E-sprawozdania - ABC nowych zasad przesyłania sprawozdań finansowych

Tylko w określonym formacie elektronicznym i nawet nie jako skan w formacie PDF. Taką wyłącznie postać muszą mieć obecnie roczne sprawozdania finansowe i w takiej muszą być składane. Wiadomo o tym od października zeszłego roku i choć jest to obowiązek wynikający z przepisów, a nie dobrowolny wybór biznesu, bardzo często  przedsiębiorcy muszą sobie sami wypracowywać systemy wspomagające wysyłkę sprawozdań, by móc właściwie wywiązywać się z tego nowego zadania. Każda inna forma jest równoznaczna z niezłożeniem wymaganego sprawozdania w określonym przez ustawodawcę terminie.

Zasady składania e-sprawozdań są dwie, zależnie od statusu firmy. Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) muszą to zrobić w tym rejestrze przez system S24. Natomiast osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe - w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) wraz z rocznym zeznaniem, przekazując dokument do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Czyli obecnie nie adresuje się już go bezpośrednio do urzędu skarbowego, jak przed wejściem w życie nowych zasad. Wyjątkiem są podatnicy CIT, spoza KRS, oni przekazują sprawozdania urzędom skarbowym w wersji elektronicznej. W przypadku podmiotów figurujących w KRS, dane ze złożonych sprawozdań są po prostu przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Warto przy tym przypomnieć, że obecne reguły przygotowywania i przesyłania sprawozdań finansowych nie dotyczą podmiotów, które sporządzają je zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR).

Kierownik jednostki wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS ma 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania na złożenie go online – razem z załącznikami, czyli ze sprawozdaniem z badania (jeśli jest wymagane), odpisem uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku (albo pokryciu strat). Podmioty wymienione w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości muszą także dołączyć sprawozdanie z działalności.

Sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd) – kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                To wyjaśnia art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Na liście zobowiązanych do tego są spółki kapitałowe i komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, a także reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, a ponadto spółki jawne i komandytowe, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, komandytowo-akcyjne lub z innych państw o podobnej do nich formie prawnej. W katalogu tym ustawa wymienia też specjalistyczne fundusze inwestycyjne otwarte i zamknięte oraz alternatywne spółki inwestycyjne.

Obowiązkowe sprawozdania elektroniczne wynikają z nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, uchwalonej przed rokiem, 26 stycznia 2018 r. W konsekwencji, po tych zmianach o obowiązku przesyłania tych dokumentów online do rejestru przez wpisane do niego podmioty stanowi obecny art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości, a o do KAS przez osoby fizyczne - art. 45 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).
Wyłączną drogą przekazywania do KRS sprawozdań finansowych w postaci cyfrowej jest Repozytorium Dokumentów Finansowych dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (MF) i według struktur logicznych (.xml), których szablony zostały opublikowane przez ten resort.

Jednocześnie MF udostępniło na swojej stronie aplikację desktopową e-Sprawozdania Finansowe, która umożliwia: wprowadzenie danych do sprawozdania finansowego, zapisanie wprowadzonych danych sprawozdania finansowego, otwarcie zapisanego sprawozdania finansowego, podpisanie pliku sprawozdania finansowego, przygotowanie i podpisanie wysyłki do szefa KAS sprawozdania finansowego wraz z dokumentami dodatkowymi oraz pobranie UPO. Trzeba wiedzieć, że nie jest ona jednak programem finansowo-księgowym, a poza tym służy jedynie przedsiębiorcom, opodatkowanym PIT, zobowiązanym do składania sprawozdań finansowych. CIT-owcy, czyli firmy objęte podatkiem dochodowym od osób prawnych, takiej pomocy nie uzyskały.

Na pytania zainteresowanych, kierowane do ministerstwa, czy udostępnia ono program umożliwiający przekonwertowanie sprawozdania finansowego z pliku tekstowego (bądź graficznego albo kalkulacyjnego) do XML, resort odpowiada: nie, MF nie udostępnia takiego narzędzia. Stwierdza też, że nie oferuje programu umożliwiającego generowanie przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdań zgodnych z opublikowanymi strukturami logicznymi. Jak wyjaśnia, ministerstwo nie ingeruje i nie narzuca sposobu ich wytworzenia. Zainteresowani nie znajdą też na jego stronie przykładowych testowych plików XML e-sprawozdań.

Podmioty figurujące w KRS muszą sobie radzić same. Ze wsparciem technologicznym przychodzą im firmy doradcze, oferujące gotowe generatory e-sprawozdań dostarczane wraz aktualizacją systemu - przede wszystkim wykwalifikowani dostawcy IT dla biznesu.

- Aby złożyć sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej, zgodnie z wymogami znowelizowanej ustawy, przedsiębiorca musi posiadać system z odpowiednimi funkcjonalnościami, które umożliwią sporządzenie tego dokumentu w postaci pliku o formacie i strukturze logicznej opublikowanej na stronie Ministerstwa Finansów – mówi Mateusz Łaba z Unit4 Polska, producenta oprogramowania dla biznesu marki TETA.

Jak wyjaśnia, Unit4 Polska już implementuje takie funkcjonalności do swojego systemu TETA ERP.

- Nową wersję oprogramowania planujemy wprowadzić jeszcze w tym kwartale – zapowiada Mateusz Łaba.

Podmiot ma trzy miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Jeżeli jego rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin ten przypadnie na 31 marca. Potem musi zostać zatwierdzone, np. przez walne zgromadzenie wspólników, ale nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku tu opisanym, czyli gdy rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, czas na zatwierdzenie upłynie 30 czerwca. Potem już tylko pozostanie 15 dni na złożenie e-sprawozdania w KRS, a więc do 15 lipca. Osoby fizyczne, objęte PIT, składają sprawozdania razem z rocznym zeznaniem podatkowym, czyli do końca kwietnia.

Przygotowanie sprawozdania finansowego w formie papierowej, albo przesłanie jego skanu jest naruszeniem wymagań ustawowych i może być potraktowane jak niewywiązanie się z obowiązku sprawozdawczego. Według ustawy o rachunkowości ten, kto nie składa: sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym - podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Na jednym z portali nadzorowanych przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii, opublikowana została informacja, że niewykonanie obowiązku składania sprawozdania finansowego w terminie wiąże się z odpowiedzialnością, która obciąża nie tylko spółkę, ale też osobiście np. jej prezesa. Za niezłożenie sprawozdania może on być ukarany grzywną, a nawet ograniczeniem wolności do lat dwóch.

Spółka, która nie złoży sprawozdania, zostanie upomniana przez KRS i wezwana do wywiązania się z tego obowiązku w ciągu siedmiu dni od powiadomienia - pod groźbą kary lub rozwiązania firmy. Jeżeli pomimo tego podmiot nie będzie składał nadal sprawozdań za dwa kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu wyda wyrok o rozwiązaniu przedsiębiorstwa bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Może też ustanowić kuratora, który będzie prowadził sprawy firmy.