracowników oraz ustalić wysokość wpłat dodatkowych. Na koniec wystarczy zatwierdzić umowę w serwisie e-PPK poprzez wpisanie jednorazowych kodów SMS. Takie ułatwienia powodują, że zawarcie umowy o zarządzanie PPK czy umowy o prowadzenie PPK staje się naprawdę proste.
Dzięki temu, że nasz system jest przystosowany do współpracy z systemami kadrowo-płacowymi, listę pracowników oraz informacje o płatnościach można zaimportować bezpośrednio stamtąd. Wiemy, że firmy korzystają z różnych tego typu systemów, dlatego architektura naszych rozwiązań jest otwarta i pozwala na współpracę z systemami dostarczanymi zarówno przez zewnętrznych dostawców, jak i rozwijanymi wewnętrznie przez pracodawcę. Pracodawcy oraz dostawcy systemów kadrowo-płacowych mogą otrzymać od nas pomoc w połączeniu systemów. Z częścią dostawców już finalizujemy prace związane z komunikacją pomiędzy systemami. Chcemy, aby każda firma, która rozpoczyna z nami współpracę, mogła zintegrować swój system kadrowo-płacowy.
W PPK zarządzamy oszczędnościami pracowników, więc wszystko musi się odbywać sprawnie. Dlatego serwis został zaprojekowany z myślą nie tylko o wygodzie pracodawców, ale również o bezpieczeństwie całego procesu oraz udostępnianych nam danych. Jest zabezpieczony szyfrowanym protokołem https, który istotnie podnosi bezpieczeństwo, a dodatkowo istotne działania wymagają autoryzacji kodem SMS-owym.
Nasz system do obsługi PPK ma ułatwić życie pracownikom działu kadr i usprawnić ich pracę. Jeśli jednak w trakcie finalizacji umowy o zarządzanie PPK pracodawca wolałby spotkać się i porozmawiać ze specjalistą, wystarczy, że zostawi w aplikacji prośbę o kontakt, a nasz przedstawiciel niezwłocznie się do niego odezwie. Do dyspozycji firm oddaliśmy zespół z dużym doświadczeniem w obsłudze klientów korporacyjnych. Uruchomiliśmy też dwie osobne infolinie, dla pracodawcy i dla uczestników, aby kontakt z nami w razie pytań był jak najszybszy. Wiemy, że wdrożenie, a potem obsługa PPK może rodzić wiele wątpliwości, dlatego pracodawcom służymy pomocą na każdym etapie.
W Aegon wierzymy, że kluczem do sukcesu Pracowniczych Planów Kapitałowych jest edukacja i właściwa komunikacja. Dlatego jako grupa zostaliśmy również partnerem merytorycznym portalu ppk.info. W udostępnionej tam Strefie Pracodawcy zamieściliśmy szereg materiałów, które ułatwią pracodawcom nie tylko zrozumienie tematu ale i organizację pracy przy wdrożeniu i prowadzeniu PPK.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu